電話代行業務の打ち合わせについて

更新日:2022.04.21電話代行

熱く会議する社員たち

電話代行に必要な「業務打ち合わせ」とは?

電話代行を契約頂いて、さあスタートという前に、電話代行サービス(株)にはクライアント様と行う必要がある業務があります。それが「業務打ち合わせ」というものです。

「業務打ち合わせ」とは一体どういったものなのでしょうか。簡単に言えば電話代行を引き受けた弊社オペレーターがスムーズに電話対応をさせて頂くために必要な、もろもろの情報交換と言えます。

お伺いする内容は、クライアント様の企業情報だけではありません。電話応対の目的によってお伺いする内容は異なります。例えば、商品の受発注のような業務の電話代行だった場合、企業情報はもとより、商品リストなども必要になってきます。商品それぞれの情報、色や形、重さ、材質などもお客様からきかれることがあるためです。

また、求人受付の電話代行だった場合は、企業情報はもちろん、最寄り駅や周辺情報などもあれば、お客様に会社案内する際に便利です。この場合、商品リストは必要なくなります。

このように、電話代行で対応してほしい用件を伺い、そこに必要な情報を「業務打ち合わせ」で確認するのです。

また、先ほどの商品の受発注業務の電話代行で、商品リストや商品情報を例に出しましたが、対応内容によって重さなどの情報は、受発注だけなら必要ではない部分もあります。そのような不要な情報は省くことで情報を整理し、電話応対を簡素化することを検討することもできます。

通販業務やコールセンターなどは業務打ち合せが簡単

通販業務やコールセンターなどを自社で行われている業種の場合は「業務打ち合わせ」は簡単な場合が多いです。というのも、通販やコールセンターはすでに電話対応の雛形と言うべき対応マニュアルがあったりするため、それに沿って業務打ち合わせができるため比較的スムーズに「業務打ち合わせ」を進めることができます。

しかし、上記で紹介したように、そういったマニュアルがない場合や、秘書代行などの「業務打ち合わせ」は十分な打ち合わせを必要とするため、しっかりとクライアント様の業務を理解させて頂くことが重要になります。

とは言え、基本的にはこちらからヒアリングを行わせて頂き、どういうった対応になるのかを想定しながら話を進めさせて頂きますので、ご心配はいりません。「こんな風に対応して欲しい」「これだけは言って欲しい」など、クライアント様の要望を伺いながら進行します。

「業務打ち合わせ」には、クライアント様にお渡しする「電話応対記入シート」を参考にさせて頂きます。そのため、なるべく細かく記入して頂けるとその後の打合せがスムーズに、円滑に進むことができますので、宜しくお願いいたします。

以上、弊社が行う「業務打合せ」について紹介させて頂きました。弊社の電話対応において、この「業務打ち合わせ」は非常に重要です。電話対応をより良い対応にするためにも、クライアント様の協力が必要になりますので、お客様に満足していただけるよう、ご協力頂ますようお願い致します。

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