『士業専門電話代行』職種別活用事例を紹介

更新日：2022.08.25電話代行

弁護士、司法書士、行政書士など士業の電話代行では、この業界特有の専門用語もある程度の理解が求められます。顧客の方からの問い合わせに加えて、行政機関からの連絡もあるでしょう。デリケートな内容について相談を受けた場合には、より柔軟な対応も大切です。今回は、弊社の『士業専門電話代行』をご紹介します。

1 専門用語にも対応する電話代行

専門用語にも対応する電話代行

『士業専門電話代行』の特長

士業の事務員として電話対応する場合、この業界特有の専門用語を避けて通れません。そのため、はじめて電話代行を利用される経営者の中には、多少の不安を感じる方もいるかもしれません。しかし、電話代行は業種の区別なく、正確な内容把握とスムーズな対応を心がけています。士業専門の電話代行も例外でなく、きちんと用語研修なども行っていますので、法律用語の理解不足で対応が遅れるという心配はありません。

問い合わせは士業の先生方に依頼される方に限らず、扱っている案件の関係者や行政機関からの連絡もあります。しかし、どんな人からの電話でも、落ち着いて聴取、対応できる様、業務研修や定期的な教育プログラムで訓練されています。
相談内容によっては単なる受付窓口にとどまらず、先生方と面談するスケジュール調整も行うなど柔軟に対応しています。また、ご要望があれば24時間体制のサービスも提供しています。法律用語にも精通したオペレーターは士業事務所でも有力な戦力となり、クライアントとの信頼関係構築に役立つでしょう。

具体的事例の紹介

士業専門の電話代行を利用される方にとっては、既存の顧客離れを防ぎ、同時に新規の顧客を開拓することが重要です。弊社のオペレーターはこの点も心得ており、実績に結びついた事例もあります。
秘書代行の利用者に多いのが、弁護士や公認会計士といった士業の方たちです。士業の方は常にいくつもの案件を抱えているため忙しく、電話に出る余裕がない状況も多々あります。特に開業したての事務所はスタッフも少ないため、電話応対をどうするか悩むケースも多いようです。そんな時に役立つのが『士業専門電話代行』です。それぞれの士業では、どの様にサービスが活用されているのかをご紹介します。

弁護士

弁護士とは、ご存じの通り法律に関するトラブルの相談を受けたり、依頼者に代わって裁判所に出向いたりする仕事です。
開業したばかりの弁護士は、少ない人手でさまざまな業務を行っています。そのため、電話を受けきれない、あるいは電話対応をするために他の業務を中断しなければならない場面も少なくありません。その様な場合に、『士業専門電話代行』は大変便利です。忙しい先生に代わって、電話受付専門のオペレーターが各方面からの電話を対応します。外出先で電話を受けてメモを取るといったバタバタからも解放されるでしょう。

弁護士には、依頼主をはじめ、裁判所や法務局といった様に、さまざまなところから電話がかかってきます。専門用語が飛び交う場面も多々あります。そんな時、電話の受け手が専門用語を知らないと、話がスムーズに進まないだけでなく、相手に不信感を持たれてしまいます。特に初めて法律事務所を利用しようと連絡してきたお客様は、電話での対応が良くなければ、別の事務所に依頼してしまうかもしれません。最近は弁護士の数も増えていて、競争が激しくなっています。そのため、新規顧客の取り逃しは事務所に大きなダメージを与えるため、秘書代行選びには慎重を期す必要があります。

公認会計士

公認会計士とは、企業の代わりに財務書類の監査や証明をする仕事です。財務諸表を見ながら不正がないか調べ、経営についてのアドバイスを行います。
公認会計士は、顧客のところに出かけることが多い仕事です。そのため、先生が事務所を留守にしなければならない場面もよく出てきます。留守中は、他のスタッフに電話応対を任せるか、転送して外出先で受けなければなりません。他の業務を中断して電話に出ることは、先生にとってもスタッフにとっても負担になるでしょう。特に、決算期や年末には電話が集中するため、手が回らないと苦労されている方も多い様です。

この様な状況から、公認会計士の方も『士業専門電話代行』を利用されています。代行を頼むと、取引先へきちんと対応してくれるか心配になるという方もいらっしゃいますが、弊社では、取引先の会社の情報をよく聞いたうえで、細心の注意を払って対応するため心配無用です。公認会計士の仕事柄、決算期を迎える年度末などは特に忙しくなります。電話応対に追われればミスを誘発する可能性もあり、数字記載のミスなど起こせば顧客からの信用は大きく傷付くかもしれません。『士業専門電話代行』は、そんな公認会計士の方にとって大変便利なサービスです。

行政書士

行政書士とは、役所に出す書類を個人や企業に代わって作成し、提出する仕事です。会社設立や相続、特許申請といった様に、いくつかの分野に特化して仕事をする方が多くなっています。
行政書士の仕事は、顧客からの相談を受け、必要書類や情報を収集し、官公署に書類を提出する、といった流れで行います。顧客宅、あるいは市役所、法務局といった様に、さまざまな場所へ出かける必要があります。そのため、先生が留守でも対応ができる様に、秘書代行を頼む方も少なくありません。

『士業専門電話代行』では、オペレーターが急ぎの用件かどうかを判断し、必要に応じて電話連絡を行いますので、重要な電話を逃す事態を避けられます。反対に、簡単な用件は時間に余裕がある時に回せます。当サービスを利用することで、電話に気を取られることなく、目の前の業務に集中できるのです。

司法書士

司法書士は、個人や企業に代わって法律に関する書類を作成したり、法律上の手続きを行ったりする仕事です。登記業務や裁判業務がメインです。
司法書士事務所に電話をかけてくる方には、債務整理をする方や初めて遺産相続をする方など、不安を抱えている方もたくさんいます。そんな方が、電話で曖昧な説明を受けると不安が加速してしまうかもしれません。不信感を与えないためにも、電話応対を頼むなら司法書士の業務について詳しい専門業者に頼むことが理想です。

『士業専門電話代行』では、お客様の情報や相談内容を正確に聞き取り、随時、報告いたします。初めて相談をするお客様の中には、匿名を希望する方もいらっしゃいますが、その様な場合でも、再度連絡が取れる様に先生のスケジュールを案内したり、可能な範囲内で内容説明をしたりといった配慮も忘れません。先生が忙しくて電話になかなか出られなくても、安心して対応を任せられるのが『士業専門電話代行』のメリットです。

税理士

税理士は、個人や企業の税金に関する手続きをサポートする仕事です。納税者の代わりに税金の申告をしたり、税務書類の作成をしたりします。

税理士も、他の士業と同様に顧客のところに出かけることが多い職種です。そのため、先生が出かけている時に電話がかかってくると、きちんとした対応ができないことがあります。また、外出中に電話が転送されてきて、取引先との話を中断せざるを得ないケースもあります。しかし、『士業専門電話代行』を頼んでおけば、電話の心配をすることなく、顧客の元へ安心して出かけられるでしょう。

また、公認会計士同様、税理士には決算期や年末にたくさんの電話がかかってきますが、当サービスの利用で繁忙期でも1件1件丁寧な対応が可能。電話応対のことで苦労している先生は、ぜひご相談下さい。