仕事のスピードアップ術5選!コツや気を付けるべき生活習慣を紹介

2019.11.29 更新日:2022.07.07スタッフブログ

仕事スピードアップ術5選!生活習慣紹介

仕事のスピードアップは、企業に大きなメリットをもたらします。逆に仕事が遅いと、よけいな残業が増え、アウトプットの質も落ちてしまいかねません。本記事では、仕事のスピードアップの必要性やノウハウ、注意点、遅い人の特徴、速い人の習慣について紹介します。この記事の内容を実践すれば、誰でも今より速く仕事をこなせるようになるでしょう。

仕事をスピードアップするメリット

仕事をスピードアップするメリット

仕事をスピードアップする主なメリットは、次の4つです。

  • 上司の適切でスピーディーな判断につながる
  • 不測の事態にも対応しやすくなる
  • パフォーマンスが上がる
  • よけいな残業を減らせる

上司と部下の業務を大分すると、上司は決断、部下は決断に必要な材料集めだといえます。部下が素早く情報収集を行えば、上司がじっくり考える時間を確保できるため、最良の決断につながります。仕事が速いと、不測の事態や急な方向修正が生じたときにも、柔軟に対処可能です。時間に余裕があるからこそ、イレギュラーな事態が起きても、落ち着いて対処できます。

また、生産性を向上させることで、より多くの成果を残せるのも特徴です。スピーディーに業務をこなして成果や売上に貢献すれば、出世や給料アップなどの恩恵を受けやすくなります。さらには余計な残業を減らせ、プライベートな時間の充実につながる点も大きなメリットです。

仕事のスピードアップ術5選

仕事のスピードアップ術5選

仕事のスピードの速さは、必ずしも個人の能力やポテンシャルに依存するわけではありません。能力に自信がない方でも、仕事への取り組み方を変えることで、業務を効率的にこなすことが可能です。スピーディーに業務をこなすためのポイントを5つ紹介します。

1.全体像や目的を理解してから仕事を進める

担当業務の全体像や目標を把握することで、タスクに優先順位を付けられ、ご自分が今何をすべきか明確になります。バッティング練習で来たボールをひたすら打ち返すかのように、場当たり的に仕事をこなしている人は、効率的な仕事のスタイルだといえません。

全体像が見えていると、計画やタスクの優先順位をつけやすくなります。必要のない作業に取り組む、無駄な状態を避けられるのです。ゴールと目的が決まれば、進むべき方向が明確になるため、意欲向上にもつながります。

2.計画を立てて前倒しできるように進める

事前に計画を立てて、前倒しで進めることが大切です。たとえ完璧な状態でなくても、締め切りの前に納品を済ませることで、余裕をもって別の仕事に取り掛かれます。納期のプレッシャーに追われると、ミスが起きるリスクも高まるため、精度の向上にも寄与します。

3.断るべき仕事は断る

頼まれた仕事でも、ご自分のキャパシティを超えると判断したときは、きっぱりと断ることが重要です。ただし「無理だ」と伝えるだけだと、依頼側は不快に感じ、人間関係の悪化につながる危険があります。

トラブルを招かないために、断り方には細心の注意を払う必要があります。上手に断るポイントは、できない理由を明確にすることです。まず謝罪の意思を示した上で明確な理由を伝え、断りましょう。例えば「申し訳ありませんが、現在締め切りが間近の別な仕事があるため、明日までの納品はできかねます。」というように伝えます。

理由を述べる際は、完結で分かりやすく伝えましょう。曖昧な言葉で濁すと、かえって相手を怒らせてしまいかねません。またプラスアルファで代替案を提示できると好ましいです。他に頼めそうな人を教えてあげたり、納期をずらせないか相談したりすることが考えられます。

依頼側は「断られたけど代替案を提示してくれて、誠実な人だな」とポジティブな感情を抱くので、納得してもらえる可能性が高いです。

4.誰かに仕事を依頼する

短時間に多くの成果を残す人は、人に任せるのがうまい傾向にあります。担当している業務のうち、人に任せられる部分を見つけ実際に依頼することで、属人的な業務に集中でき、結果的にスピーディーに仕事をこなせます。

任せやすい業務の具体例は、データ入力作業や電話対応、労務関係などです。アウトソーシングに向いている業務の特徴は、定型化しやすく、専門的な判断が伴わないことです。一人でこなせる量には限界があるので、うまく仕事を振り分け、素早く業務を片付けましょう。困ったときに助けを求めるためには、日ごろから周囲に気を配る姿勢が重要です。

