IR受付の負担軽減なら電話代行利用がオススメ

更新日：2024.08.21電話代行

IR（Investor Relations：インベスター　リレーションズ）は、企業が投資家や株主に向け、投資判断で必要になる情報を提供する広報活動のことです。最近の業務内容は広範囲に及び、IR担当者の負担は重いといわれています。株主や投資家から電話がかかってきた時、着信対応を電話代行に任せれば、業務負担の軽減に役立つでしょう。そこで今回は、IRの概要や業務内容を解説し、電話代行を利用するメリットや利用時の注意点についてご紹介します。

※【職種別】電話代行活用についての記事はこちら
総合職が忙しい理由｜電話代行で負担軽減！

IRとは

IRは、企業が投資判断に必要な自社の情報を、株主や投資家に向けて提供する活動です。以下では、具体的な言葉の意味・目的やIR受付の業務についてご紹介します。

IRについて

IRは「Investor Relations」の略であり、「投資家向け広報」とも和訳されている言葉です。従来から、企業がビジネスシーンで正当な評価を得るには、株主や投資家との信頼構築が大切と考えられてきました。また最近は、顧客や地域社会から理解を得ることも重視され始めています。これらの考えのもと、多くの企業では、自社を支援してくれる株主・投資家や顧客の獲得が、各種の情報を広報するIRの主な目的となっています。

IR受付の業務について

IR受付の業務は、株主や投資家に自社の情報を提供する活動の全般です。多くの企業は、IRの活動を進めるなかで株主・投資家や顧客と意見交換し、お互いの理解を深めています。株主や投資家とコミュニケーションを取ることで、信頼関係の構築につなげています。企業がIR活動を展開する時、その窓口となる業務がIR受付です。IR受付は、株主や投資家からの信頼獲得を目指し、投資判断に必要な各種情報を提供しています。

IR担当者の業務内容

IR担当者の業務内容は、IR情報の作成・発信や投資家・アナリストとのコミュニケーションです。以下では、主な業務の具体的な内容をご紹介します。

IR情報の作成・発信

IR情報の作成・発信は、IR担当者が手がける主要な業務です。企業が株主や投資家の信頼を得るには、質問を受けた時、適切に答える必要があります。株主や投資家は最新情報を求めている場合が多く、IR担当者にとって、社内の現状をふまえたリアルタイムの情報を作成することは重要な業務です。同時に、IR担当者は、情報発信する役割も担っています。主な発信内容は、自社の経営状態や業績動向です。

投資家やアナリストとのコミュニケーション

投資家やアナリストとのコミュニケーションも、IR担当者の業務範囲です。企業が自社の理解を深めてもらう際、株主・投資家や地域社会と意見を交わすことは重要と考えられています。そのため、IR担当者は、投資家からの問い合わせやアナリストの取材に応じるケースが多く見られます。

また、コミュニケーションで入手した情報の報告も、重要な業務の一環です。IR担当者は、経営会議の場で、投資家やアナリストの意見を説明する場合もあります。

IR活動の企画・運営

IR活動の企画・運営も、IR担当者が扱う代表的な業務の一つです。通常、具体的なIR活動の企画内容は、IR担当者が考案しています。最近は広報活動の方法が多様化し、それぞれの企業では、従来の方式にこだわらず独自の企画を検討するケースが増えてきました。

また、IR活動の運営業務も、基本的にIR担当者の管轄です。文書で業績を報告する時や決算説明会を開催する場合、資料作成や説明会の準備を進めていきます。このようにIR担当者の業務内容は範囲が広く、負担は大きいといわれています。

IR受付で電話代行を利用するメリット

IR受付で電話代行を利用する大きなメリットは、IR担当者の業務負担を軽減できる点などです。以下では、電話代行の活用がもたらす主なメリットをご紹介します。

IR担当者の負担軽減

IR担当者の業務負担を軽減できるところは、電話代行の利用により得られる大きなメリットです。近年、IR活動の業務範囲は多岐にわたっており、IR担当者には重い負担となっているのが現状です。担当者の過度な業務負担によりIR活動に支障が出る状況は、企業にとっても望ましくありません。

