新入社員研修のプログラム作りのポイント

2020.05.26ビジネス豆知識
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月、企業に新たな社員が入ってくると、1~3カ月ほどの期間をかけて実施されることが多い新人研修。まだ職場や仕事に不慣れな新人に、少しでも早く1人前の社会人に成長してもらいたいところでしょう。ただ研修プログラムをつくる側になった場合、何から始めればよいか頭を悩ます方も多いかもしれません。そこで今回は研修を実施する意味や最近のトレンド、具体的な作成事例、効果を高めるポイントなどをご紹介します。

研修

 

新人研修を実施する意味

新人研修とは、仕事を進めるうえで欠かせない基本知識・技術からビジネスパーソンとして求められるマナーやスキルまで、幅広く教える取り組みです。

 

主な研修目的

新人研修の主な目的は、企業風土や経営方針の理解、社員として働くことの自覚、基本知識や技術の習得、ビジネスパーソンとして不可欠な礼儀やスキルの確認です。

新入社員はこれから勤務する企業についてよく知るとともに自分も社員の1人であると強く意識することで、仕事に対するモチベーションを高められると考えられます。気持ちだけでは仕事を適切にこなせないため、知識や技術、ビジネスマナーの習得も重要です。

研修期間に新人が社員としての自覚やビジネスの基本をきちんと身に付ければ、その後、スムーズに実務を始められると期待できます。

 

ミスマッチの防止にも効果的

企業にとって新人研修は、入社後のミスマッチを防ぐうえでも効果的との声が多く聞かれます。

かつては定年まで終身雇用するのが当たり前でしたが、近年は希望した企業に就職しても早々と離職する社員が目立つ状況です。そのため最近の新人研修には、入社後のミスマッチを防ぐ役割も求められています。

研修を通じて業務への理解度が深まれば、新しい職場環境に馴染めないといったトラブルの防止につながると指摘されています。

 

研修内容は新人の成長に影響

入社時、たいていの新入社員は基本的な能力に大きな違いが見られません。半年から1年くらい経過すると、さまざまな場面で差が生じてきます。

新人研修の内容は、社員の成長に多少なりとも影響を及ぼす要素です。研修段階で仕事の目的をしっかり理解すると、ささいな作業にも意味があると考えられます。主体的に業務を進められるため、成長も早まるといわれています。

研修プログラムの作成では、新人の将来性に配慮した視点が不可欠でしょう。

 

近年の研修に見られる傾向

近年の新人研修には、早期の戦力化だけでなく長期にわたる育成も視野に入れる傾向が見られます。

 

早期の戦力化

新入社員の早期戦力化を目指し、多くの企業で研修プログラムに組まれる項目はビジネスの基礎に位置づけられる部分です。

具体的な内容としては、ビジネスマナー、仕事関連の各種資料の作成方法、またホウレンソウ(報告・連絡・相談)のポイントが挙げられます。近頃は入社前に習得してほしいと望む企業が増えており、eラーニングなどで事前にマスターさせる職場も見られます。

 

長期にわたる育成

新入社員の長期的な育成まで考えた研修プログラムは、とくに国内企業に多く見られます。

以前から日本では、海外企業と異なり4月に新卒者がまとめて入社するスタイルが定着していました。通常、新卒者には業務実績がないため、採用時には将来性を重視することになります。結果的に、配属先の職場では新人研修に限らず長期的な人材育成が盛んに実施されています。

 

具体的な研修スタイル

ここ数年、多くの企業で導入している研修方法はディスカッションや体験・参加型のスタイルです。

これまでは座学が中心でしたが、いまは新人が複数グループに分かれディスカッションする形式が増えています。お互いに意見交換することで新たな視点が加わり、行動変容をもたらすと期待されるためです。

体験・参加型では、ボランティア活動や共同作業によりチームワークの強化を図るプログラムが話題です。

新入社員によるプレゼンテーションを盛り込みコミュニケーションスキルや交渉術を学ばせるケースも見られ、講義を聴くばかりでなく実習型の研修もトレンドになっていると分かります。

 

研修プログラムの作り方

研修プログラムをつくる際、ねらいを明確にすることは不可欠です。新人でも学生気分のままでは許されないため、最低でも社会人としての心がまえやビジネスルールは教えておきたいところと考えられます。

 

研修プログラムの事例 会社の理解・心がまえ編

研修内容が多岐にわたる時には、1日では終わらないでしょう。数日かけて実施する場合、まず企業の概要を伝えてから次に心がまえを指導するのが妥当と考えられます。

第1段階では、企業や仕事に対する理解を深めてもらいます。研修項目は、会社の経営理念や業務の全体像の紹介、就業規則やコンプライアンスの確認、交通費など事務手続きの説明です。昨今のセキュリティ問題を考えると、とくに個人情報の取り扱いに関する注意喚起は怠れません。

第2段階は、社会人としての心がまえに関する教育が中心です。学生と社会人との違いを確認し、業務中に限らず普段から何を心がけなければいけないか伝えます。さらに、ビジネスシーンにふさわしい身だしなみや言葉遣いも学んでもらいます。

 

研修プログラムの事例 実践編

業務内容や心がまえを頭で理解できても、行動で示せなければ十分とはいえません。企業の概要や社会人に求められる心がまえを伝えたら、実践的な分野に移ります。

第3段階は、電話応対の方法、来客時や取引先への訪問時の行動に関する研修です。職場での電話のかけ方・受け方、お客様の迎え方、名刺の扱い方にとどまらず、お茶の出し方や応接室での座席の位置、訪問時のマナーまで解説します。

メールの確認方法、トラブル発生時に職場へ報告・連絡・相談する手順を教えることも大切です。研修項目は多彩ですが時間は限られるため、プログラムは無理のない範囲で作成するとよいでしょう。

 

研修の効果を高めるポイント

新人研修の効果を高めるうえで、とくに意識したいポイントは時間配分です。実地研修がある場合、事前にビジネスマナーを教えておいたほうがトラブルを避けられます。

 

座学の時間が長引くと集中は切れやすい

どんな方でも、集中力には限界があると指摘されています。あまり座学の時間が長いと集中力は切れるため、好ましくありません。

座学の場合、講演時間の目安は50分といわれます。長くとも、90分に1回は休憩を入れるのが適切です。数分かけて気分転換すれば脳は活力を取り戻し、講義内容が頭に入りやすくなると期待できます。

 

ビジネスマナーは実地研修前に習得

職場によっては、社内見学や取引先への訪問を実施する場合もあるでしょう。その際、新入社員がビジネスマナーを心得ていないと不快に思われるかもしれません。

実地研修の現場でトラブルを防ぐには、あらかじめマナー研修を済ませるのが賢明です。あいさつが明るいだけでも、印象は変わります。取引先で好感度が上がれば、その後のビジネスシーンでもプラスに働くかもしれません。

 

研修項目によっては専門の講師に依頼

研修項目によっては、専門の講師に依頼すると効果的です。具体的な項目としては、社会人としての心がまえ、基本的なビジネスマナー、電話応対や接客の方法が挙げられます。

さまざまな企業で講演している方は、話すのに慣れている場合が多く見られます。上手に会話を進め、新入社員の緊張を和らげてくれるでしょう。豊富な経験があるので、講義内容も職場の事情に合わせ用意してもられると見込めます。

新人研修のプログラムを作成する際には時間配分などを工夫し、効果アップに活かして下さい。

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