タスク管理の重要性や基本的な方法、コツとは

2022.01.13 更新日:2022.05.19ビジネス豆知識

タスク管理の重要性や基本的な方法、コツとは

タスク管理は、仕事を円滑に進めるうえで有用な方法です。最近は、作業リストを手書きするスタイルだけでなく専用ツールを導入するケースも増えています。いずれも上手に活用すると、仕事を納期までに効率よく進めるのに効果的です。そこで今回は、タスク管理の有用性を解説するとともに、代表的な方法や実際に導入する時のコツをご紹介します

なぜタスク管理は有用か?

タスク管理

タスク管理は仕事の中身を細分化したうえで各作業の進捗を管理する方法であり、複数の仕事を同時進行する時など仕事の全体像を把握するのに有用です。また、適切に管理すると作業の漏れを防ぐのに役立ち、職場で各々の仕事の進捗状況を確認しやすくなります。

仕事の全体像を把握

複数の仕事を並行しながら進めていく場合、タスク管理は仕事の全体像を把握するのに効果的な方法です。職場が多くの仕事を抱えた時には、それぞれの従業員で複数の仕事を分担するケースがよく見られます。いくつかの仕事を担当した際、どこから着手すればよいか分からなくなる可能性があります。

その際、タスク管理により仕事の中身を細分化すると、どんな作業があるか分かりやすくなり全体像の把握に有効です。たいていの作業は重要度が異なるため、全体像が見えると各作業の優先順位を検討できます。たくさん作業がある場合も、優先順位をつけられると、重要度の高いものから着手できるため、効率的に仕事を進められるでしょう。

作業の漏れを防止

タスク管理で仕事の全体像を把握しておくと、作業の漏れを防ぐ効果もあります。1人で複数の仕事を担当した際、あらゆる作業内容を頭で覚えておくとなると簡単ではありません。記憶力が優れていても、何かしらの作業を忘れてしまうリスクは伴います。

タスク管理で作業のすべてを目に見える形に変えておくと、記憶に頼らずに済みます。頭から抜け落ちていても目で見て確認できるため、いずれの作業も漏れるリスクを避けられます。作業の漏れがなくなり仕事を予定通りに完了できれば、納期も守りやすくなると期待できます。

進捗状況を確認

それぞれの従業員の仕事をタスク管理しておけば、全体の進捗状況を確認する際も面倒がありません。職場で大量の仕事を分担すると、誰が何を担当しているか分からなくなることがあります。どの仕事を進めているか個々に確認していたら、それだけで多くの時間を要するでしょう。

各々の従業員が担当した仕事を可視化できるようにタスク管理すれば、個別の確認作業は不要です。それぞれの進捗状況を簡単に把握できると、スケジュール管理も進めやすくなります。上手にスケジュール管理できると、重要度の高い仕事に力を入れやすくなります。加えて、誰かの作業が遅れていれば周りがスムーズにフォローすることも可能です。

タスク管理には複数の仕事をスムーズに進められる効果があり、少しでも効率よく作業するには欠かせない方法です。そのため現在、多くの組織ではタスク管理の重要性が大きいと認識されています。

タスク管理の方法

予定をカレンダーで管理

実際にタスク管理する場合、よく知られる方法は全作業をノートなどに書き出すスタイルです。最近は表計算ソフトを活用するパターンも多くなり、専用ツールを導入する職場も増えています。

すべての作業を書き出す方法

タスク管理で、すべての作業を書き出すスタイルは以前から知られる代表的な方式です。実際の手順は、担当した仕事の中身を一通りノートなどに列挙するところから始まります。ここでは仕事の全体像の把握が目的であり、まだ優先順位を気にする必要はありません。

次は、それぞれの作業の重要度について検討する段階です。いずれの重要度が高いかを考え、優先順位を決めます。優先順位は番号で示す、あるいは重要な作業を赤字にするなどの方法がよく使われます。すべて最初に書き出すと作業漏れを防ぐ効果があり、優先順位を決めておくと仕事の効率化につながります。

表計算ソフトの活用

近年、タスク管理で増えてきた方法が表計算ソフトを活用するパターンです。従来の方法では、個々の作業をノートや手帳などに手書きしていました。このスタイルは途中で書き出した内容を修正するのに手間がかかり、職場全体で情報を共有するのも難しくなります。

そこで注目された新たな方法が、表計算ソフトの活用です。すべての作業は一覧表で示され、入力中の修正作業に時間はかかりません。職場での情報共有も面倒でなく、進捗を確認しやすいメリットもあります。それぞれの従業員のデータを共有フォルダに保存すれば、すべての仕事の進み具合を簡単に閲覧できます。

専用ツールの導入例も増加

最近は表計算ソフトの利便性が多くの職場で認められ、専用のタスク管理ツールを導入する事例も増える傾向です。専用ツールは、通常の表計算ソフトと異なり複雑な進捗表の作成に特化しています。複数の仕事を同時進行する時、さまざまな作業を一括管理するのに適しています。

いまは専用ツールの需要が高まり、さまざまな種類がリリースされ始めました。これから導入する場合、選択肢は豊富に用意されています。それぞれのツールが備える機能や特徴には違いがあるため、職場の予算やニーズに合わせ選ぶとよいでしょう。

上手にタスク管理するコツ

秘訣

個人や職場で上手にタスク管理するコツは、すべての作業を漏れなくリストアップすることです。ひとつの仕事はできるだけ細分化し、各々の作業時間や人員を見積もっておく工程も大切になります。

作業を漏れなくリストアップ

タスク管理において、すべての作業を最初に漏れなくリストアップすることは重要なポイントです。たくさんの仕事を抱えている場合、全部の作業を漏らさずリストに挙げるのは面倒に感じるかもしれません。ただ、ひとつでも抜け落ちると仕事は完了しないでしょう。

手書きでも専用ツールを使うとしても、全作業のリスト化は必須のプロセスです。とはいえ、作業がリストから漏れてしまう可能性はあります。一通りリスト化を済ませた後には、再チェックが怠れません。

できるだけ細分化

ひとつの仕事をタスク管理する際、できるだけ個々の作業は細分化しておくことも大切です。仕事のボリュームが大きい場合、細かく分けると各々の作業を単純化できる効果があります。全体的には膨大に見えても、簡単な作業の集まりであると分かれば楽な気持ちで向き合えるでしょう。

ただ仕事自体はひとつでも、あまり細分化すると作業リストは長大になります。長々と続くリストを見た時、仕事へのモチベーションが低下したら逆効果です。あくまで仕事の細分化は、各作業の内容を簡単にするのが目的です。適度な範囲にとどめないと効果が薄れる場合もあるため、注意する必要があります。

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