応対方法や案内説明内容をオーダーメイドできます
電話応答時の名乗り方をはじめ、＜外出中・出張中・打ち合わせ中・席外し＞などの第一声、「16時頃の帰社予定となっております。」「こちらから連絡をとり、折り返しご連絡いたします。」「納期は一週間前後を予定しております。」などの案内文言もオーダーメイドでご指定いただけます。また、サービスや商材についてのお問い合わせにも、的確な返答内容で対応いたします。
事務員を雇いたいけれど経費がかかる
現場での仕事が多いので電話に出にくい
営業電話の対応は避けて仕事に集中したい
いまの電話代行業者に不満がある
「秘書代行サービス」の電話対応の音声サンプルです。
※音声はサンプルです。実在する人物や団体とは関係ありません。
秘書代行・電話秘書とは、貴社にかかるお電話を、貴社の事務員として電話代行サービス(株)のプロのオペレーターがまごころを込めて親切・丁寧に電話応対するサービスです。
電話の取り漏れなどを気にせず、安心して外出することができ、営業活動や業務拡張に専念することができます。営業時間外や土日祝のみなどのご利用も可能です。
電話応答時の名乗り方をはじめ、＜外出中・出張中・打ち合わせ中・席外し＞などの第一声、「16時頃の帰社予定となっております。」「こちらから連絡をとり、折り返しご連絡いたします。」「納期は一週間前後を予定しております。」などの案内文言もオーダーメイドでご指定いただけます。また、サービスや商材についてのお問い合わせにも、的確な返答内容で対応いたします。
例えば、〇〇関係の営業電話はお断り対応をして、貴社にも報告しないという応対が可能です。逆に、□□関係の営業電話については、「担当から折り返しさせます」、という対応もできます。
貴社の営業時間やご都合に合わせて、電話受付の曜日や時間帯はオーダーメイドで設定が可能です。また、○○時までは外出対応、○○時以降は退社対応など、時間帯や曜日によって電話応対方法を切り替えることも可能です。
Eメールでの受電報告だけでなく、各種チャットツールへご報告することも可能です。チャット形式を活かしたシンプルなやりとりが、より快適な連携を実現します。対応可能なチャットツールは、【Chatwork】【Slack】【Google Chat】【Microsoft Teams】【LINE】【LINE WORKS】となります。
オペレーターが受電対応した後、電話を切らず、そのまま「電話をかけて来られた方」と「貴社（ご担当者様）」をおつなぎします。「電話をかけて来られた方」に対して、事務員が応答し、担当者に内線をつないでもらった、とごく自然な印象を与えることができます。（※オプションサービスとなります）
電話代行サービス㈱では、「電話受付システムの継続的な改良による対応時間短縮」「データに基づく無駄のないシフト制による人件費削減」、これらが低価格でサービスを提供できる理由です。電話対応時の情報の視認性や操作性、入電報告時の手順簡略化で時間短縮を実現し、電話着信データ分析による無駄のないオペレーター配置、チーム構成で人件費を削減しています。
秘書代行・電話秘書サービスは30年以上の実績があります。これまで様々な業種・業態のお客様の電話受付対応をサポートしてきました。経験豊富なサポートスタッフが、対応します。
初期費用はかかりません。基本料金内には、受けた入電内容を貴社担当者に報告するサービスも含まれています。報告不要なセールス電話、間違い電話、悪戯電話は、コール数には計上致しません。※ただし、チャット報告のみ初期費用3,000円がかかります。
弊社ではオペレーターのチーム制を導入しています。8～10人が１チームとなって、貴社の秘書代行・電話秘書を行います。チームの責任者が、通話内容を随時チェックし、オペレーターの研修や査定を行い、品質向上に努めています。
弊社の担当営業がしっかり貴社ご担当者様をサポートさせていただきます。オペレーターが営業担当を兼任するという形ではないので、対応が迅速です。電話対応のことなら、なんでもご相談ください。
一般的に、秘書代行・電話秘書サービスは、サービス内容やオペレーターの体制によって料金がかわってきます。貴社の業態・規模に合った秘書代行・電話秘書を選ぶことで、料金とサービス内容のバランスを取ることができます。
