【例文付き】当たり障りのないビジネスシーンでの断り方

更新日：2025.03.24ビジネス豆知識

ビジネスの場では、さまざまな事情から、仕事関係の提案や協賛の申入れを断らなければならない状況に見舞われます。その際、相手との関係性が損なわれないかという懸念から、話を断りにくく感じるケースもあるでしょう。このような悩みがある場合、当たり障りのない断り方を把握しておけば、相手に断る意思を伝えやすくなると考えられます。そこで今回は、当たり障りなく断る時の5つのコツや、さまざまなシチュエーションでの具体的な対応例をご紹介します。

1 当たり障りなく断る時の5つのコツ
2 対面での断り方
- 2.1 対面での断り方のポイント
- 2.2 例文
3 メールでの断り方
- 3.1 メールでの断り方のポイント
- 3.2 例文
4 電話での断り方
- 4.1 電話での断り方のポイント
- 4.2 例文
5 営業電話の対応は電話代行にお任せください
- 5.1 電話代行を利用するメリット

当たり障りなく断る時の5つのコツ

ビジネスの場で当たり障りなく断る時、クッション言葉を入れたり、具体的に理由を説明したりする配慮は大切です。

クッション言葉を入れる

クッション言葉は、会話の印象を和らげるのに効果的です。職場に営業目的の電話がかかってきた時、「お断りします」とだけ伝えると、相手に好印象は与えられないでしょう。先に「あいにく」「恐縮ですが」などの言葉を添えることで相手を拒否する感じが弱まり、会話を穏やかに進めやすくなります。

具体的に理由を説明

具体的に理由を説明すると、話の説得力を増すのに役立ちます。たとえば、会社に協賛を申し入れる電話があった場合、単に拒否するだけの断り方では相手の理解を得られないかもしれません。その際、「予算の都合があるため」といった事情も明確に伝えれば、なぜ断るのか納得してもらいやすくなるでしょう。

直接的な拒否は控える

営業目的や協賛の電話を受けた際、直接的な拒否表現は控えるのが得策です。「お断りします」などの直接的な拒否表現は不快に思われるリスクがあり、営業や協賛を断るのに適さないといわれています。それに対し、「今回は見送らせていただきます」といった表現は、言葉の雰囲気が柔らかくなるため無難です。

代替案を提示

お互いに良好な関係性を維持したい場合、代替案を提示する方法があります。社外から商談の連絡が入った際、都合がつかず断ると、拒否したイメージが強く残るでしょう。そこで、「別日はいかがでしょうか」と提案すれば、今後もビジネス上の関係を継続したい気持ちは伝わると考えられます。

あいまいな断り方はNG

あいまいな断り方は、ビジネスの場で失礼になる場合があるため気をつけましょう。営業目的や協賛依頼の電話に対し、はっきり断らないと相手に余計な期待を抱かせるため失礼になります。直接的な拒否表現は控えたいところですが、断る意思は明確かつ丁寧な言葉で伝えることが大切です。ビジネスの場において当たり障りのない断り方に悩んでいる場合、上記のコツを意識すれば、営業目的の電話などに対応しやすくなるでしょう。

対面での断り方

営業関係の話を対面で断る場合、お互いに顔や仕草が見える状況となります。印象をよくするためには視覚にも訴えることがコツです。

対面での断り方のポイント

対面での断り方は、表情やジェスチャーを上手に活用するのがポイントです。お互いに顔を合わせている時は、暗めの表情で断ると、申し訳なく感じている気持ちを伝えやすくなります。さらに、頭を下げて謝罪すれば、丁寧に対応している印象が強まるでしょう。言葉だけでなく表情や態度も交えて誠意を示せば、相手から不快に思われるリスクは減り、営業関係の話はスムーズに断れると考えられます。

例文

対面の場合、営業の話などは、以下のように断ると当たり障りがないでしょう。

相手：お忙しいところ恐れ入ります。新商品のご案内で伺いました。
自分：お疲れ様です。あいにく、仕事が取り込んでおりまして、ゆっくりお話を伺う時間はないのですが・・・
相手：少しでよいので、お時間を頂戴できませんか。
自分：わざわざ足を運んでくださったのに恐縮ですが、本日は、時間を取るのが難しい状況です。誠に申し訳ありません。
相手：承知しました。では、また改めてお伺いいたします。
自分：本当に、すみません。今後とも、よろしくお願いいたします。

