司法書士事務所の電話対応の悩みとは

司法書士事務所では、電話対応する機会が多いため、開業直後の人手不足や、不在時の受電漏れ、時期による繁閑の差、営業電話対応など、人員が少ない事務所ではこれらの電話対応は悩みの種です。

必見！司法書士事務所の電話対応のポイントや悩みを解消する方法

更新日：2023.10.23スタッフブログ

司法書士事務所のほとんどが大きな組織ではなく、司法書士が1名もしくは数名と、限られた事務員で営業しているのが一般的なスタイルです。司法書士が1人で切り盛りしている事務所も少なくなく、どうしても電話の対応がおざなりになってしまう場合があります。本記事では、多くの司法書士事務所が抱えている電話対応の悩みを紹介。上手な電話対応をするためのポイントも解説しています。これから司法書士として事務所を開業する方や、すでに電話対応でお困りの事務所の方はぜひご覧ください。

1 司法書士事務所の電話対応の悩み
2 司法書士事務所の電話対応のポイント
3 司法書士事務所の電話対応は電話代行を活用しよう
4 適切な電話代行を選択すればビジネスチャンスが広がる
5 この記事を読まれている方へのオススメ

司法書士事務所の電話対応の悩み

以下に、司法書士事務所が抱えている主な電話対応の悩みを紹介します。司法書士はほかの士業との連携している場合が多いため、紹介により仕事が舞い込むことも少なくありません。インターネット上に事務所のWebサイトがあれば、それを見て依頼がくることもあります。いずれにしても司法書士事務所では、電話対応する機会が多いのが特徴で、その分電話対応の悩みも多くなるようです。

開業直後の人手不足

司法書士に限ったことではありませんが、開業直後は少人数体制でのスタートになるのが一般的です。司法書士1人の事務所では、最初は事務員を1名しか雇用しないこともよくあります。こうなると、どうしても電話対応が疎かになってしまいます。

不在時の受電漏れ

事務所に人手が足りていて常に数名が在席している場合はよいですが、司法書士の仕事は法務局や裁判所へ出向くことが多いため、事務所を不在にすることも頻繁にあります。そうなれば受電漏れが起きる確率を高めてしまい、仕事の取りこぼしも必然的に増えてしまうのです。

時期による繁閑の差

司法書士の仕事には、繁忙期と閑散期があります。繁忙期は3月、6月、9月、12月で、閑散期は2月と8月。引越しや転勤が多い3月と12月は特に依頼が増えます。繁忙期には電話も多くなるのでスタッフを増員し、閑散期に人員を減らすことができればよいのですが、実際には思うようにいかなくて、事務スタッフを雇用すれば閑散期にも給与が発生し人件費の負担が大きくなるのです。

営業電話の対応

司法書士自身が営業電話に対応すると、本業に集中できなくなって事務所経営に悪影響を与えてしまいます。司法書士の業務の中心は書類作成で、仕事内容によっても異なりますが、作成にはそれなりの時間を要します。さらに、不動産や相続、借金などの問題を電話で対応するにもかなりの時間がかかるため、営業電話にも対応しているとどうしても書類作成業務に支障が出てしまうのです。

専門的な電話対応

司法書士事務所には、専門的な内容の相談電話がかかってくることが多いです。専門的な知識を持つ事務員が在籍していれば、簡単な問合せ内容であれば一時的に受け答えをして、そのあとに予約を入れてもらうようにすればよいですが、そのような事務員がいない場合、専門性が高い内容ではないケースでも司法書士自身が直接対応しなければいけません。

それでも最終的に仕事に結びつけばよいですが、司法書士事務所の多くは電話や初回の相談は無料で受けていることが多いため、電話対応によってコストパフォーマンスが悪くなってしまいかねません。

司法書士事務所の電話対応のポイント

人口減少や登記件数減少が進む中、相変わらず司法書士を目指す人は大勢いて、事務所間の競争はますます激化しています。このような状況下で、せっかくかかってきた電話での依頼を取り損なうことは避けなくてはいけません。あらためて仕事を獲得するためのポイントをしっかり押さえて正しい電話対応をしましょう。

以下に、司法書士事務所の電話対応のポイントを紹介します。

スムーズな対応で不信感を与えない

司法書士事務所では、直接司法書士が電話を受けることもあれば、常勤の事務員が電話対応を専門に行っている場合もあります。電話をかける方からすれば誰が電話にでるかは関係なく、スムーズな対応ができなければ相手に不信感を与えてしまう可能性が高いです。

司法書士の業務に関する知識は豊富だとしても、電話に慣れていなければスムーズな対応ができないことにもなりかねないので、自信のない場合は電話対応を練習しておきましょう。実績の浅い事務所では、全体で電話対応の研修などを実施するなどして電話対応のスキルを上げていくという手もあります。

相手の言葉を正確に聞き取る

司法書士が行う業務は、不動産登記を中心に、債務整理、遺産相続、商業登記など多岐にわたっています。そのため電話での問い合わせの際に、各分野に精通した知識がなければ聞き取ることができない専門用語が出てくることもよくあるのです。

相手の言ったことを正確に聞き取れずに何度も聞き直せば「この事務所に任せて大丈夫なの？」とい不信感を与えてしまうことにもなりかねません。そのようなことがないようにするには、司法書士が直接電話対応をするか司法書士の業務を理解している事務員を雇用する必要があります。

電話代行サービス株式会社を導入した場合のメリット

電話代行サービス株式会社は、東京都渋谷区と大阪府大阪市に拠点を構え、電話秘書サービス、コールセンター代行、構築コンサルティング業務、SOHO支援業務など幅広い事業を手がけてています。1991年の創業以来、7500社以上の会社と取引実績があり、数多くの司法書士事務所の電話代行も行ってきました。

司法書士事務所の電話対応は「正確な聴取」「不信感を与えないスムーズな電話対応」が重要です。電話代行サービス株式会社では、士業専門の電話代行プランをご用意しています。法律用語に精通したオペレーターがお客さまに安心していただけるスムーズな電話対応を提供いたします。

専門知識と電話対応の技術を兼ね備えたプロに任せることにより、不在時の受電漏れによる仕事の取りこぼしもなくなるうえ、司法書士の本業に集中できることが大きなメリットです。

司法書士事務所の電話対応は電話代行を活用しよう

2022年10月現在、新型コロナウイルス感染症がまだ終息を迎えることなく、円安がどんどん進み景気がなかなか上向きにならない日本では、人生に悩みを抱え弁護士や司法書士に相談したいという人の数が増加傾向にあるようです。景気が安定しないと、借金問題や遺産相続問題などが起きる確率も高くなり、今後もしばらくは司法書士の需要が高まることが予想されます。

そんな中、人手不足などの理由でせっかくのビジネスチャンスを取り逃してしまうのはとてももったいないことです。

電話代行を利用すれば、事務所を不在にしていても電話を受けられたり、電話を気にせず本業に集中したりできるメリットがある一方、大事な受電対応を他人に任せることで大きなトラブルが起きるのではないかと、心配でなかなか利用に踏み切れないという意見もあるかもしれません。

たしかに、電話代行と一口に言ってもさまざまなので、専門的な知識を持ち合わせていないことから電話の応対に不備がでて、既存の顧客の信頼を失うようなリスクもゼロとは言い切れません。ただし、司法書士事務所の窓口として適切な研修体制が整っていたり、専門的な知識を持ち合わせたスタッフが対応する電話代行を選択すれば、そのリスクに対する不安は解消できるでしょう。