秘書代行。個人事業主や少人数事業者には必須？！

個人事業主や少人数事業者が直面する問題の中に、電話対応に関する問題があるでしょう。「電話がかかってくるたびに作業が中断してしまう」「外出が多く、顧客からの電話を取りこぼしてしまう」「営業時間外や休日にも電話対応を行いたい」など、少数で事業を行っているからこそ、電話対応の負担は無視できません。こういった電話対応に関する悩みを解決してくれるのが「秘書代行」というサービスです。そこで今回は、便利な秘書代行サービスについて、基本的なことから実際の利用方法までの具体例を交えて詳しくご紹介します。

秘書代行サービスとは

秘書代行サービスとは、オフィスにかかってきた電話を依頼主に代わって対応する代行サービスのことを指します。個人事業主の方や、電話対応のための事務員を置いていない少数事業者の方は、秘書代行サービスを利用することで電話対応を外注することができます。
例えば、個人事業主の方が外出しているときや、来客の対応などで手が離せないときに、オフィスにかかってきた電話を秘書代行が対応してくれるため新規顧客を逃すことが減ります。
顧客側からすると、電話がつながらないストレスを感じずに済むため、事業主に対する印象が良くなるでしょう。

電話対応は専門のオペレーターが行い、顧客の名前や連絡先、用件を聞き、メールなどで依頼主に連絡してくれます。サービス業者によっては、対応の内容を依頼主の側で指定できるサービスなどもあります。

どんな場面で秘書代行が必要になるのか

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では、具体的にどのような場面で秘書代行が役に立つのかをご紹介します。

電話対応のためだけに人件費を払いたくない

電話対応のためにスタッフを用意するとなると、人件費が発生します。特に事業を始めたばかりの頃などは、なかなか電話対応にまでコストをかけづらいものです。
電話対応のためだけにコストをかけられない場合、秘書代行のサービスを利用することで、スタッフを雇うよりも低コストで電話対応を任せることができます。秘書代行サービスでは、専門のオペレーターが対応を行ってくれるため、電話対応スタッフの人件費が浮くだけでなくスタッフを雇って電話対応を1から教える手間も省くことが可能です。

電話対応に煩わされず業務に集中したい

電話対応のためのスタッフを置いていない場合、電話がかかってきた際に、必ず誰かの手が止まることになります。個人事業主ともなれば、その時点ですべての作業が滞ってしまうことでしょう。電話のたびに作業の手が止まってしまうと、効率が悪い上に、モチベーションも下がってしまいかねません。
業務に集中するためにも、秘書代行の利用がおすすめです。秘書代行に電話対応を任せておくことで、電話を気にする必要がなくなるため、目の前の作業に集中して取り組むことができます。

休憩時間やプライベートの時間を確保したい

個人事業主の方の場合、電話対応を常に自分で行う必要があります。昼食を取っているときや休憩をしているときであっても、顧客から電話がかかってくることがあるでしょう。
また、仕事の時間外に電話がかかってきた場合でも、電話に出ないことによって顧客を逃してしまうかもしれませんし、クレームにつながる可能性を考えると簡単に無視することもできません。
しかし、これではいつ仕事の電話がかかってくるか分からず、休憩時間やプライベートの時間の確保が難しくなってしまいます。
秘書代行サービスを利用することにより、電話を気にせず休憩やプライベートの時間を確保することが可能です。休憩時間やプライベートな時間に「いつ電話がかかってくるか分からない」と緊張する必要もなくなり、オン・オフをしっかり分けた生活が送りやすくなるでしょう。

固定電話を置くことが信用につながる

秘書代行が役に立つケースをいくつか紹介させていただきましたが、実はもう1つ秘書代行を利用することで得られる大きなメリットがあります。それは「固定電話を置くことができる」ということです。
現代では携帯電話の普及に伴い、固定電話を使う機会は減少する一方です。しかし、ビジネスの現場では、今も固定電話をオフィスに置くことはまだまだ当然のこととされています。それは小さな会社や、個人事業主であっても変わりません。ほとんどの場合、名刺にはオフィスの固定電話の番号が必ずと言っていいほど記載されているはずです。
名刺交換の際、名刺に記載されている電話番号が携帯電話の番号のみでは「固定電話も引けないような会社なのだろうか」という印象を相手に与えかねません。
ただ、オフィスに固定電話を置くとなると、誰かがオフィスで電話番をしなくてはいけません。そういった場合に秘書代行を利用することで、電話転送機能を使用して代わりに電話番をしてもらえるというわけです。

おわりに

今回は個人事業主や少数事業者にとっての秘書代行についてご紹介しました。
秘書代行は大きな会社にとっても便利なサービスですが、小規模な会社こそ活用したいサービスです。特にすべてのことを1人で切り盛りしなくてはいけない個人事業主の方は、電話業務を外注することで本来の業務に集中できます。人件費を多くかけられない個人事業主や少数事業者にとって、秘書代行は心強い味方となってくれるでしょう。

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