このような場合の改善策として、電話代行は業務負担の軽減に効果的なサービスです。株主や投資家から連絡があった時、着信時の初期対応を一通り委託できます。IR担当者は勤務中に電話対応に追われることがなくなるため、その分業務負担の軽減が期待できます。

IR活動の効率化

IR受付による電話代行の活用は、IR活動の効率化にも有効です。企業に株主や投資家から電話がかかってきた時、IR担当者は、着信対応に追われる可能性があります。着信があるたびに作業の手が止まれば、業務全体の効率は下がるかもしれません。

それに対し、着信時の初期対応を電話代行に任せた場合、IR担当者は他の業務に専念しやすくなるでしょう。様々な業務をバランスよく進められれば、IR活動全般の作業効率は上がると見込めます。

問い合わせ内容を分析しやすくなる

株主や投資家の問い合わせ内容を分析しやすくなる点も、電話代行がもたらすメリットの一つです。通常、IR受付には、様々な情報について株主や投資家から質問が寄せられます。投資判断する時は、経営状態をはじめ幅広い企業情報が必要になるためです。

各種の問い合わせ内容を分析するには、多くの手間がかかると考えられます。電話代行を利用した場合、あらゆる質問を一括管理することが可能です。質問内容のデータを整理する手間は省かれ、問い合わせ内容の分析は進めやすくなると期待できます。

電話代行の選び方

どの電話代行を利用するか選ぶ時は、対応範囲や対応時間について確認することが大切です。以下では、このサービスの利用時に目を向けたいポイントをご紹介します。

対応範囲

対応範囲は、電話代行を選ぶうえで着目したい重要なチェック項目です。電話代行の対応範囲は、必ずしも同じではありません。それぞれのサービスで、着信対応できる用件の範囲は異なる場合があります。サービスによってはIR関係の着信に応対できない可能性もあるため、事前確認は重要です。

対応時間

電話代行を選ぶ時は、対応時間についてのチェックも必須といえます。多くの電話代行は、申込時に利用時間を選択する仕組みになっています。対応可能時間に制限がある場合、電話が殺到する時間帯に対応してもらえるとは限りません。株主や投資家からの着信を取りこぼさないためには、対応時間の確認も大切になります。

料金体系

料金体系の把握は、経費を節約するうえで重要な要素です。最近の電話代行は、いろいろなサービスを提供しています。魅力的なサービスをすべて申し込むと、予算をオーバーする可能性があります。一般的にIR活動の予算は限られるため、料金体系の確認も不可欠でしょう。

セキュリティ対策

電話代行の業者選びでは、セキュリティ対策も大切な注目点に挙げられます。IR活動では、株主や投資家について多くの個人情報を収集すると考えられます。個人情報の漏洩を防ぐうえで、セキュリティ対策は不可欠です。そのため、電話代行を利用する時も、セキュリティ体制が万全かどうかの確認は重要になってきます。

電話代行を利用する際の注意点

IR活動で電話代行を利用する際は、様々な点に注意が必要です。以下では、何に気をつける必要があるかご紹介します。

コミュニケーションをしっかりと取り合う

電話代行を有効活用するなら、コミュニケーションをしっかり取ることは大切です。IR活動に限らず、業務を円滑に進めるうえで、各種情報の共有は重要といわれています。情報共有を怠ると業務に差し支える場合が多く、作業が無駄になるケースも珍しくありません。電話代行を利用する時も、密にコミュニケーションを取り合い、各業務を進めやすくすることは重要です。

IR活動の内容に合わせて定期的に連絡する

電話代行の利用時には、IR活動の内容に合わせて定期的に担当者と連絡を取り、情報をアップデートする必要があります。現在のIR活動は、かつてに比べて内容が多種多様です。それぞれの活動で、目的は違ってくるでしょう。また、電話代行に求めるニーズも、活動内容によって変わる可能性があります。この点をふまえた場合、IR活動の内容に応じた定期連絡は不可欠と考えられます。

それぞれの点に注意すれば、電話代行は、企業がIR活動を進めるうえで大いに役立つと期待できます。

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