5.デスクを整理整頓する

効率的に仕事を進めるには、十分なスペースが必要になります。デスクやパソコンのデスクトップ画面が散らかっていると、必要な情報やファイルが見つかりにくく、探索に無駄な時間を要してしまいます。例えば、書類は取り出しやすいように立てて保管するのが基本です。その際に種類ごとにサイズを分けるだけで、簡単に整理整頓できます。

作業中、資料用、保管用など分かりやすくまとめて、必要に応じて取り出し、終わったら元の場所へ戻してください。デスクは作業スペースなので、十分な広さが必要です。整理整頓スキルがなければ、業務効率化・時短は難しいと肝に銘じましょう。

仕事のスピードアップで注意すべきこと

仕事のスピードアップで注意すべきこと

速く仕事をこなそうとして、雑にならないように気を付けましょう。仕事を雑にこなしてしまうと、後々修正が生じたり、根本的な見落としがあるために最初からやり直しになったりします。つまり仕事には速さだけでなく、一定の質を担保することが重要なのです。

初めて任せられた仕事で、いきなりスピードばかりにこだわると失敗する恐れが高いのもこのためです。まずは上司やクライアントが満足するレベルのアウトプットができるようになってから、スピードを高めるという順番で取り組んだ方が成功率は上がるでしょう。

仕事のクオリティを保つために重要なのは、マルチタスクをしないことです。一見、同時進行で効率良く業務をこなした方がすぐに仕事が終わるようにも感じますが、複数の業務を同時に処理するのは、非常に難易度が高い作業です。

見直しの際に確認する量が増えるため、その分の時間を要してしまう上、、大量のタスクを見直す集中力を維持するのも大変です。このような理由から、マルチタスクでの業務は長期的な視点に立ったとき、かえってスピードが遅くなっている可能性が高いのです。

【要注意】仕事が遅い人の特徴

【要注意】仕事が遅い人の特徴

仕事が遅い人には、以下のような共通する特徴があります。

  • 意思決定が遅い
  • 止まっている時間が長い
  • こだわりが強すぎる

仕事を前に進めるのは、手を動かすことが必要不可欠です。仕事が遅い人は、意思決定までに時間を要する傾向があります。作業を始める前の思考に時間をかけている場合が多いため、考える時間を減らすことでスピードが増します。重要でないことや些末な部分に気をとられて手を止めてしまわず、即断即決を意識しましょう。

重要なタスクを担うことになってから、いきなり「迅速かつ的確」な意思決定を行うのは難しいものです。日常の小さなものごとから、判断のスピードを上げる訓練を行うとよいかもしれません。また職人気質でこだわりが強い人も、仕事が遅い傾向があります。クオリティを高めることは素晴らしいですが、一方でスピードが疎かになっている場合も少なくありません。

仕事においてどの程度の質を求めるかは、基本的にはクライアント側が決めることです。相手側は細かい部分はさほど気にしていない可能性もあるため、密にコミュニケーションを取り、意見のすり合わせを行うことが重要です。

仕事のスピードの速い人の習慣

仕事のスピードの速い人の習慣

仕事が速い人は、仕事以外の習慣でも共通する特徴を有しています。

  • 起床時間が速い
  • プライベートが充実している
  • コミュニケーションを重要視している

早起きの利点は非常に多く、その日一日、余裕をもって過ごすことが可能になりますす。早起きを継続するには、生活リズムをなるべく崩さないことが重要です。

また仕事が速い人はプライベートの時間を満喫し、仕事のストレスをうまく解消している方が多いです。理想的なプライベートの過ごし方は、仕事を忘れて没頭できるくらいの熱がこもった趣味を持つ、親友や友人などとリラックスして過ごせる時間を持つなど。

できる限り他人とのコミュニケーションを億劫がらずに、職場の懇親会やイベントに参加することを推奨します。良好な人間関係があるからこそ、いざというときに誰かを頼りやすい環境を作れます。

気持ち良いコミュニケーションを取るためのポイントは、ネガティブ発言ばかりにならないことの重要です。例えば上司の愚痴や悪口は、巡りめぐって、本人の耳に入る恐れがあります。人間ですから怒りを抑えられずに、態度に出てしまう場合もあるでしょう。そうなってしまうと良好な人間関係の構築が難しくなるため、発言の内容には細心の注意を払うようにしてください。

仕事のスピードアップを実現しましょう!

的確な意思決定、残業の削減、売上アップなど仕事をスピードアップする効果は甚大です。積極的に、スピーディーに業務をこなすための努力を行うべきでしょう。とはいえ、速ければよいわけでもありません。仕事のクオリティにもプライドを持って、取り組む必要があります。本記事で紹介したポイントを実践して、ハイパフォーマンスな人材を目指しましょう。

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