Web会議でのオンラインホワイトボード活用例

2022.04.05 更新日:2022.05.19ビジネス豆知識

Web会議でのオンラインホワイトボード活用例

近年、新型コロナウイルス感染拡大防止の一環としてWeb会議を取り入れる企業が増えています。そんななか、注目を集めている便利ツールが「オンラインホワイトボード」です。参加者の意見の書き込みや画像データの添付が簡単であり、声だけの説明より発言内容などがわかりやすくなります。参加者が手軽に共同作業を進められるメリットもあり、Web会議で活用する価値は小さくありません。そこで今回は、オンラインホワイトボードの基本機能とともに、Web会議で活用するメリットや実際の活用例をご紹介します

オンラインホワイトボードの基本機能

オンラインミーティングのPCセッティング

オンラインホワイトボードは、従来のホワイトボードと同様の使い方をWeb上で実現できる便利ツールです。Web会議の参加者が共同編集できるなどの機能があり、お互いに画面上で情報共有しやすいという特徴があります。

Web会議が抱える課題

Web会議が抱える大きな課題は、会議中に参加者同士でスムーズに情報共有する難しさです。通常の会議では、一通りの資料説明が終わると参加者は各自の意見を求められます。会議中に出された様々な意見は、ホワイトボードに板書されるケースが多いでしょう。

Web会議の場合、事前に用意された資料は簡単に画面共有できますが、参加者から発言があった時に内容を聞きながら共有画面に書き込めません。音声のみによる伝達が中心になり、参加者同士の情報共有は難しいと指摘されています。

そんな悩みを解決する手段として注目を集めている便利ツールが、これまでのホワイトボードと同じ感覚で使える「オンラインホワイトボード」なのです。

ツールに備わる基本機能

オンラインホワイトボードに備わる代表的な基本機能は、参加者が意見を出し合いながら共同編集できるところです。まず、参加者が意見を述べた際、話を進めると同時にオンラインホワイトボードへ板書していけます。発言者が注目ポイントを強調したい時、その場で印をつけるのも手間はかかりません。また、関連画像の添付やイラストの表示も可能です。

また、オンラインホワイトボードに記された各種の情報は、すべて保存できます。必要があれば、その後にオンライン上の研修やワークショップに使うことも可能です。ニーズに応じて簡単にデータを呼び出せる点は、従来のホワイトボードにない大きな特徴といえるでしょう。参加者全員が共同編集できる機能を活かせば、議論が止まるリスクが減り、Web会議の効率は上がると考えられます。

オンラインタイプと従来型との違い

オンラインタイプのホワイトボードに見られる従来型との大きな違いは、Web上での共同作業を重視している点です。従来型のホワイトボードは、主にオフィスの掲示板として利用されています。会議の場でも、資料の要点や参加者の発言内容を一通り板書するにとどまる場合が多く、あまり参加者による共同作業は展開しません。

オンラインホワイトボードは、上記の基本機能からもわかる通り、共同作業に特化したツールです。様々意見を書き込むだけでなく、参加者がボード上で一緒に発言内容や各種情報を整理する機能が充実しています。従来型のホワイトボードと異なる使い勝手のよさは、これまでに見られなかった新たなメリットをもたらすと期待できます。

Web会議での活用がもたらすメリット

オンラインホワイトボードをフル活用

Web会議でオンラインホワイトボードを活用する主なメリットは、情報共有しやすいところです。議論を進めるなかで各自の意見や関連データを書き込めるため、発言内容の聞き間違えによる誤解などが防ぎやすくなります

情報を共有しやすい

オンラインホワイトボードはそれぞれの参加者の意見をはじめ、写真やイラストなど、各種の情報を共有しやすい点が大きなメリットといえます。共同編集の機能を備えるオンラインホワイトボードには、参加者の発言とボード上への書き込み作業に大きなタイムラグが生じません。発言者は意見を述べつつ、発言内容や写真・図・イラストなどの関連データをボード上に表示できます。

オンラインホワイトボードには一通りの情報が目に見える形で明確に記され、すべての参加者が情報を共有しやすくなります。マイク越しの音声データに視覚情報が加わり、発言内容のわかりやすさは増すでしょう。Web会議で参加者の意見や関連データを視認できず、情報共有に難しさを感じている場合、オンラインホワイトボードの活用は問題解決に適しているといえます。

誤認を防ぎやすい

Web会議での誤認の防ぎやすさも、オンラインホワイトボードがもたらす特徴的なメリットです。従来のホワイトボードは多くの場合、会議で使用した際に見た目の美しさを気にする余裕はありません。意見を述べると同時に急いで記載すると、板書きの字は汚くなる傾向が見られ、誤認されるリスクが高まります。

オンラインタイプは、キーボードを使えばデジタル処理された文字を画面に書き込めます。普段、手書きの文字に自信がなくても気にする必要はありません。また添付画像が見づらい時は、ボード上に貼ってから編集できます。従来型に比べると、急いで手書きした文字を見間違えるリスクは小さいため、誤認によるトラブル発生を防ぐのに効果的です

議事録にも活用可能

オンラインホワイトボードをWeb会議で活用した場合、そのままデータが保存され議事録として使えるメリットもあります。ボード上に書き込まれたデータが保存される機能は、従来のホワイトボードにない仕組みです。会議中に従来型と同じ感覚で消しても、保存されたデータが失われる心配はありません。

オンラインホワイトボードの保存データは、議事録のスタイルで編集できます。これまでと違い、会議の内容について別途で議事録を作成する面倒は生じません。ひとつ作業の手間を省ける分だけ、会議を効率的に進められます。会議と同時進行で編集作業を手早く進めれば、議事録作成にかかる負担は大幅に軽減するでしょう。

Web会議でのオンラインホワイトボードの活用例

オンラインホワイトボードでプレゼン

現在はテレワークが普及した影響もあり、オンラインホワイトボードの種類や機能は広がりました。Web会議での活用例をいくつかご紹介すると、以下の通りです。

フリーハンドで思いのままに描画

いま注目のオンラインホワイトボードは、フリーハンドで思いのままに描画できる機能を装備しています。文面はキーボードでも入力可能ですが、表作成時などは、ペンや指で自由に文字や図形を描くことが可能です。

複数画面をフレーム単位で簡単保存

1画面を1フレームと見なし複数画面を簡単に同時保存できる種類も登場しています。使用中のボード上に書き込むスペースがなくなった時の保存作業も簡単で、Web会議での活用例が増えているといいます。

難しい操作なしに使用開始

Web会議では、オンライン上での作業に不慣れな参加者も見られます。そんなケースに適しているのが、難しい操作なしに使い始められる種類です。オンラインホワイトボードの起動から文字入力や描画まで、誰でもわかりやすく簡単に使用できるツールが重宝されています。

手間をかけずに共同作業

共同作業が中心のWeb会議で多く活用されている例は、参加手続きに手間のかからない種類です。参加者がメールやチャットで招待用のURLを受け取り、リンクするだけで参加すると同時に書き込み作業を始められます。

シンプルな種類が選ばれることも

Web会議がオンラインホワイトボードに求めるニーズは、一律ではありません。多くの機能が必要でない場合、コスト面の都合などから少しでもシンプルな種類が選ばれる傾向にあります。実際にオンラインホワイトボードを活用する際の主なポイントは、装備されている機能、使い勝手、導入コストの3つです。Web会議で使う時は、これら3点を確かめてから導入することをおすすめします。

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