導入までの流れ｜電話代行サービス株式会社

導入までの流れ

電話代行導入までの流れ

電話代行を導入するにあたって、お問い合わせからサービス開始までの、一連の流れの説明となります。
お客様の求めるサービス内容は、お客様の数だけ存在します。無駄の無い料金システムのご提案や業務フローの考案、リレーションの構築まで、担当者が綿密にお打ち合わせさせて頂き、万全の体制でサービスが開始出来る様、努めます。

サービス内容により、流れが異なる場合がございます。ご提出書類や追加打ち合わせ事項が必要となる場合がございますので、詳しくはフリーダイヤル0120-888-882までお問い合わせ下さいませ。

基本的な導入までの流れ

お問い合わせ

まずは、フリーダイヤル0120-888-882にお電話下さい。担当スタッフが丁寧にご案内させて頂きます。また、『お見積り・お問い合わせフォーム』からも受け付けています。

サービス内容・ご利用料金の確認・各種ご相談

オーダーメイド型の電話代行ですので、ご要望がございましたらどんな些細な事でもご相談下さい。
貴社専用にカスタマイズされたオペレーションシステムをご提案いたします。ご利用料金のご案内はもちろん、業務フローや業務最適化のご提案もさせて頂きます。
詳細をお伺い出来れば、正式な御見積書もご提出させて頂きます。

サービス開始日の確認・ご契約書の締結

お客様のご要望に合わせ、サービス開始日を決定します。また、弊社所定の『代行業務契約書』にご記入・ご捺印頂き、契約締結を行ないます。

お打ち合わせ・サービス料金のお振込み

・秘書代行・電話秘書の場合まず、どの様な電話応対を行うのか、どこへ連絡や報告を行うのか、どの様な情報を案内するのか、などを細かく取り決めなければなりません。
弊社所定の『応対内容記入シート』をお送りいたしますので、設問項目に沿ってご記入下さいませ。ご記入頂いた『応対内容記入シート』は、経験豊富な担当者があらゆるケースを想定しながら確認させて頂きます。確認後、更にお打ち合わせが必要な場合には、担当者がヒアリング形式で行ないます。

・コールセンター代行・夜間休日電話代行の場合コールセンター業務においては、貴社の取り扱う商品・サービスを熟知する必要や、電話応対方法も複雑に細分化されますので、より綿密なお打ち合わせを行ないます。経験豊富な担当者が、あらゆるケースを想定しながらヒアリング形式にてお打ち合わせをさせて頂きます。商品資料や連絡先リストなど、各種データの提供をお願いする事がございますのでご協力下さいませ。

※このお打ち合わせが非常に重要になります。貴社の業種・業態によってお打ち合わせの内容・電話応対フローは変わってまいります。
また、ご案内させて頂く初回のサービス料金を、サービス開始前日までにお振込み下さい。（月の途中から業務を開始した場合、弊社の日割り計算表に基づく日割り料金となります。）

転送先電話番号などの各種ご案内・メール受信テストなど

弊社より、転送先電話番号・連絡用電話番号（オペレーター直通ホットライン）・連絡用メールアドレス・業務責任者などの情報をご案内いたします。転送先電話番号の登録やメール受信設定などをお願いします。
(転送される電話番号に転送機能が必要となります。転送機能が付いているかどうかの確認や転送サービスの操作方法などはこちらでご確認下さい。『転送サービスの設定方法について』)
また、ご報告先のメールアドレスにテストメールを送信しますので、確認されましたらご返信下さいませ。

社内データ作成・担当部署内教育

STEP4でお打ち合わせをした内容をもとに、社内システムへのデータ登録や業務資料の作成などを行ないます。また、その資料を基に担当部署オペレーターへの教育を行ないます。（教育期間は受託する内容により異なります。）貴社の業種や商品・サービスの理解、様々なケースを想定したロールプレイングの実施など、万全の体制でスタート出来る様、進めてまいります。