| 弊社 | 格安電話代行会社 | 大規模運営電話代行会社 | 在宅オペレーター運営の 電話代行会社 |
|
|---|---|---|---|---|
| 応答率 | 平均98%以上※ | 60%前後少人数運営のため、 つながらないことが多い。 |
70%前後大量コール数の 案件がありつながらない ことがある。 |
80％前後 |
| 担当人数 | 8～10名のチームで対応 （トータル70名前後） |
2～3名で対応 （トータル10名前後） |
不特定多数が対応 | 副業のため不特定多数が対応 |
| 応対内容 | ご要望や業種に応じた オーダーメイド対応 |
用件を聞かず、 留守番程度の対応しかできない。 |
柔軟性のある対応もできるが 対応範囲が狭い。 |
簡易な対応のみ |
| 対応時間 | 土日祝の対応可 夜21時までの対応可 ※24時間365日対応可 |
平日 9時～18時 限定 | 24時間365日対応 | 平日 9時～18時 限定 |
| 教育管理 | 品質維持・改善・向上のための プログラム(DS/QC)を使用し、 半年に一度の査定評価を実施。 |
格安料金のため、 教育に十分な時間が割けない。 |
大所帯のため、 全員に教育が行き届かない。 |
在宅ワーカーのため、 教育管理に限界がある。 |
| 実績 | 30年以上の運営実績 9200社以上の取引実績 |
10年以上の運営実績 | 30年以上の運営実績 取引実績多数 |
ほとんどの会社が運営5年未満 （コロナ流行を機に開始など） |
| 料金 | 7,000円／月～ | 3,000円／月～ | 10,000円／月～ | 10,000円／月～ |
※ 全コールにおける応答率。対応難易度により異なる。
| 月間 15コールまで | 月間 30コールまで | 月間 50コールまで | 月間 100コールまで | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 平日のみ | 9:00～18:00 | 7,000円 | 8,000円 | 10,000円 | 20,000円 |
| 9:00～19:00 | - | 12,500円 | 14,000円 | 20,000円 | |
| 9:00～20:00 | - | 15,000円 | 18,000円 | 25,000円 | |
| 9:00～21:00 | - | 17,500円 | 22,000円 | 30,000円 | |
| 平日＋土日祝 | 9:00～18:00 | - | 12,500円 | 15,000円 | 26,000円 |
| 9:00～19:00 | - | 16,500円 | 18,500円 | 26,000円 | |
| 9:00～20:00 | - | 19,000円 | 22,000円 | 30,000円 | |
| 9:00～21:00 | - | 22,000円 | 25,500円 | 34,000円 |
※ メール・チャットツールでの連絡費用は、月額基本料金に含まれます。
※セールスや勧誘の電話は、報告不要ならコール数に計上されません（件数や割合による）。
※ 年末年始・ゴールデンウィーク・夏期休暇に受付する場合は、別途料金が必要となります。
| 電話番号貸出し FAX番号貸出し |
名刺、広告などに掲載可能です。 (東京03、大阪06番号など貸出可能) |
2,000円 |
|---|---|---|
| 時間外ガイダンス | 時間外は弊社規定のガイダンスを使用いたします。 | 2,000円 |
| 時間外は貴社指定のガイダンスを使用いたします。 | 3,000円 | |
| 時間外は貴社指定の留守ガイダンスと録音をいたします。 | 6,000円 | |
| フリーダイヤル貸出 | 媒体へ記載するフリーダイヤル番号を貸出いたします。 | 3,000円 付加機能は別途 |
| 受信報告レポート | 1日の受信記録をFAXやメールにて報告します。 | 3,000円 |
| 郵便受付サービス | 住所使用、郵便物の受け取り、保留、転送いたします。 | 5,000円 |
| FAX受信サービス | 受信したFAXを、ご指定のメールアドレスにPDFファイルにて送信します | 3,000円～ |
| エリア別連絡 | 対応エリアや担当者を、市区郡、町村単位で設定可能です | 5,000円～ |
