社労士事務所の電話対応は「電話代行サービス」が解決！

更新日：2025.06.27秘書代行 , 電話代行

社会保険労務士（社労士）は、労働関係や社会保険に関する専門家です。社労士事務所には、労務問題や年金について、さまざまな相談が寄せられます。ただし、昨今は業務の幅広さや人手不足の影響から、電話対応に課題を抱えているケースが少なくありません。このような悩みを解消するには、電話代行を活用するとよいでしょう。そこで今回は、社労士事務所の電話対応の課題を解説し、電話代行の有用性や活用事例をご紹介します。なお、弊社、電話代行サービス株式会社では、士業に特化した「士業専門 電話代行」を用意しております。どの電話代行を利用するか迷った際は、ぜひ当サービスの導入をご検討ください。

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社労士事務所の電話対応の課題

社労士事務所が抱える電話対応の課題は、業務効率・顧客満足度の低下や機会損失などです。

業務効率の低下

業務効率の低下は、電話対応に伴い、多くの社労士事務所が直面している大きな課題です。事務所スタッフが、自分の業務だけでなく電話対応も担当している場合、着信があると作業の手は止まります。仕事中に着信が殺到した時は、電話対応に追われるケースが多く、通常業務が滞りがちになります。

また、最近は以前に比べて迷惑電話が増え、見過ごせない状況にあるとの声が多くなりました。事務所スタッフが仕事と無関係の電話対応に時間を取られた場合も、業務効率の低下につながるため、事務所にとっては悩みの種となっています。

顧客満足度の低下

顧客満足度の低下は、社労士事務所の仕事が忙しい時に発生しやすい課題です。社労士は労働関係や社会保険の専門家であり、事務所の窓口には、さまざまな相談や依頼が舞い込みます。具体的な用件は、給与に関する相談や就業規則の作成依頼など多種多様です。業務内容は広範囲に及ぶため、事務所に電話があった時、仕事が気になり落ち着いて対応できないケースは多く見られます。

スタッフが多忙で着信時の受け答えが粗雑になると、顧客に不満を抱かれる場合もあり、多くの事務所で問題視されています。

機会損失

機会損失も、社労士事務所が抱えがちな課題の一つです。社労士は業務範囲が幅広く、以前から大量の仕事に追われ電話対応に時間をかけにくい傾向がありました。さらに、近年は人手不足が深刻化し、これまで以上に十分な着信応対は難しくなったといわれています。

ただし、何度となく着信を取りこぼした場合、相談や業務依頼の電話を受けることは困難になりがちです。仕事関係の電話がつながりにくいと、ビジネスチャンスの喪失を招きやすいため、機会損失の問題も社労士事務所の懸念点に挙げられています。社会保険労務士事務所で電話対応の課題を解決に導くなら、電話代行の活用はおすすめできます。

電話代行サービスがもたらす解決策

電話代行のサービスは、社労士事務所が業務効率や顧客満足度の課題を解決するのに効果的です。

業務効率の大幅な向上

業務効率の大幅な向上は、電話代行の活用で見込まれる大きな利点です。社労士が電話代行を活用した場合、着信時の一次受付は、電話代行のオペレーターに一任できます。事務所スタッフは、業務時間中に電話があっても作業の手を止める必要はありません。

また、いたずら電話や間違い電話といった迷惑電話は、基本的にオペレーターが処理します。各スタッフは自分の担当業務に集中しやすくなるため、業務効率は全体的に向上すると考えられます。

顧客満足度の向上

社労士事務所が顧客満足度を向上する方法としても、電話代行は有用です。電話代行の業務は着信時の一次対応が中心であり、多くの代行会社は、応対品質の維持・向上に力を入れています。通常オペレーターは、ビジネスの基本マナーや正しい言葉遣いを身につけてから電話の応対業務に臨みます。

このような仕組みのもと、電話代行の着信受付は、いつでも丁寧に行われるところが特徴的です。事務所に電話が殺到した時も、通話中に口調が荒くならないか気にかける必要はありません。オペレーターの親切な受け答えで電話の印象がよくなる場合は多く、事務所に対する顧客満足度は上がると期待できます。

