勘定科目を決める時の注意点やポイント

電話代行会社に支払う勘定科目はどうすればよい？

更新日：2024.10.21業界関連情報

会社で電話代行を依頼したら、利用料金をどの勘定科目に分類するか考える必要があります。あらかじめ職場で指定されていない場合、どう決めるか迷う方もいらっしゃるかもしれません。いろいろな方が業務を担当する可能性があるなら、スムーズに作業できる勘定科目の設定が望ましいといえます。そこで今回は、勘定科目の主な種類や必要性をふまえつつ、決め方の注意点やポイントをご紹介します。

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1 勘定科目はどう決めるか？
- 1.1 勘定科目の主な種類
- 1.2 勘定科目は自由に決められる
2 勘定科目の必要性
- 2.1 職場のお金の出入りはさまざま
- 2.2 勘定科目を適切に記載するメリット
3 注意点やポイント
4 電話代行会社に支払う勘定科目
- 4.1 社内の電話代関連は通信費
- 4.2 電話代行会社に支払うなら外注費

勘定科目はどう決めるか？

勘定科目とは、会社のお金が出入りした際に、経理上の仕分けで使われる分類項目の名称です。お金の動きに合わせ適切に勘定科目を当てはめるには、まず勘定科目にどんな種類があるかを把握しておく必要があります。

勘定科目の主な種類

勘定科目の種類は、大きく分けると「資産」「負債」「純資産」「収益」「費用」の5つです。「資産」としては、現金・預金や手形、また有形・無形の固定資産が挙げられます。「負債」は、買掛金や借入金を含めた返済義務のある現金や物です。「純資産」には、事業の元手となる資本金をはじめ資本準備金、資本剰余金や元入金が該当します。

「収益」として処理される項目は、商品やサービスの提供により得られる売上および受取利息・受取配当金といった営業外の収入です。「費用」には、売上原価や販売管理費があります。通常、外部業者に社内業務を委託した際の外注費は費用のうち販売管理費に含まれます。そのため、電話代行会社に支払う勘定科目は外注費で処理するケースが一般的です。

勘定科目は自由に決められる

電話代行を利用すると、たいていは費用が「外注費」に分類されます。ただ、どこの職場でも同じというわけではありません。外注費と記載するのに不都合がある場合は、職場の事情に合わせて自由に項目を変更できます。現在、勘定科目に関して法律上の規定はないためです。

例えば、利用内容が曖昧だと感じる時は、より具体的に費用の内訳が示せる勘定科目を設定しても問題ありません。ただ、安易に設定すると、逆に分かりにくくなる可能性があります。自分で新たな勘定科目を考えるとなれば。多少なりとも時間はかかると考えられます。あえて新規の勘定科目を設定するかは、慎重に検討したほうがよいでしょう。

勘定科目の必要性

勘定科目を決める作業は、面倒に感じている方も少なくありません。ただ、会社の経営状態を正しく把握するうえで、勘定科目の設定は大切です。

職場のお金の出入りはさまざま

職場では、日々さまざまな項目のお金が出入りしています。1カ月における収支の動きを見るだけでも、その内訳は多種多様です。従業員に対しては給与や交通費が発生し、預金や債務があれば利子・利息がつきます。商材の仕入れには経費がかかり、商品が売れたら利益となります。

電話代行の月々の利用料金も、職場で出入りする費用のひとつです。帳簿を細々とつけるのが面倒な場合も、作業を怠れば会社の予算がどんな用途で使われているか分かりにくくなる恐れがあります。リスクを防ぐには、勘定科目の具体的な記載が不可欠です。

勘定科目を適切に記載するメリット

勘定科目を適切に記載すると、職場で使われている予算の動きが見やすくなるメリットがあります。電話代行の利用料金を示しておくと、このサービスを活用する前から収支がどれくらい変化したか比較できます。電話代行の導入により出費は増えると考えられますが、その分だけ収入が減るわけではありません。

電話応対を外部業者に任せることで職場の生産性が上がれば、増収につながります。電話代行を利用してから売上が伸びていたら、その予算は有意義に使われたと判断できるでしょう。会社の資金繰りが厳しくなり出費を抑える必要があっても、どの予算が有効活用されているか明確に分かれば、会社に利益をもたらす経費を無闇に削らずに済みます。勘定科目の適切な記載は、限られた予算をどの用途に投入すれば無駄なく使えるか、検討するうえで役立つと考えられるわけです。

注意点やポイント

勘定科目は自由に決めても法律的には問題ありませんが、会社のルールには従う必要があります。勘定科目を決めると簡単には変更できないため、自分で新たに設定する場合は分かりやすさも大切です。

会社のルールに従う

勘定科目は、企業ごとに異なる場合があります。すでに職場でルールを定めている場合には、それに沿って勘定科目を決めましょう。とくに注意したいのは、ひとつの勘定科目の使われ方が職場によって違うケースです。転職した際、これまで働いていた職場と勘定科目が一緒でも、内容が同じとは限りません。例えば、一般的に文房具の購入費は消耗品費に分類されますが、備品として扱われる職場も見られます。職場を移った時には、勘定科目が以前と異なっていないか、十分に気をつけましょう。

勘定科目を設定したら継続利用

一度、勘定科目を設定したら、その後は経理作業の混乱を避けるため継続的に利用するのが通例です。企業によって勘定科目の内容が異なることは珍しくありませんが、ひとつの職場で使い方が何度も変わると混乱を招きます。そのため、職場が同じなら勘定科目の内容は基本的に変更されません。新たに勘定科目を決める必要が生じた場合には、継続利用を前提として適切な名称を考えることが求められます。

分かりやすさが大切

経理作業をスムーズに進めるため、勘定科目を新規に設定する際には分かりやすさが大切です。この点を考慮し、多くの会社では一般的な名称が選ばれています。職場にもよりますが、経理業務は常に1人で担当するとは限らないでしょう。新たに考えた勘定科目が何を指しているか理解しにくいと、他の方が作業する時に頭を悩ませ無駄に手間取るかもしれません。誰が担当しても滞りなく作業するには分かりやすさが重要であり、一般的な名称がおすすめと考えられています。

電話代行会社に支払う勘定科目

通常、電話代行への支払いに対して使われる勘定科目は「費用」のうちの「外注費」です。もちろん、会社によって違いがあるため、どこに含まれるのか気をつけましょう。

社内の電話代関連は通信費

電話代行を申し込んだ後も、社内で電話やインターネットを利用する機会はあります。その場合、電話代関連の勘定科目は一般的に「通信費」です。通信費には、社内の固定電話と携帯電話、ならびにインターネットの通信料に関わる支払いが含まれます。

切手代とテレビの受診料も、この勘定科目に該当する項目です。通信費の内訳は、基本的にこの4種類と考えて問題ありません。間違えやすい項目は、電話機・コピー機の購入費・リース代、切手不要のハガキ・便箋・封筒、収入印紙や電報にかかった出費です。収入印紙は「租税公課」、祝電やお悔やみは「接待交際費」か「福利厚生費」、その他は「消耗品費」や「リース代」で計上します。それぞれ勘定科目をはっきり区別しておくと、混同を避けられるでしょう。