ビジネスフォンが利用される理由とは

なぜ必要？ビジネスフォン

更新日：2023.04.06業界関連情報

企業に置く電話は、家庭用の電話よりもビジネスフォンを選んだほうが便利です。家庭用の電話を事務所に置くと多くの回線が必要になります。また、遠くにいる方に転送することもできません。しかし、ビジネスフォンを導入すれば、少ない回線で多くの電話機を設置でき、さまざまな機能を使用できます。会社に電話を置くなら、ぜひビジネスフォンを検討してみて下さい。こちらでは、ビジネスフォンを使うメリットや人気の機種についてご紹介します。

1 ビジネスフォンが利用される理由
2 ビジネスフォンを導入するメリット
3 中古購入やリース契約もおすすめ
4 人気のビジネスフォンの機種は？

ビジネスフォンが利用される理由

ビジネスフォンと一般的な電話では、作りが大きく異なっています。一般的な電話は1外線で使用するため、電話機が何台あってもどれかの電話を使っていれば発着信できません。一方、ビジネスフォンは複数の外線と内線を共有できます。内線と外線を制御する主装置と複数の端末機から構成されており、容量の大きいものであれば、数百台の端末を制御可能です。

会社で家庭用の一般的な電話を使うこともできますが、会社の規模によってはデメリットが大きくなります。ひとつは料金の問題です。一般的な電話だと他部署に連絡する際に内戦回しができず、外線を使用することになります。すると、同じ社内にいても通話料金がかかってしまうのです。また、着信の問題もあります。家庭用の電話は1台しか設置できないため、電話機から離れた場所にいる時は気づけないおそれがあります。大切な連絡が入った時に電話を取れなければ、ビジネスチャンスを逃しかねません。

さらに移動の問題もあります。電話を受けた方以外に用がある場合は、担当者が電話のところまで来なければなりません。時間のロスにつながります。しかし、ビジネスフォンを使えば、これらの解決が可能です。企業では、効率良く業務を行うために、ビジネスフォンを採用するケースが多くなります。

ビジネスフォンを導入するメリット

ビジネスフォンにはさまざまなメリットがあります。

少ない電話回線と番号を共有できる

ビジネスフォンの大きなメリットは、電話回線や電話番号が少なくても、多くの電話機で共有できることです。家庭用の電話をオフィスに置く場合、社員数分の電話機と電話回線が必要になります。しかし、電話回線の数だけ電話番号は異なるため、全員で同じ電話番号を使うことはできません。

人数分の番号と回線を用意したとしても、全員が一斉に使用する機会は滅多になく、費用が無駄になる可能性が高くなります。ビジネスフォンを導入すれば1回線でも複数の電話機で発着信ができるため、費用の削減に役立ちます。

業務効率が上がる

ビジネスフォンはひとつのシステムで同時通話が可能であるため、電話をかけてきた相手を待たせる心配がありません。通話中で電話がなかなかつながらないと、お客様や取引先の心象を悪くしてしまうおそれがあります。また、折り返し電話をする時間や労力がかかるのも問題です。

しかし、ビジネスフォンを導入すれば、多くの電話機で着信できるため、電話をかけてきた方を待たせる心配がありません。折り返しの手間もなくなり、業務を効率化できます。さらに、社員同士の連絡に内線を使えば、スムーズなやり取りができます。

担当者が近くにいなくても対応できる

ビジネスフォンであれば、担当者が近くにいなくても電話をつなぐことが可能です。移動の必要がないため、その分時間を別の業務に使えます。さらに、クラウド型ビジネスフォンの場合は、社内にかかってきた電話を社外に転送できます。電話対応にかかる時間を削減したい場合に最適です。

中古購入やリース契約もおすすめ

ビジネスフォンは自社で新規購入する以外にも、中古購入やリース契約といった方法もあります。ビジネスフォンは中古購入が可能です。新品のビジネスフォンを購入すると、主装置約20万円に加えて、電話機1台につき3～4万円がかかります。さらに工事費用もかかるため、導入には多額の費用がかかってしまいます。しかし、中古を購入すれば大幅なコスト削減が可能です。工事費を節約することはできませんが、機器の購入費を大きく減らせるため、導入コストが3分の1から10分の1に抑えられるのです。

中古だと故障しやすかったり、理想に合ったものが見つからなかったりするのではないかと考える方もいらっしゃるかもしれません。しかし、ビジネスフォンはリースアップやリプレースが盛んであるため、状態の良いものも中古市場に多く並んでいます。また、ビジネスフォンは故障しにくいため、中古であっても長く使えるケースが多くなります。費用を抑えたい場合は、中古商品を検討してみましょう。

ただし、あまり古い機種を選んでしまうと、故障しても修理できないおそれがあります。また、中古ビジネスフォンは購入時にセットになっている電話機を使うのが一般的であるため、新たに電話機を追加するのは難しくなります。中古を購入する際は、これらの点にご注意下さい。

リース契約も可能です。リースとは、リース会社にビジネスフォンを新品購入してもらい、月額料金を払って借りるシステムです。リース契約には、初期費用を抑えられることや税金の支払い義務がないこと、利用料金が一定であるといったメリットがあります。さらに、トラブルが起こった際の保証も付いている点も魅力です。新品でビジネスフォンを購入すると高額になるため、多くの企業ではリース契約をしています。

料金はリース会社によって変わりますが、目安は3台セットなら月に9,000円ほど、10台セットなら月に10,000円ほどです。料金には幅があるため、リース契約をする際は、複数の会社に見積もりを依頼して選ぶことをおすすめします。

リース契約のメリットには、料金を全額経費として計上できることもあります。購入する場合と異なり、減価償却や固定資産税のための仕分けが必要ありません。会計手続きの負担も軽減可能です。コストや手間を抑えたい場合は、ぜひリース契約を検討してみて下さい。