機会損失の防止

社労士による電話代行の導入は、機会損失を防ぐうえでも役立つ方法です。電話代行は、事務所に電話がかかってきた時、どのような用件でも一通り着信を受け付けます。

また、代行会社によっては、平日の日中だけでなく早朝・夜間や土日祝に対応するサービスを用意しています。24時間365日対応のサービスを導入した場合、業務時間外も着信対応する体制を整備できるでしょう。いつでも事務所の電話がつながるようになれば、仕事上の機会損失は防ぎやすくなると考えられます。電話の応答率が上がると、業務依頼を受けるチャンスは広がるため、収益増進につながる可能性があります。

コスト削減

電話代行の活用は、社労士事務所のコスト削減にも効果を発揮するでしょう。通常、企業や職場で新たに事務員を雇用する時は、多くの人件費がかかるといわれています。社労士事務所の場合、事務員が士業に関する一定レベルの専門性を備えていなければ、採用後に人材教育する必要も出てくるでしょう。

電話代行は、毎月の利用料金が比較的にリーズナブルな価格設定です。士業に特化したサービスに従事するオペレーターは、一般的に法律や士業関係の基礎知識を身につけています。社労士が事務員を雇用する時と比べた場合、電話代行は費用が抑えやすく人材教育する手間も省けるため、事務所のコスト負担を節減する方法として有効です。

以上のようなメリットから、電話代行のサービスは、多くの社労士事務所で活用されています。

電話代行の具体的な活用事例

社労士が電話代行を活用する具体的な事例としては、顧問先からの問い合わせ対応などが挙げられます。

顧問先からの問い合わせ対応

顧問先からの問い合わせ対応は、社労士に電話代行が用いられる代表的な事例です。社労士は、独立して事務所を運営している場合、企業の労務顧問として専門的な業務を行うケースが多く見られます。主な業務内容は、労務管理に関するアドバイスや労働問題の解決に向けたサポートです。

このような業務形態のため、社労士事務所には、顧問先から就業規則の作成方法やハラスメント対策について相談が寄せられます。事務所の人手が少ないと、電話対応が間に合わない時もあり、その際に電話代行を活用する傾向があります。

新規顧客からの問い合わせ対応

新規顧客からの問い合わせ対応も、電話代行が活用される主要な事例の一つです。社労士事務所が収益を増やすうえで、既存顧客の確保とともに新規顧客の獲得は欠かせません。とはいえ、事務所スタッフが大量の業務を抱えていると、電話対応に手が回らなくなりがちです。

事務所の電話がつながりにくいと、新規顧客から業務依頼の連絡が入っても取りこぼす可能性があります。日々の仕事が忙しいなか、新規顧客からの問い合わせを逃さないためにも、社労士事務所は電話代行を導入しています。

緊急時の連絡対応

緊急時の連絡対応も、社労士事務所に電話代行が取り入れられるケースの1例です。社労士は、労働関係や社会保険の専門知識に精通しているため、個人や企業から給与や年金について相談される場合があります。緊急時には、平日の夜間や土日祝に連絡が入るケースも少なくないといわれています。

ただし、事務所が業務時間外の着信を受け付けていないと、緊急連絡があっても即座に対応できません。事務所によっては、緊急対応が遅れる事態を避けるため、業務時間外に電話代行を活用する例が見られます。

よくある質問

社労士事務所が電話代行を導入する際、「どのくらい電話がきちんとつながるのか」といった点に不安を感じる方もいらっしゃるかもしれません。ここでは、電話代行サービスの利用にあたって、よく寄せられるご質問をご紹介します。

A：「士業専門 電話代行」を含む弊社の各種サービスは、応答率が98％以上と高いため、ほぼ取りこぼしのリスクがありません。

A：個人情報保護ガイドラインに沿って、弊社の策定したコンプライアンスプログラムの遵守を徹底しています。

A：報告・連絡に関するルールは、連絡方法をはじめ、電話がつながらない場合はどうするかなど、事前の打ち合わせの時に細かく取り決めさせていただきます。

なお、他にもサービス内容について不明点がある時などは、いつでも遠慮なく弊社にお問い合わせください。