電話嫌いの若者の離職防止策として電話代行を活用

Q: 電話嫌いによる離職の防止策

１. 着信対応への不安を和らげる ２. 電話対応の時間帯を決める ３. サポート体制を整える

更新日：2024.06.21電話代行

最近、若者の電話嫌いは、会社を辞める理由のひとつになっています。具体的には、電話に不慣れで着信対応が負担になり、離職するケースなどが見られます。そんな事態を避けるには、離職防止策を講じる必要があるでしょう。電話対応に伴う業務負担やストレスを減らすなら、電話代行の活用はおすすめです。そこで今回は、若者が電話を嫌う理由について解説し、電話嫌いによる辞職の防止策や電話代行を活用した時のメリットをご紹介します。

1 若者が電話を嫌う理由
2 電話嫌いによる離職の防止策
3 電話代行を活用した時のメリット
- 3.1 業務効率の向上
- 3.2 従業員のストレス減少
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若者が電話を嫌う理由

若者が電話を嫌う理由については、電話をかける機会が少ない・相手の都合が気になるなどの意見が主流です。

電話をかける機会が少ない

電話をかける機会が少ないとの指摘は、若者の電話嫌いの原因として多く聞かれる意見です。最近は通信機器が発達し、仕事や私用の連絡手段に電話以外のツールが使われるケースは増えました。その影響もあり、多くの若者は、以前に比べて電話をかける機会が減ったと見られています。

このような背景のもと、若年層の間では電話への苦手意識が強まり、電話嫌いが増えたと指摘されています。ビジネスの場も同様であり、電話する機会が少なく受答えに慣れていないため、若手が着信対応を避けるケースは少なくない状況です。

相手の都合が気になる

相手の都合が気になるとの意見も、よく若者が電話を嫌う理由の代表例に挙げられています。従来、自分が電話をかける時は、通話前に相手の状況を確認できませんでした。それでも、電話以外に連絡手段がなく、早朝や夜間を避けて連絡するケースが多かったといえます。

一方、現在はメールやSNSで相手の状況を事前確認することが可能です。その後、差し支えなければ電話を入れ、場合によってはSNSで済ませるケースがあります。このような状況も、若者の電話離れや電話嫌いを招いていると見られています。

考えを整理してから話せない

考えを整理してから話せないとの不満は、仕事関係で多く聞かれる若者の電話嫌いの理由です。普段、電話で家族や友人と世間話する時は、話の構成や転嫁を気にせず気軽に会話しているでしょう。それに対し、お客様や取引先から問合せがあった場合、適切に回答する必要があります。

さらに、相手が急いでいる場合、ゆっくり回答内容を検討する余裕はありません。仕事上の電話対応ではスムーズな受答えも大切になるため、自分の考えを整理して話せず電話を嫌いになる場合があるといわれています。

仕事や作業の妨げになる

公私を問わず聞かれる電話嫌いの理由は、仕事や作業の妨げになるとの声です。最近は、SNSなどで状況確認してから電話することも可能ですが、事前確認なしに連絡が入る場合もあります。仕事や家事を進めている時に着信があると、作業を止める必要が出てくるでしょう。時間に余裕があれば問題なくても、タイミングが悪いと、ストレスに感じる可能性があります。人によっては、作業を中断されるストレスが原因となり、電話を嫌いになるケースもあると指摘されています。

通話内容が文字に残らない

通話内容が文字に残らないとの意見は、作業効率の悪さを問題視した電話嫌いの理由のひとつです。通常、電話の通話内容は、音声データとして録音できます。とはいえ、通話時の音声は、基本的に文字記録として残りません。テキストデータで保存するには、音声データなどをもとに、パソコン入力する必要があります。電話はメールやSNSと異なり送信内容やメッセージが文章で残らず、不便に感じる部分があります。通話内容は改めて文章にする手間がかかり効率的でなく、若者が嫌いになる理由のひとつに挙げられています。