以上のように対応すれば、商品案内を断っても相手に不快感を与えず、良好な関係も維持しやすくなると考えられます。

メールでの断り方

メールで断りの連絡を入れる場合、相手に配慮した表現を心がけると、好印象を抱いてもらうのに有効です。

メールでの断り方のポイント

協賛依頼などをメールで断る時のポイントとしては、丁寧な言葉遣いが挙げられます。メールで文章を送受信する場合、対面での会話と異なり、お互いの様子は目に見えません。悪気がなくても、配慮に欠ける言葉を使ってしまうと、思わぬ誤解やトラブルを招く可能性があります。断りのメールで無用な誤解・トラブルを避けるには、通常よりも丁寧な表現を心がける必要が出てきます。

例文

メールの場合、次のような文面であれば好印象につながるでしょう。

タイトル：〇〇事業の協賛をご提案いただいた件について
本文：
この度は、〇〇事業に協賛することをご検討くださり、誠にありがとうございます。
ただし、現在、弊社は資金繰りが厳しい状況です。ご提案くださった内容は大変に魅力的ですが、予算が不足し、貴社にご迷惑をかけてしまう恐れがあります。そのような事態は、弊社の望むところではありません。
現在の状況を鑑み、社内で協議を重ねた結果、今回は協賛のご提案を見送らせていただくことと決定いたしました。誠に遺憾ながら、ご期待に沿えず、本当に申し訳ありません。
また機会があれば、改めてご支援いただきたく存じますので、どうぞ今後ともよろしくお願いいたします。

以上のような表現で丁寧に断りのメールを送れば、相手も理解を示してくれると考えられます。

電話での断り方

電話で対応する場合、柔和な表現で断りの意思を伝える方法は、角が立たない断り方として有用です。

電話での断り方のポイント

電話での断り方は、印象のよい言い回しを工夫することが大切になります。職場に営業電話が入った時、仕事と無関係であれば、基本的に今後への影響を気にする必要はないでしょう。とはいえ、配慮に欠ける言葉で断ると、ビジネスの場で企業のイメージや評判を下げるかもしれません。企業にとって、角が立ちにくい表現を工夫する姿勢は重要になると考えられます。

例文

電話の場合、以下のように対応すると、企業のイメージ低下を避けられるでしょう。

相手：お忙しいなか、すみません。△△導入のご案内で、お電話を差し上げました。
自分：わざわざお電話くださり大変に恐縮ですが、あいにく、△△の導入は検討しておりません。
相手：差し支えなければ、理由を教えていただけますか。
自分：現在、リソースの確保が難しい状況にあり、△△導入のご提案は見送らせていただいております。
相手：簡単な商品説明だけでも、聞いていただけないでしょうか。
自分：あいにく、現在は納期間近の仕事に追われているので、時間のある折に改めてご連絡させていただきます。
相手：承知しました。では、失礼いたします。
自分：はい、失礼いたします。

このように丁寧な受答えで営業電話を断れば、企業の評判が損なわれる事態は防げると考えられます。

営業電話の対応は電話代行にお任せください

自社で営業電話を断るのが難しい場合、着信があった時の対応は、電話代行に一任すると安心です。

電話代行を利用するメリット

企業が電話代行を利用する大きなメリットは、印象のよい着信対応を実現できるところです。電話代行は、電話の用件に関係なく、いつでも丁寧に通話を進めていきます。営業電話も例外でなく、きちんと用件を確認したうえで、必要がなければ言葉遣いに配慮してお断りする旨を伝えます。着信を受けたオペレーターは、常に好印象な受答えを心がけているため、相手から不快に思われる心配はありません。

営業や協賛の申入れを断る時も、配慮のある対応が評価されれば、企業イメージの向上につながると期待できます。不要な営業電話を感じよく断る体制が整えば、ビジネスの場で良好な関係性を築きやすくなるでしょう。

また、話を断るのが苦手な従業員が営業関係の電話対応から解放され、本来の業務に集中できるようになるメリットもあります。社内で営業電話の対応に悩まされている時は、業務負担を減らすため、ぜひ電話代行の活用をご検討ください。

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