導入事例｜電話代行サービス株式会社

導入事例企業紹介

巴山不動産株式会社、代表の巴山様

不動産業界では、物件に関するお問い合わせや内見予約、既存顧客からのご連絡など、日々多くの電話対応が発生します。特に少人数で運営されている事業者様の場合、外出中や接客中に電話対応が難しく、機会損失や対応の遅れが課題となることがあります。また、重要な連絡を取りこぼさない体制づくりも求められます。

巴山不動産株式会社様においても、お客様対応の質を維持しながら業務効率を高めるため、電話対応の体制整備が課題となっていました。物件案内や契約業務に集中する一方で、すべての着信に迅速に対応することの両立に難しさを感じられていたとのことです。

こうした背景から、一次受付を外部に委託し、用件を整理したうえで折り返し対応できる体制構築を目的に、電話代行サービスを導入いただきました。導入後は、用件を把握したうえで優先度に応じた対応が可能となり、業務により集中できる環境づくりにつながっています。

導入前の課題について話してくださる巴山様

巴山さん

不動産業という特性上、物件に関するお問い合わせや内見予約、既存のお客様からのご連絡など、日々さまざまな電話が入ります。自社で管理している物件についての空室確認や条件のご相談も多く、短時間で内容を把握し適切に対応する必要がありました。

一方で、外出しての物件案内やお客様対応の時間も多く、すべての着信にその場で対応することが難しい場面もありました。

巴山さん

業務に集中する時間と、お客様対応の質を両立したいと考えたことがきっかけです。すべての電話にリアルタイムで対応するのではなく、一度用件を整理したうえで折り返し対応することで、より効率的な業務運営ができるのではないかと考えました。

また、対応のばらつきを防ぎ、どのような状況でも一定水準の受付対応ができる体制を整えたいという思いもありました。限られた時間の中で判断に迷う場面を減らし、業務全体の流れをスムーズにしたいと考え、導入を検討しました。

巴山さん

一次受付として丁寧に用件をヒアリングしてもらえる点や、内容が整理された状態で共有される点に魅力を感じました。

単なる取次ではなく、空室確認や条件に関するお問い合わせなども含め、必要な情報が分かりやすくまとまっていることで、その後の対応がスムーズになると感じました。

サービスの導入理由について話してくださる巴山様

インタビュー中は終始優しくご対応頂きました。

また、外出中や接客中でも安心して任せられる体制が整う点や、急ぎの用件かどうかを把握しやすい点も導入の決め手となりました。問い合わせ内容が記録として残ることも、対応漏れの防止につながると考えています。

巴山様正面からの写真

アンケート後も快くお写真を撮らせていただきました

巴山さん

導入後は、外出中や接客中でも電話の用件が整理された状態で共有されるようになり、内容を把握したうえで優先順位をつけた対応ができるようになりました。

特に空室確認など即時性の高い問い合わせについても、要点を確認したうえで折り返し対応ができるため、対応のスピードと正確性が向上したと感じています。

また、電話に追われる感覚が軽減され、本来注力すべき物件案内やお客様対応に集中しやすくなりました。結果として、業務全体の流れが整い、安定した対応ができる環境づくりにつながっています。

巴山さん

今後も、業務効率とお客様対応の質を両立しながら、より安定した運営を続けていきたいと考えています。電話対応の体制を整えることで、お客様にとっても安心感のある対応を提供し続けることができると感じています。

引き続き、状況に応じて無理のない形でサービスを活用しながら、業務の効率化とサービス品質の向上を図っていきたいと考えています。また、今後の事業展開においても、安定した受付体制として活用していく方針です。

巴山不動産株式会社は、地域に根ざした不動産サービスを提供する企業として、賃貸・売買・管理業務を手がけています。自社管理物件を中心に、お客様のニーズに寄り添った丁寧な対応を強みとし、空室確認や物件相談など多様なご要望に迅速に対応しています。

物件のご案内から契約まで一貫したサポート体制を整え、安心してご相談いただける関係づくりを大切にしています。地域特性を踏まえた提案を行い、お客様にとって最適な不動産選びを支援しています。

お客様に最適なプランをご用意。お気軽にご相談ください。