電話代行を活用して予約を獲得する方法

Q: 電話代行を活用して予約を獲得する方法

予約の電話はいつかかってくるか分からないため、電話が鳴れば通常業務を一旦ストップさせて対応しなくてはなりません。しかし、電話代行に任せておけば電話対応する必要がなくなり、通常業務に集中することができます。また、電話代行のスタッフは研修を受けており、電話対応専門の知識を身につけているので、どんなお客様でも適切な対応を行うことができます。電話が好印象だと、リピート率も高まるため更なる予約に繋がります。

電話代行サービスで予約の取りこぼしをなくそう

更新日：2023.03.23電話代行

「予約を取りこぼしたくないけれど、かかってくる電話全てに対応することは難しい」「予約システムを構築したり、受付専門のスタッフを雇ったりするには、教育する時間とコストがかかる……」現在、予約受付の業務にこういった悩みを抱えている企業が多くいらっしゃいます。そこで、おすすめしたいのが電話代行の利用です。予約受付を専門の業者に代行してもらうことで、予約電話の取りこぼしを防ぐことができ、受付としての質の向上も見込めます。
本記事では、予約受付を代行してくれる電話代行の特徴や活用事例についてご紹介しますので、悩まれている企業は参考にしてみてください。

1 電話代行を活用して予約を獲得
2 予約受付での電話代行の特徴
- 2.1 営業時間外でも予約が取れる
- 2.2 業務やサービスに合わせた受付対応
3 予約受付の悩みを解決できる電話代行
4 業種ごとの電話代行活用事例
- 4.1 学習塾や英会話教室の事例
- 4.2 エステサロンや美容室の活用事例
5 おわりに

電話代行を活用して予約を獲得

予約受付に電話代行を活用するメリットは、通常の業務に集中できること、受付として高品質の対応をお客様に提供できることにあります。予約の電話はいつかかってくるか分からないため、電話が鳴れば通常業務を一旦ストップさせて対応しなくてはなりません。
しかし、電話代行に任せておけば電話対応する必要がなくなり、通常業務に集中することができます。また、電話代行のスタッフは研修を受けており、電話対応専門の知識を身につけているので、どんなお客様でも適切な対応を行うことができます。受付業務は会社の顔ともいわれるほど、集客にはとても影響力があります。

予約受付での電話代行の特徴

予約受付をしてくれる電話代行にはどんな特徴があるのでしょうか。実際に導入した際のメリットを踏まえて見ていきましょう。

営業時間外でも予約が取れる

電話代行には24時間、365日の対応が可能な業者もあります。また、どの時間帯、どの曜日に対応してもらうかを選択することができるので、夜間や休日の予約が多い場合でも予約を取ることができます。365日対応してもらえば、予約の取りこぼしを最大限に防ぐことができます。

業務やサービスに合わせた受付対応

電話代行では、企業様の業種や提供しているサービスに合わせ、スタッフが丁寧な受付対応を行います。お客様と従業員の1人のように話すことができるので、外注していることがバレてしまう心配もありません。

予約受付の悩みを解決できる電話代行

このように、電話代行サービスには様々なメリットがあります。経営している中で、現在抱えている予約受付の悩みを解決できることもあります。例えば、居酒屋などの飲食店で売り上げがいまいち伸びないという悩みの原因に、朝や昼間に営業していないため、その時間にかかってきた電話を取りこぼしてしまい、お客樣を逃してしまうことがあります。
そこで、電話代行を利用して朝や昼間の予約受付が可能になれば、今まで取りこぼしていた分が予約可能になり、利用客が以前よりも増えて売上アップにつながることもあります。

業種ごとの電話代行活用事例

業種や営業形態によって電話代行の活用方法は様々です。業種ごとにどのように活用しているのか、具体的な事例をご紹介します。

学習塾や英会話教室の事例

授業を行っている際や休校日の電話対応の解決方法として、電話代行を利用することがあります。
見学の問い合わせであれば、見学時に必要なものや責任者が空いている日時に見学日を設定し、生徒の出欠の連絡であれば担当の講師に連絡する必要があります。事前にマニュアルをオペレーターに渡すことで、対応内容が1パターンではなくても対応してくれます。