以上のように、若者の電話嫌いの理由は多様なケースが知られており、さまざまな原因が影響していると考えられます。

電話嫌いによる離職の防止策

電話嫌いを理由とした若者の離職を防ぐには、着信対応への不安を和らげるといった方法が有効でしょう。

着信対応への不安を和らげる

若手の従業員が電話を苦手に感じている場合、着信対応への不安を和らげれば、離職を防ぎやすくなると考えられます。電話に苦手意識のある若者は、必ずしも電話自体を嫌っているわけでなく、マナーに不安を感じているとの声も聞かれます。実際、とくに電話のかけ方・受け方を問われない友人との電話なら、楽しく会話するケースは珍しくありません。

電話のマナーに不安を抱いている場合は、着信対応の手順や言葉遣いを丁寧に指導すれば、苦手意識の克服につながるでしょう。口頭説明だけで理解を得られない時は、動画マニュアルや実践方式で研修する方法が効果的です。電話のマナーに不安がある若者については、きちんと基本マナーを身につけてもらえば、電話嫌いで離職する事態は起きにくくなると期待できます。

電話対応の時間帯を決める

若手の従業員が社内での電話対応を面倒に感じている場合、離職を防ぐには、応対する時間帯を決めておく方法が効果的です。昨今、ビジネスの場では、不要な電話により仕事を妨げられるとの声が増えてきました。若手も、勤務中に着信対応で作業が止まると、不満を感じて離職を考えるケースが見られます。

このような場合、社内で電話対応する時間帯を決める方法は、着信時に仕事が中断する問題を防ぐのに有効です。特定の時間以外に着信を受ける必要がなくなれば、業務効率は上がるでしょう。電話対応の手間が減少して仕事が進みやすくなれば、若手の不満感は薄れ、電話嫌いの解消につながると考えられます。

サポート体制を整える

若手が電話対応にストレスを抱えている場合、サポート体制を整えることも、問題解決に効果のある方法です。仕事上の電話対応に伴うストレスは、マナーに関する不安感や面倒な着信対応への不満だけとは限りません。迷惑電話や不当なクレームも、従業員が精神的にダメージを受ける原因として、問題視されています。さまざまな理由から若手が電話対応に負担を感じている場合、社内でメンタル面をケアすることは大切です。具体的には、先輩や上司が話を聞くほか、専門家がカウンセリングする方法もあります。

これらの対策で電話対応に伴う若手のストレスが軽減すれば、離職を防ぐのに役立つでしょう。

電話代行を活用した時のメリット

企業が電話代行を活用した時のメリットは、業務効率の向上や従業員のストレス減少につながるところです。

業務効率の向上

業務効率の向上は、電話代行の活用が企業にもたらす大きなメリットです。社内で電話代行を導入すると、着信時の一次対応は代行会社に一任できます。就業中に電話がかかってきた時、従業員が着信を受けずに済むと、作業の手を止める必要はなくなります。着信があっても電話を受ける手間が省かれ、通常通り仕事を継続できれば、業務効率は上がるでしょう。若手も各々の作業に専念しやすくなり、就労環境が快適に感じられた場合、離職を考えにくくなると期待できます。

従業員のストレス減少

企業が従業員のストレスを減少できる点も、電話代行を活用した時に得られる主なメリットです。電話代行は、最初にオペレーターが電話の用件を確認し、必要があれば担当者へ連絡する仕組みになっています。通常、企業から要望がなければ、迷惑電話や間違い電話は通知しません。そのため、従業員は仕事と無関係の電話に対応する面倒から解放されます。また、不当なクレームに振り回される心配もなく、電話に不慣れな若手も、安心して働きやすくなると見込めます。

以上のように、企業で電話代行を活用すると、着信対応に伴う手間やストレスを減らすことが可能です。若手に電話の応対業務を無理強いせずに済むと考えられるため、電話嫌いによる離職を防ぐ方法としておすすめできます。