合否電話の基本的なマナーとは？

着信を受けた時は、基本マナーとして、3コール以内で電話に出るのが理想的といわれています。また、電話へ出られず折り返す場合は、電話があった当日に連絡するのがマナーといわれています。

【就活生向け】合否電話や内定辞退の対応を徹底解説！

Q: さまざまなケースでの対応方法

１. 採用時の受け方 ２. 不採用であった時 ３. 内定を辞退する場合

更新日：2023.09.14秘書代行

就職活動では、採用選考の合否を電話で知らされる場合があります。その際、電話が苦手な就活生は、どのように受け答えればよいか悩むかもしれません。この場合、電話対応の基本マナーや選考結果に応じた電話対応の方法を把握しておけば、落ち着いて通話するのに役立つでしょう。そこで今回は、電話対応を専門的に行っている弊社スタッフが監修した採用選考に関する電話の受け方を解説し、さまざまなケースでの対応方法や内定辞退する時に知っておきたい法律知識をご紹介します。

1 採用選考に関する電話の受け方
- 1.1 電話対応の基本マナー
- 1.2 折り返す場合の注意点
2 さまざまなケースでの対応方法
3 内定辞退で知っておきたい法律知識
- 3.1 内定に関する法的見解
- 3.2 辞退の理由を聞かれた時
4 この記事を読まれている方へのオススメ

採用選考に関する電話の受け方

就職活動で採用選考の合否について電話連絡を受ける場合、受け答えではマナーを守ることが大切です。以下では、ビジネスにおける電話対応の基本マナーや電話を折り返す時の注意点をご紹介します。

電話対応の基本マナー

ビジネス関係の電話は、相手を長く待たせず速やかに対応するのが基本です。多くのビジネスでは、「タイムイズマネー」といわれる通り、時間は貴重と考えられています。採用選考も例外でなく、採用担当者は、時間の節約を心がけながら就活生に連絡してきます。

採用関係の電話で相手を待たせると貴重な時間の無駄遣いにつながるため、マナー違反です。着信を受けた時は、基本マナーとして、3コール以内で電話に出るのが理想的といわれています。また、騒がしい場所での通話も問題があります。周りが賑やかで通話の声が聞こえにくくなると、お互いに会話の内容を誤解する恐れがあるためです。通話中の誤解トラブルを避けるマナーとしては、静かな場所に移動する配慮が求められます。

他には、手元に筆記用具とメモを準備しておくと、重要事項を書き留めるのに便利です。さらに重要事項は、メモするだけでなく復唱も心がけると、聞き間違いを防ぎやすくなります。また、通話後は相手が電話を切るまで待つのが礼儀です。採用選考の電話連絡を受けた時、以上の点に留意すれば、電話対応の印象が不必要に悪くなるリスクは減らせるでしょう。

折り返す場合の注意点

採用選考の着信があった時に電話へ出られず折り返す場合も、早めに連絡を入れるのがマナーです。多くの就活生は、日中や夜間に学校で授業を受けています。就活生によっては、授業の前後に働いている場合もあります。その点は企業も理解しているため、採用選考の電話に出られないこと自体は問題ありません。

ただし、時間は貴重であり、早めに折り返す心がけは重要です。基本的には、電話があった当日に連絡するのがマナーといわれています。電話する時間は、連絡先の企業が営業している間です。電話がつながった時は、最初に氏名や学校名を伝えます。

また、採用担当者が電話に出られるとは限らないため、電話を折り返すことになった理由も説明する必要があります。その際、謝罪の言葉も忘れてはいけません。これらのマナーを守れば、電話を折り返したことが採用選考で問題視される心配はないと考えられます。

さまざまなケースでの対応方法

採用選考に関する電話は、合否の結果によって対応方法が変わってきます。選考結果に応じて電話の受け方を変えられると、通話時の印象をよくするのに有効です。以下では、さまざまなケースに適した電話対応の方法をご紹介します。

採用時の受け方

選考結果が採用であった場合、感謝の言葉を伝えるとともに、雇用条件や最終的な返事の期日を確認しておくことが大切です。電話で採用と知らされた時、すぐに感謝の言葉を伝えると、礼儀正しい印象を与えるのに効果があります。内定通知に応じる意思がある場合、雇用条件や返事の期日を確認しておくと後々のトラブルを避けやすくなります。