| 中継転送サービス | 電話応答後、そのまま切らずに直接、ご担当者様におつなぎします | 1,500円～※契約コール数による |
| 電話・FAX兼用番号受付 | 電話の場合は電話対応、FAXの場合はFAX受信します | 5,000円 |
（上記はすべて月額費用、税別価格となります）
[ご依頼した理由]
業種柄、社員のほとんどが現場に足を運んでスタッフ指導・管理を行なったり、クライアントとの打ち合わせに出向く事が多いので、事務所には誰もいないケースが多かったです。それで、電話に関しては私の携帯電話に転送して対応していたのですが、どうしても「出られない時」や「受けられない時」があり、大クレームになったからです。
[弊社サービスをご利用後は？]
電話の取り漏れを心配しないで良くなったため、安心感が全然違いますね。現場スタッフの欠勤連絡の電話があった際なども、すぐに報告してくれるので、事後対応がスムーズにいきますし、クライアント企業からの評判も上々です。また、新たにスタッフ募集をする際に、求人広告を出した時なども必要情報をきっちり聞いてくれて、大変助かっています。
[ご依頼した理由]
弊社は、主にウェブサイト上で旅行商品を販売しています。なので、新規のお客様からの問い合わせをはじめ、ツアー参加後のお客様、宿泊施設、保険会社、業務提携先など、とにかく電話が多いのです。会社の信用度を考えて、全ての電話にきちんと対応しようと、IVRではなく電話受付専用のスタッフを採用したのですが、長く続かなかったり、何より人件費が高いので秘書代行・電話秘書を利用することを考えました。
[弊社サービスをご利用後は？]
電話受付の体制が安定したことはもちろんですが、大幅に経費節減につながったことが大きいと思います。スタッフの人件費だけでなく、実際は求人広告費もかかっていたので。あと、電話受付専門のスタッフの面接を行ったり、スタッフへ電話対応を指導する時間も必要なくなったので、その分、時間も生まれました。現在、社内スタッフはツアー企画や各種手配連絡、法人営業などに集中して業務を行っています。
[ご依頼した理由]
もともと、電話受付時間は平日の9時から18時まで対応していたのですが、お客様にとってよりお問い合わせしやすい環境を整えるため、電話受付時間を21時まで延長し、土曜や日曜も電話受付できるようにと、秘書代行・電話秘書を検討することにしました。というのも、夜間や休日にも新規のお客様からの依頼や問い合わせ電話が多かったからです。最初は携帯電話に転送していましたが、作業中などはとうしても電話に出られない時があったりして対応に困っていました。
[弊社サービスをご利用後は？]
秘書代行・電話秘書を利用し始めてからお客様からの依頼対応件数が増えました。やはり、お休みの日や仕事が終わってから色々と探されるお客様は多いみたいですね。お客様の希望される代行内容をしっかりと聞いてくれて、料金案内などもしてくれているので非常に助かっています。当初は夜間や休日のみでしたが、今は平日昼間の電話対応もお願いしています。
最短でお申し込みの翌日からご利用が可能です。貴社の事務員として万全の体制で受付対応ができるように、システム設定やオペレーター教育を行うため、お申し込み状況によってはお時間をいただく場合もございます。正式には、フリーダイヤル0120-888-882までお問い合わせくださいますよう、お願いします。
月の途中からサービスを開始された場合、弊社の料率表にもとづき、開始月の月額費用を算出いたします。（仮に16日から開始した場合は、月額費用の50％のご請求となります。）
ご報告の必要がなければカウントされません。念のためにご報告する場合はコールカウントされます。
いいえ、ございません。電話応対品質、電話対応力を重視しているため、監督下におくことのできない在宅オペレーターの体制は設けておりません。
はい。ご使用中の電話番号はそのままでご利用いただけます。ご使用中の電話番号にかかるお電話を、通信キャリアの電話転送サービスを利用して弊社へ転送し受付対応しますので、現在ご使用中の電話番号が変わるなどということはございません。あくまで、貴社の電話番号にかかるお電話を貴社の事務員として対応いたします。電話転送機能や操作方法などは、こちらの『電話を転送するには、どの様にすればよいのでしょうか？』でご確認いただけます。
