取引先との忘年会!気をつけておきたいマナー

2019.11.25ビジネス豆知識
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年末の忘年会シーズンになると、取引先や親会社の忘年会に招かれることも珍しくありません。取引先の会社の忘年会に呼んでもらえるのは、信頼を寄せてもらえているということでしょう。非常に光栄なことではありますが、忘年会とはいえ無礼講というわけにもいきません。節度やマナーを守り、ビジネスパーソンとして恥ずかしくない行動を心がけたいものです。今回は、取引先の忘年会に招かれた際に気をつけたいマナーや会計処理の方法についてご紹介します。

忘年会のマナー

 

手ぶらで行ってもいいの?

どれくらいの規模の忘年会かにもよりますが、会社をあげて行う様な大規模な忘年会の場合は会費制でない場合が多いようです。この様な場合、手ぶらで伺っていいものなのでしょうか。

 

寸志とは?

取引先の忘年会や新年会に招かれた際、心づけやちょっとしたお礼として金銭や物品を持参することがあります。この様な場合に主催者側に渡す金銭や物品のことを、一般的に「寸志」といいます。ただ、「寸志」は目上の方から目下の方へ渡す際に使われる言葉ですから、取引先へ渡す場合は「御礼」と記載するのがマナーでしょう。

また、招かれた側が主催者に心づけとして渡すお金は「御樽」といいます。表書きには「御樽代」または「御樽料」などと記載し、水引のない赤棒ののし袋に入れて渡します。

 

お金を包む

カジュアルな忘年会の場合は会費制であることも多いようですが、会費の連絡がなかった場合は念のため「寸志」または「御礼」を用意しておきましょう。寸志や御礼は額が多過ぎても主催者を困らせてしまうほか、かえって失礼になってしまう可能性もあります。金額は飲食代に感謝の気持ちを乗せて、キリの良い1万円が相場のようです。ただし、立場が低い方が高額を包むのはかえって印象が悪くなってしまう可能性があります。新入社員は基本的にはお金を出さないのがマナーですから、素直に厚意に甘えましょう。

 

品物を持っていく

招待した側としてはお礼を目的として招いているわけではないため、金銭はなかなか受け取りづらいものです。また、金銭を渡すということは、せっかく招待してくれた取引先の厚意を踏みにじる行為と受け取られてしまうこともあるようです。誤解を避け、お礼の気持ちを気兼ねなく受け取ってもらうために、品物を持参するという選択肢もあります。自社があるエリアの有名な日本酒やワイン、その場で分けられるお菓子などが喜ばれるでしょう。

ただし、忘年会の会場によっては持ち込み不可の会場もありますし、荷物になってかえって迷惑になってしまう可能性もありますから、事前の確認が必要です。

会社によっては金品を受け取る習慣がなかったり、規則で禁止されていたりする場合があります。その場合は、無理に品物を渡す必要はありません。主催者や幹事に渡そうとしても、受け取りを固辞される場合も少なくないでしょう。その時は潔く引き下がり、お言葉に甘えて気持ちよくご馳走になりましょう。また、自分の会社に寸志に関する規則がある場合もあります。何を渡すか、いくら渡すかなどは、事前に会社へ確認してみましょう。

 

忘年会中のマナー

取引先の忘年会に招かれた場合、飲み過ぎないことはもちろん、さまざまな点に配慮する必要があります。ここでは、忘年会中に注意したい立ち居振る舞いやマナーなどをご紹介します。

 

浮かれ過ぎず、固くなり過ぎず楽しむ

会社をあげて行う忘年会は、プライベートな忘年会と違ってただお酒の席を楽しめばいいというわけにはいきません。とはいえ、仕事上の付き合いで参加しているという態度をとり続けているのも場の雰囲気を悪くしてしまうため、招いた方に失礼になってしまいます。忘年会は参加者全員の1年間の業績をたたえ、労をねぎらうためのイベントです。飲み過ぎには注意しながら、お互いに感謝し合う気持ちで楽しみましょう。

 

挨拶を頼まれたら

取引先の忘年会に参加すると、乾杯の挨拶や簡単な挨拶を求められることがあります。仕事上関わりのない方も大勢いる中スピーチを行うことになるため、前もって内容を考えておきましょう。

挨拶する際は、まず始めに自分の会社・役職・氏名などの自己紹介を行うことが肝心です。挨拶の内容は、取引先とともに成し遂げたプロジェクトや商談で感じたことや感謝の気持ちなどが良いでしょう。具体的な業績や自分の会社の話は避け、あくまでも取引先をメインにした内容にすることがポイントです。長過ぎず短過ぎず、要点をまとめて簡潔に話すことを心がけて下さい。最後は来年に向けての意気込みや感謝の気持ちを盛り込み、ポジティブな言葉で締めくくるようにしましょう。

また、忘年会だからといって、無理に笑いをとろうとしなくてもかまいません。初対面の方が多い席では、簡潔にはっきりとした口調で挨拶したほうが好印象を与えられるでしょう。

 

 

会計処理方法

取引先の忘年会に招待された場合、会費や寸志で使用したお金は経費で落ちるのか、自腹で払うべきなのか気になるところです。こちらでは、会計処理の方法をご紹介します。

 

会費や参加費

招かれた忘年会が会費制や参加費制であった場合は、お互いに接待し合っているものとして「接待交際費」で処理します。ただし、1人当たりの参加費が5,000円以下だった場合、かつ一定の条件を満たしていた場合は、その全額を税務上の経費として処理することができます。

 

寸志など

寸志として包んだお金は、交際費として処理すれば経費になります。もちろんお礼を渡した会社から領収書をもらうわけにもいきませんから、出金伝票などを利用しましょう。お金ではなく品物を買って渡した場合も交際費として処理できますから、領収書はしっかりとっておいて下さい。

 

 

印象が悪くならない断り方

せっかく取引先の方に忘年会のお誘いをいただいても、年末で忙しい折、参加できない場合もあると考えられます。今後の付き合いを考えると断りづらいところではありますが、当日にキャンセルする様なことだけは避けましょう。ここでは、相手に悪い印象を与えず、今後の関係に支障が出にくい断り方についてご紹介します。

 

対面で断る場合

対面する機会が多い方の場合、電話やメールで断るのはかえって失礼にあたります。出席したい気持ちがあるのに参加できなくて残念な気持ちや申し訳ない気持ち伝え、低姿勢で断るようにしましょう。もちろん参加できない理由を具体的に話す必要はありませんが、プライベートな理由だったとしても仕事の都合ということにしておいたほうが無難です。

 

メールで断る場合

顔を合わせる機会が少なく、直接断りを入れられない場合はメールで返答してもかまいません。対面時同様に、招待を感謝する気持ちや参加できないことを悔やむ気持ちを込めて、辞退する旨を簡潔にはっきりと伝えましょう。

 

 

取引先の忘年会は接待と似たような場のため、苦手とする方も多いのではないでしょうか。しかし、取引先との関係を円滑に保つことも、仕事をするうえでは非常に大切なことです。招待してくれるということは、それだけ信頼を寄せてもらえているという証ですし、もっと親睦を深めたいと思ってもらえているかもしれません。せっかくの機会ですから、失礼のないように振る舞い、今後のためにも交流を深めてみてはいかがでしょうか。その場を適度に楽しみながら、マナーに反する行為をしないように心がけるのも大切です。

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