【ビジネス向け】留守番電話のメッセージ例文集

企業が営業時間外の電話に対応する際、留守番電話アナウンスは信頼感を損なわずに用件をスムーズに受け取り、ビジネスチャンスの損失を防ぐ上で不可欠です。本記事では、ビジネスシーンで活用できる留守電アナウンスの例文を中心に、設定のポイントや対応の選択肢についてご紹介します。とくに、年末年始やお盆などの長期休暇前は留守電の設定が必要になる場面も多いため、準備のタイミングとしても最適です。また、営業時間外でも緊急の問い合わせに柔軟に対応したい企業様には、弊社・電話代行サービス株式会社の電話代行サービスもご検討ください。留守電と併用することで、さらなる機会損失の防止や顧客満足度の向上にもつながります。

【関連記事はこちら】
>>営業時間外の電話対応はどうする？

留守電アナウンスの基本とメリット

営業時間外や社員が不在の際でも、企業の信頼感を損なわずに着信に対応できる手段として有効なのが「留守電アナウンス」です。簡単な案内メッセージを設定しておくだけでも、取引先や顧客に安心感を与えることができ、結果的にビジネスチャンスを逃さずに済むこともあります。ここでは、留守電アナウンスの基本的な設定方法と導入によるメリットをご紹介します。

留守電アナウンスの設定方法

設定方法は、大別すると自分で音声案内を入れるか専門業者に依頼するかの2種類です。自分で音声案内を入れる場合、着信時にオリジナルのアナウンスを流せます。明るい声で話せば、好感度アップにつながると期待できます。ただし、周りの音が入りやすいため、静かな環境での作業が必要です。専門業者に依頼すると、余計な音が入る心配はありません。電話機に対応した音声形式で、聞き取りやすいアナウンスを設定してもらえます。

ただし、依頼料をはじめ諸々の経費がかかります。オリジナリティやコスト削減を重視するなら自分で設定する方法が、クリアで聞き取りやすい音声を求めるなら専門業者への依頼がおすすめです。

留守電アナウンスのメリット

留守電アナウンスを設定する最大のメリットは、営業時間外の連絡に柔軟に対応できる点です。取引先や顧客が必ずしも営業時間内に電話できるとは限らず、夜間や週末に連絡が入ることも少なくありません。そうした時、あらかじめアナウンスを流しておけば、相手は安心してメッセージを残すことができ、翌営業日以降に迅速に対応することが可能です。

また、留守電を活用すれば、営業時間外の電話対応のために社員が職場に残る必要がなくなります。これにより無駄な残業を減らすことができるため、従業員の負担軽減や業務効率の向上にもつながります。働き方改革やワークライフバランスの観点からも、合理的な対応策といえるでしょう。さらに、いたずら電話や間違い電話といった、本来対応する必要のない電話への対策にも効果があります。

とくに「この通話は録音されます」といった案内を含めれば、不審な電話を抑止する効果も期待でき、社員のストレス軽減にも寄与します。こうした観点からも、留守電アナウンスは企業にとって手軽で実用的な対策の一つです。

留守電アナウンスの例文

ビジネス向けの留守電アナウンスは、企業名・店舗名もしくは感謝の言葉から始める流れが基本的です。また、電話対応する状況によって、音声案内の表現は変わってきます。以下では、シーン別に留守電アナウンスの例文をご紹介します。

営業時間外のアナウンス

営業時間外のアナウンスは、通常の業務日時に関する案内が不可欠です。

退席時のアナウンス

勤務中に席を離れる時、直通電話のアナウンスは個人名の通知も必要です。

長期休暇のアナウンス

長期休暇のアナウンスでは、休業期間の通知が欠かせません。

臨時休業のアナウンス

臨時休業のアナウンスでは、通常とは異なる状況であることを明確にし、再開時期や代替手段などを伝えることが重要です。

その他のアナウンス

その他の状況に対応する例文もご紹介します。

以上のように案内すれば、各シーンの必須要素は伝えられるでしょう。ただし、機械的なアナウンスは味気なく思われる場合もあります。営業時間外の対応にも人手をかけたい時は、電話代行を活用するとオペレーターが親切・丁寧に応答する体制を実現できます。

留守電アナウンスの設定のコツとポイント

留守電アナウンスを設定する際には、伝えるべき情報を簡潔かつ漏れなく盛り込むことが重要です。ビジネスシーンにおいては、とくに信頼感のある対応が求められます。ここでは、実際に留守電アナウンスを設定する際のポイントを解説します。まず、アナウンスには企業名や店舗名、営業日、営業時間を明確に伝えることが基本です。代表番号で着信を受ける場合はもちろん、部署直通や個人直通の番号で対応する場合には、部署名や担当者名も含めるようにしましょう。

また、電話をかけてくれた相手に対して感謝の言葉を添えることで、丁寧で印象の良い対応になります。そのうえで、「発信音の後にご用件をお話しください」など、メッセージを残してもらうための案内を忘れずに入れましょう。これにより、後からの対応がスムーズになり、機会損失を防ぐことにもつながります。

ただし、内容を盛り込みすぎてしまうと、アナウンスが長くなり、途中で電話を切られてしまう恐れがあります。音声案内の時間は10～30秒程度に収めるのが理想です。さらに、業種ごとの特性に応じた配慮も必要です。

たとえば、医療関係では緊急連絡先の案内を追加したり、サービス業では「予約を留守電で受け付けている」旨を明記したりすることで、利用者の不安を減らせます。BtoBの企業であれば、担当者から折り返し連絡することを約束する一言があると、信頼性が高まります。留守電アナウンスは、企業の第一印象を左右する要素の一つです。業種や対応の内容に応じて、最適な文言を選び、丁寧に設定することが大切です。

留守電だけでは不安？電話代行でビジネス強化！

留守電アナウンスは営業時間外の対応手段として有効ですが、すべての電話に対して十分な対応ができるとは限りません。とくに急ぎの案件や、メッセージを残さない発信者に対しては、対応の遅れが機会損失につながることもあります。また、担当者が外出中や会議中など不在の時間帯が多い企業では、電話対応の抜け漏れが顧客満足度の低下につながる恐れもあるでしょう。

こうした課題を解決する手段として、有効なのが電話代行サービスの活用です。プロのオペレーターが貴社の代わりに電話応対を行うことで、営業時間外や担当者不在時の対応も万全な体制を整えられます。弊社、電話代行サービス株式会社では、24時間365日の対応や、必要なタイミングだけ電話を転送できる柔軟な運用が可能です。

たとえば、急な外出時や昼休憩中だけ転送設定を行うことで、社員の業務負担を増やすことなく、確実な顧客対応を実現できます。電話応対の品質を保ちながらも、社内の業務効率や顧客満足度を高めたいとお考えであれば、ぜひ弊社の電話代行サービスをご検討ください。ビジネスチャンスを逃さず、信頼性の高い企業対応をサポートいたします。

Tweet

Pocket

The following two tabs change content below.

• この記事を書いた人
• 最新の記事

電話代行サービス株式会社広報部

電話代行サービス株式会社では、電話応対のアウトソーシングを検討している方向けに、電話代行やビジネスに関する情報を発信していきます。 電話代行について相談する

最新記事 by 電話代行サービス株式会社広報部 (全て見る)

• BPO電話業務サービスに強い！おすすめ電話代行サービス8社比較 - 2025年8月20日
• 【2025年版】札幌の電話代行サービスおすすめ比較5選 - 2025年8月18日
• 【2025年版】沖縄の電話代行サービスおすすめ比較6選 - 2025年8月15日