対応方法の具体例を挙げると、次の通りです。

就活生：はい、〇〇です。
採用担当者：△△会社人事部の◇◇です。採用選考の件で連絡いたしました。お時間は、よろしいでしょうか？
就活生：はい、問題ありません。
採用担当者：選考の結果、弊社は☐☐さんを採用したいと考えております。
就活生：ありがとうございます。ぜひ、御社に入社させていただければと思います。差し支えなければ、今後の流れについて教えていただけますでしょうか？
（採用担当者の説明）

採用担当者から雇用条件の概要や最終的な返事の期日に関する説明を受けたら、改めて感謝の気持ちを伝えて通話を終了します。

不採用であった時

選考結果が不採用であっても、節度ある電話対応は不可欠です。

以下に、具体的な応対例を示します。

（最初の挨拶）
採用担当者：選考の結果、残念ながら☐☐さんを採用することは難しいと判断いたしました。ご希望に添えず、申し訳ありません。
就活生：承知いたしました。お忙しいなか採用を検討していただき、感謝いたします。また、わざわざお電話くださり、ありがとうございました。

この後、就活を応援していると伝えられた際は、改めて感謝を述べてから通話を終えます。また、他社に就職しても仕事で取引する可能性があるため、最後に「ご縁があれば、よろしくお願いします」と伝えることも望まれます。

内定を辞退する場合

内定を辞退する場合も、電話を頂戴したことに対する感謝の言葉は必須です。また、採用通知は断りにくく感じられますが、後々のトラブルを避けるために辞退の意思ははっきり伝える必要があります。

内定の断り方としては、以下の例が挙げられます。

（最初の挨拶）
採用担当者：選考の結果、弊社は☐☐さんを採用したいと考えております。
就活生：ありがとうございます。ただ、自分の適性などを考え、別の企業とのご縁を感じております。大変に恐縮ではありますが、内定は辞退させていただければ幸いに思います。せっかくお電話いただいたのに、ご期待に添えず申し訳ありません。採用に向けて尽力していただき、ありがとうございました。

最後は、「また、私から内定辞退を伝えなければいけないところ、ご報告が遅くなり申し訳ありませんでした」と謝罪の気持ちを述べ、言葉を締めくくります。なお、いずれのケースでも採用担当者は忙しいなか電話しているため、必要な要件を済ませたら速やかに会話を終えるのがマナーです。

内定辞退で知っておきたい法律知識

就活生が内定辞退した場合、企業によっては納得しない可能性があります。その際、法律知識を知っているとトラブルを避けやすくなるでしょう。以下では、内定に関する法的見解や内定辞退の理由を聞かれた時の対応方法をご紹介します。

内定に関する法的見解

一般的に内定は、非公開の形で採用や昇進が決まることを意味します。ただし、法的な見解によれば、企業が求職者に雇用する旨を伝えた段階では、まだ内定は成立しません。内定を通知された求職者が入社の意思を示し、双方で合意すると、当事者の間で採用が決まります。

企業と求職者の間で内定が決定すると、労使間の労働契約が成立し、法的な拘束力が生じるといわれています。内定成立に伴い発生する法的拘束力は、「始期付解約権留保付労働契約」です。また、内定通知の有効期間は一律でなく、多くの企業では数日から数週間といわれています。求職者が内定を留保した場合、企業が定めた有効期間を過ぎると内定通知の効力は失われます。

求職者が内定に合意しない場合、また内定通知が期限を過ぎると法的拘束力は無効になるため、法的に内定辞退は可能です。法律上、内定辞退は「労働契約の解約権の行使」にあたり、辞退の申入れから2週間で雇用は終了すると定められています。

辞退の理由を聞かれた時

企業から内定辞退の理由を聞かれた時、必要以上に細かく伝える必要はないといわれています。ただし、「一身上の都合により」で済ますと、印象はよくないでしょう。マナーとして、内定辞退の理由を正直に話す姿勢は大切です。電話に苦手意識があり上手に説明する自信がない場合、事前に文章を用意しておくと、落ち着いて話しやすくなるでしょう。

なお、企業によっては、辞退の理由を詳しく聞きたいと面談を求めるケースがあります。多くの場合、今後の採用活動に活かすことが目的であり強制ではないため、気が進まなければ断っても問題ありません。