在宅勤務時に覚えておきたい電話対応のマナー

2021.09.09 更新日:2021.08.31電話代行

在宅勤務時の電話対応は、職場で電話を受ける場合と勝手が異なります。しっかりとマナーを覚えておかなければ、自分だけでなく、職場や家族へ迷惑がかかってしまうかもしれません。在宅勤務中の電話対応を円滑化するために、何に気をつけたらよいかを確かめておきましょう。そこで今回は、在宅勤務時に覚えておきたい電話対応のマナーや注意したいポイントをご紹介します

電話でPCの情報を問合せする男性

在宅勤務で心がけたいマナー

在宅勤務する際、職場関係者や社外への連絡は会社の業務時間中に済ませるのが基本マナーです。家族と一緒に暮らしている場合は、通話しやすい場所を選ぶ必要もあります。

業務連絡は就業時間中に

会社内外への電話やメールは、マナーとして会社の業務時間に合わせた連絡を心がけるのが基本です。
自分が在宅勤務している時、職場の同僚や取引先が同じスケジュールで仕事しているとは限りません。どんな用件であっても、こちらの都合で連絡を入れると相手に迷惑をかける恐れがあります。
とくに早朝や夜遅くの連絡は、マナー違反です。この点は、通常通りに勤務している場合と変わりません。自宅で働いているからと、時間帯を考慮せず安易に連絡するのは控える必要があります。
配慮の欠けた電話やメールは不快に思われる可能性もあります。トラブルを避けるうえでは、会社の業務時間中の連絡を心がける意識が大切です。

通話場所は静かな環境を選択

家族と一緒に暮らしている自宅で在宅勤務する場合、通話場所は静かな環境を選ぶことが望まれます。
仕事関係の電話対応は、私用で電話するより重要性が高いと思われるかもしれません。それでも家族がテレビを楽しんでいる横で遠慮なく通話すれば、うるさく感じられても仕方ないでしょう。
また、テレビや家事の音が電話口から伝わると、こちらの声は通話相手に聞こえにくくなると考えられます。ただ生活音が騒がしいからと家族の行動に注文をつければ、家庭内の空気を悪くする恐れがあります。
家族との関係を悪化させずスムーズに通話するには、自宅でも静かな場所に移動してから電話する姿勢が大切です。

訪問者があった時は

通話中に訪問者があった時は、一度、電話を切るのが適切です。通話を終える際には謝罪の言葉を添え、改めてかけ直すとよいでしょう。
自宅には、知人が訪れるだけでなく宅配便も届けられます。訪問者の都合を考えるなら、業務上の電話をかけていても長々と待たせるのは好ましいとはいえません。
この場合、電話と訪問者のいずれも大切ですが、訪問者のほうが急いでいると考えられます。電話はすぐに折り返せるので、訪問者より後回しにするほうがよいといわれています。
こちらの都合で電話を切る以上、謝罪の言葉は不可欠です。必ず「申し訳ございません」と伝え、かけ直しても問題ないか確認しましょう。

オンライン商談で押さえたいポイント

在宅勤務時に電話を用いたオンライン商談でとくに押さえておきたいポイントは、普段より明るい声で話す意識です。商談前には準備を整える必要があり、商談中に通話相手の会話を遮るのはマナーに反します。

商談前の準備

商談前に準備を整えておきたいのは、すぐにメモを取れる態勢とトークスクリプトの2つです
電話によるオンライン商談は、たいてい商談相手の姿が見えません。直接に対面するより視覚情報が少ない分だけ通話内容は記憶に残りにくい傾向があります。後々のトラブルを防ぐにはメモの用意が必須です。
電話口ではこちらの姿も見えないため、対面式より商品情報をアピールしにくいとの声もよく聞かれます。不慣れなオンライン方式でも、トークスクリプトがあるとスムーズに商品案内するのに役立ちます。
ビデオ通話を活用する場合、アクセス環境によっては通話中に接続が途切れるかもしれません。この意味でも、商談を円滑に進めるうえでメモとトークスクリプトは有効なアイテムと考えられます。

通話中の話し方

通話中の話し方は、電話の特性をふまえ普段より声を明るく出す意識が重要です
基本的に電話では、自分の声がそのまま受信先に送られるわけではありません。一旦、機械で似ている声に変換されてから送信される影響で、本来より低くなる特徴があります。
声の音程が低いと、会話の内容は聞き取りにくくなりがちです。商談相手に普段より暗いと思われた場合、こちらが意図しなくても印象を悪くするリスクが伴います。
大切な商談で電話越しに好印象を抱いてもらうには、日常会話より1トーンほど声を明るくすると効果的です。どれくらいのトーンがよいか確認したい時は、自分で録音した声を聞く方法などがあります。

商談中の注意点

商談中は、通話相手の会話を途中で遮らない注意が必要です。こちらが一方的に話すと、マナー違反になります。
お互いに顔の見えない電話では、それぞれの気持ちを理解するうえで声が頼りです。会話を遮ると商談を成功させるのは難しくなると考えられるため、通話相手の話は最後まで聞き続ける姿勢が求められます。
商談では双方に話したい内容があり、こちらばかり話すと不快に思われる可能性は高くなります。スムーズに会話を進めるには、タイミングを考えながら会話を切り出す配慮が欠かせません。
ビデオ通話の場合、通常、あらかじめカメラやマイクを調整しておくのもマナーです。また通話相手の会話を妨げないため、こちらが話し終えたらマイクはミュートにしておきましょう。

在宅での電話対応が難しい時は

在宅勤務しながら電話対応するのが難しい時は、電話代行の活用がおすすめです

家族への気兼ねが不要

在宅勤務時に電話代行を活用すると、家族に気兼ねしながら通話する必要はありません
仕事に関わる電話の着信対応を電話代行に任せると、基本的に自宅で在宅勤務中に電話を受ける必要がなくなります。家族と一緒に暮らしている場合、通話の声がうるさく思われていないか気にせずに済みます。
通常、電話代行は一通りの着信に対応するシステムです。あらかじめサービスの契約時に要望しておけば、どんな着信があったか1日の終わりに確認できます。
急ぎの用件はすぐ電話やメールで知らせてもらえるため、必要があれば即座に自分で対処できる意味でも安心です。

静かな環境で電話受付

自宅で電話対応せずに済むと、家族が楽しく談笑しているなか仕事関係の着信があっても、会話を控えてもらう事態は避けられます。オペレーターが静かな環境で電話対応すれば、通話相手も話しやすいでしょう。
その意味で、電話代行は家族や通話相手にとってもメリットのあるサービスといえます。

プライバシーの保護にも

電話代行は、使い方によっては在宅勤務時のプライバシーの保護にも効果的です
在宅勤務の際、自宅で電話を受けるとなると個人の電話番号を教える必要が生まれます。仕事だからと誰にでも不用意に知らせると、個人情報の漏洩につながることがあり危険です。
電話代行では、電話番号をレンタルできるサービスがよく知られています。このサービスなら仕事と私用で連絡先の使い分けが可能であり、仕事用の番号に着信があるとオペレーターが対応してくれます。
弊社でも、電話番号をレンタル可能な「全国電話番号 貸出サービス」を行っています。東京や大阪など、さまざまな地域の市外局番を借りられる便利なサービスです。在宅勤務時の負担を軽減しつつスムーズに電話対応できる体制を整えたい時は、ぜひ弊社サービスの活用もご検討ください

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