Web会議とは?おすすめのシステムは何がある?

2019.12.06 更新日:2021.09.29ビジネス豆知識

遠隔地にいる方と会議をしたい時に使えるのが、Web会議システムです。こちらを使えば移動時間を削減できるため、その分の時間を本来の仕事に充てられます。宿泊費や交通費といった経費の削減も可能です。Web会議システムを導入するために、特別な設備を用意したり、複雑な設定をしたりする必要はありません。遠くまで出向いて会議する機会が多い企業は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

Web会議

Web会議とは?

Web会議とは、インターネットを通じて遠隔地と映像や音声のやり取りをしたり、資料を共有したりして行う会議です。日本ではまだ普及が進んでいませんが、欧米では一般的な企業にも広く浸透しています。
Web会議システムは専用の設備を用意することなく、簡単に導入できます。多くの会社ではクラウドサービスのWeb会議システムを利用していますが、クラウド型であれば複雑な設定は必要ありません。パソコン以外にも、スマートフォンやタブレットから利用できます。

Web会議システムを導入することで、経費や時間を削減できたり、スピーディに意思決定をできる様になったりと、さまざまなメリットが得られます。より企業の生産性を上げたい場合は、Web会議システムを導入してみてはいかがでしょうか。

Web会議のメリット

Web会議にはさまざまなメリットがあります。

業務を効率化できる

Web会議のメリットのひとつは、業務を効率化できることです。会議のために遠方まで向かうと、移動時間中の仕事がストップしてしまいます。しかし、Web会議であれば移動する必要がないため、その分の時間を本来の業務に充てられます。

出張経費がかからない

出張が必要な会議や研修をWeb会議に置き換えれば、交通費や宿泊費といった出張経費を削減可能です。参加人数が多く、開催場所が遠いほど会議にかかる費用はかさみます。しかし、Web会議システムを導入すれば、場所や人数の心配なく会議を行えるのです。

コミュニケーションの活性化

企業の規模が大きくなると、拠点間でコミュニケーションをとるのが難しくなります。電話やメールのみでは、相手の表情まで分かりません。しかし、Web会議ならお互いの顔を見ながら話ができます。意思疎通がスムーズになり、コミュニケーションが活性化されます。

意思決定がスピーディに

Web会議はどこからでも参加できるため、スピーディな情報共有と意思決定が可能です。近年はグローバル化や市場競争の激化によって、迅速な意思決定が求められる様になりました。しかし、一般的な会議の場合は、参加者の都合や移動時間を考慮して日程を決めなければなりません。すると、意思決定が遅くなり、ビジネスチャンスを逃すおそれがあります。その点、Web会議であればすぐに会議を開けるため、意思決定を迅速に行えます。

Web会議のデメリット

Web会議には多くのメリットがあますが、いくつかのデメリットもあるため、注意が必要です。

ネット環境によっては通信が不安定になることも

ネット環境が良くないと、通信が不安定になり、会議が滞る可能性があります。たとえば、スマートフォンやタブレットを使って外で会議に参加する場合、Wi-fiがなければテザリングでつながなければなりません。この様な場合、速度制限や容量制限がかかるリスクがあります。Web会議を行う際は、ネット環境に注意を払いましょう。

費用がかかる

Web会議システムを導入すると、初期費用や月々の使用料がかかります。また、ヘッドフォンやマイクといった周辺機器の購入費用も必要です。無料で使えるサービスもありますが、サポート面やセキュリティ面では有料のものに劣ってしまいます。

雰囲気を読みづらい

Web会議は場所を選ばずどこからでも参加できます。便利である反面、実際に顔を合わせて会議をするよりも雰囲気が読みづらくなるのがデメリットです。会議によって一般の会議とWeb会議を使い分ける必要があります。

テレビ会議とは何が違う?

Web会議と似たものにテレビ会議があります。これらは何が異なるのでしょうか?
Web会議がテレビ会議と大きく異なるのは、実務作業で必要なデータを共有できることです。Web会議では、データに双方がアクセスしてリアルタイムで修正を加えられます。

一方、テレビ会議の場合、資料の共有ではなく出席者の映像を映して臨場感を出すことを目的としています。Web会議のようにリアルタイムでデータに手を加えることはできません。しかし、参加者の表情をはっきり確認し駆け引きを行う必要がある会議には適しています。
また、出席形態も異なります。Web会議の場合は、一人ひとりがパソコンを用意して参加するのが一般的です。一方、テレビ会議の場合、専用端末をひとつ用意して全員がそちらを見ながら参加する形をとります。会議内容に合わせてWeb会議にするかテレビ会議にするか選びましょう。

Web会議導入にかかる費用は?

Web会議システムの料金は、大きく「課金制」と「定額制」のふたつに分かれています。課金制とは1回ごとに料金がかかるタイプで、定額制は使用回数に関係なく料金が決まっているタイプです。課金制の相場は1時間あたり約2,500円で、定額制の相場は約50,000円になります。初めて導入する企業や利用頻度が少ない企業には課金制、利用頻度が高く参加者が多い企業には定額制が適しています。

Web会議システムは使用頻度が高いほど費用対効果が高くなるのが特徴です。特に、出張や外回りが多く、交通費や宿泊費に高い費用がかかっている企業は、大きな効果を得られる可能性があります。ある大手製薬会社では、Web会議システムを会議や研修、営業フォローに活用したことにより、年間2億円以上の導入効果を得られました。

導入費用はかかりますが、会社によっては大きく経費を削減できる可能性があります。ぜひ導入を検討してみましょう。

人気のWeb会議システム

人気のWeb会議システムを6つご紹介します。

「Live On」

Live Onは、ジャパンメディアシステム株式会社が開発したシステムです。高画質、高音質が特徴で、スマートフォンやタブレットからも参加できます。料金は定額制で、月額3,000円から利用可能です。また、英語や中国語に対応しているため、海外からも問題なく参加できます。

「Fresh Voice」

エイネット株式会社が提供するシステムです。クラウドタイプとオンプレミスタイプの2種類から選べます。最大200拠点同時に接続できるため、大規模な会議にも適しています。録音、録画機能が搭載されているため、議事録をつける手間がかかりません。

「V-CUBE」

こちらは、株式会社ブイキューブが提供するクラウド型Web会議システムです。複数の拠点から、安定した映像と音声で会議に参加できます。総務省のテレワーク先駆者100選にも選ばれた評価の高いWeb会議システムです。

「Calling」

株式会社ネオラボが提供するシステムです。ルーム名とパスワードを決めるとWeb会議を開催できます。ひとつの会議には、最大で30名参加可能です。画面共有機能やホワイトボード機能、PDFファイル共有機能があり、便利に会議を行えます。さらに、メモや共有したファイルをダウンロードできるため、議事録としても活用できます。

「Chime Meetings」

Amazonが提供するWebシステムがChime Meetingsです。こちらでは、1クリックで会議を開催できます。PCでは最大16名、モバイル端末では最大8名まで参加可能です。チャットはグループもしくは1対1で使え、添付機能を利用すればチャットで情報共有ができます。

「iMeetLive」

iMeetLiveは、プレミアコンファレンシング株式会社が提供するサービスです。挙手機能やアンケート機能が付いており、意思疎通を図りながら会議を進行できます。モバイル端末からも使用できるため、外出先からの参加も可能です。低価格の中小企業向けプラント機能の充実した大企業向けプランが用意されており、会社に適したタイプを選べます。大企業向けのものは8ヶ国に対応しているため、海外の方と会議を行う際も安心です。

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