AI秘書とは?特徴とメリット、リアル秘書との違い

2018.07.23 更新日:2022.05.09スタッフブログ

活躍するAI秘書

AI秘書は、スケジュール管理やメール対応など多くの秘書業務を処理できます。そのため、リアル秘書の出番がなくなると思っている人は少なくないかもしれません。しかし現段階では、プログラムに忠実なAI秘書よりリアル秘書のほうが柔軟性などにおいて勝っています。そこで今回は、AI秘書の特徴を踏まえながらそのメリットやリアル秘書との違いをご説明します

AI秘書はどのようなことができる?

AI秘書とは

AI秘書とは、AI(人工知能)によって秘書業務を処理するシステムです。AI技術の進歩とともに、さまざまな業務の遂行が可能になりました。

AIの種類と得意分野

現在、AIの種類は大まかに「特化型」と「汎用型」に分かれています。

「特化型」は規則性あるいは反復性のある業務に適しており、秘書業務であればマニュアル通りの商品案内やよくある質問への回答が得意です。ただし、クレーム対応など相手の気持ちを理解しながら臨機応変に回答内容を考える業務には向きません。

それに対し「汎用型」は、これまでに蓄積したデータなどを踏まえながら自ら判断可能なAIです。秘書業務であれば、前例のない問い合わせを受けても過去のデータを参照しながら何を求められているか理解し、どんな回答が適しているか自ら考えます。「特化型」と異なり、相手の意向に沿った柔軟な対応も難しくありません。

AI秘書の現状と課題

現時点において、AIはいろいろな分野で実用化が進んでいます。AI秘書も例外でなく、メールの処理やスケジュール管理などに活躍しています。メール対応は受信が予測される内容をパターン化しておいて、パターンごとに返信文を決めておくと、AIに返信作業を任せられるわけです。スケジュール管理も、相手の希望と空き時間を照合できればAIによる日程調整も難しくありません。

ただし、これらの作業を実行するためには最初にプログラムを設定しておく必要があります。また、基本的にプログラムの枠を出られないので、最新の予定などを入力し忘れると反映されません。

AI秘書のメリット

AI秘書は、人間と違い肉体や感情を持たないので、身体や精神にダメージを受けないというメリットがあります。

身体的ダメージがない

現在のAI秘書は一般的に実体のないバーチャルな存在のため、体力面を心配する必要がありません。業種によっては事務所の営業時間後もお客様から連絡を受けますが、交代要員がいなくても24時間365日対応が可能です。夜間や土日祝日の勤務であっても、予定の空いている人を探さなくて済みます。

ケガや病気にならないので、急に休むといった事態も起きません。出勤日の朝になって欠勤すると連絡が入ると、慌てて誰かに代理を頼むことになります。AI秘書であれば、突然のシフト変更といった面倒には見舞われません。

精神的ダメージもない

現在のAI秘書は精神的ダメージもないので、ストレスを抱えていないか気にしなくて済みます。何か嫌なことがあり気持ちが落ち込む、あるいは疲労がたまり仕事のモチベーションが上がらないといった事態にはなりません。いつでも暗い気持ちにならず、万全の体制で業務に励んでくれます。

心身ともにストレスを受けないAI秘書は、いろいろな手間を省いてくれるので時間やコストの節減につながります。予算が厳しく秘書を雇う余裕がない場合には、AI秘書を活用してみるとよいかもしれません。

リアル秘書とAI秘書の比較

AI秘書の活用は多くのメリットをもたらしますが、限界もあります。あらゆる要求に応えられるわけではありません。

AI秘書はミスしない

リアルの秘書は人間であるため、どれほど経験を積んでいてもミスする場合があります。たくさんの用件を頼まれた時には、手帳にメモしておいても処理し忘れる可能性は否定できません。体調が優れないと集中できず、通常通りにうまく仕事を進められないケースも起こるでしょう。

一方、AI秘書は基本的にミスしません。大量のデータを書き込まれても記憶は薄れず、最善の選択肢を見つけ出し手早く処理します。パソコンの不具合などが生じていなければ、コンディション不良になる心配もありません。

AI秘書は自らプログラムを修正できない

AI秘書は、まだ最初に設定されたプログラム通りにしか動けません。ユーザーが商談の日程を勘違いしていた場合、取引先から指摘されてもAI秘書はあくまで入力された内容に従います。自ら異議申し立てしないので、ユーザーが気付いて情報を書き換えないと正しくスケジュール調整できません。

それに対しリアル秘書は、間違えていると聞かされたら自分の口で担当者に伝えられます。正確な予定についてはっきりするまで、相手側に待ってもらうことも可能です。指示内容に不備があった時など、自分で考えながら柔軟に対応できる点は現在のAI秘書より優れた部分のひとつといえるでしょう。

技術の進歩により、たしかにAI秘書のレベルは向上しています。それでも、あらゆる面でリアル秘書より勝っているわけではありません。どちらも得手不得手を持っているので、業務を依頼する人はおのおのの特徴を見定めながら両者を上手に活用する必要があると考えられます。

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