日本とはこんなに違う!欧米の秘書事情

2018.05.02スタッフブログ

秘書には何が求められる?

事務系の職のひとつである秘書は、資格が必要なわけではなく、チャンスがあれば誰でも就くことができる職業です。そんな秘書について調べてみると、日本の秘書と欧米の秘書には数多くの違いが見えてきます。今回は、日本とはこんなにも違うのか、と驚かされる欧米の秘書事情をご紹介します

欧米の秘書

日本の秘書の種類と仕事内容

事務系の職種として人気の秘書ですが、日本では秘書と一言でいっても種類はさまざまです。

役員秘書

企業や団体等の経営者、役員を補佐する個人秘書と、課やグループを担当するグループ秘書のふたつがあります。一般的に秘書というとこの役員秘書を指します。

学者秘書

大学教授や研究者を補佐します。通常、研究費で雇用され、大学教授や研究者の身の回りのサポートや事務などの雑務などを行います。

医療秘書

医師や医療機関経営者を補佐します。スケジュール管理に加え、診療報酬明細書の作成や受付などの医療事務を行う場合があります。診療報酬明細書作成、受付、会計といった医療事務を行う場合もあります。医療秘書を目指す方は、「一般社団法人 医療秘書教育全国協議会」が医療秘書としての専門知識と技能を認定している「医療秘書技能検定」を受ける傾向にあります。

議員秘書

国会議員の補佐をする秘書です。議員秘書には私設秘書・公設秘書・政策秘書の3種類があります。公設秘書2名と政策秘書1名までが公費により任用され、これ以外の議員の私費により雇用される秘書は私設秘書と呼ばれます。

他にも法律事務所において弁護士を補佐する弁護士秘書、特定のプロジェクトにおいてプロジェクトリーダーを補佐するプロジェクト秘書、芸術家や建築家などの専門的な職業を補佐する秘書などがあります。

日本での秘書の仕事内容

秘書にはさまざまな種類があり専門的な業務を行うパターンもありますが、一般的に共通する仕事内容は下記になります。

日本の秘書

スケジュール管理

上司のスケジュールを管理し、いかに効率よく仕事をしてもらうスケジュール組みをするかが重要なポイントです。出張などがある場合は、旅券・切符・宿泊地の手配なども行わなければなりません。

電話やメールの処理

上司宛にきた電話やメールをチェックし処理します。電話は必要な場合のみ上司につなぎます。メールは1次受けを行い、必要なものを報告する流れです。

来客対応

来客の案内、お茶だしなどを行います。同席を求められるケースも少なくありません。

文書の作成

会議や商談に必要な書類の作成を行います。

身の回りの環境整備

上司が仕事をしやすい様に環境を整えます。例えば、空調の調整、机の備品の整備などです。広い視野を持ち上司がスムーズに仕事ができる空間を作りあげることが必要です。

その他

慶弔関連、お中元、お歳暮などの手配や、上司に役立ちそうな、タイムリーな日常の情報を収集・準備するのも秘書の仕事です。

欧米の秘書は専門職

日本では、「アシスタント」に近いイメージをもたれがちな秘書ですが、欧米では” “Assistant”ではなく、”Executive Assistant“と表現します。日本で秘書というと、上司のスケジュール管理や身の回りの世話など、あくまでも雑務を補佐するのがメインとなります。しかし欧米の秘書は、上司に一番近いところに立って補佐をするので、誰よりも上司を理解しているという意味で重要なポジションであり尊敬される存在なのです。

日本の秘書は、上司に対して自分の意見を主張したり、独断で行動したりすることは、あまり喜ばしくないことと考えられています。しかし欧米では、必要に応じて上司に意見を述べたり、自身の判断で行動したりすることも秘書の仕事として求められます。そうすることで、上司が見逃してしまった情報を伝えることも、新しいアイデアを提案することも可能になり、より良いビジネスを行えると考えられているからです。上司の不在時や緊急の場合でも的確な対処ができる柔軟性も、欧米の秘書に不可欠のスキルとなります。

そのため欧米の秘書は頼まれたことをこなすのではなく、いかに上司がスムーズに仕事をこなし成果をあげられるか、先を読みながら仕事の円滑化をサポートする役割も求められます。

欧米流のビジネスマナー

日本と欧米ではビジネスマナーにも違いがあります。ここでいくつか紹介しましょう。

名刺交換

欧米では、日本ほど名刺交換を重要視されません。最初に握手し、少し会話をしてから名刺を交換することが、欧米での一般的なビジネスマナーとなっています。

お辞儀

日本では、相手に礼儀を示す手段としてお辞儀を使いますが、欧米ではアイコンタクトをとるほうが一般的とされています。欧米人相手に何度も頭を下げてしまうとうまくアイコンタクトをとることができなくなってしまうため、回数には注意しなければなりません。

敬う順位

日本では性別年齢問わず、敬う優先順位を役職で決める習慣があります。会食での座席の位置やタクシーの乗る場所なども、事細かく位置が決まっています。しかし欧米では、レディーファーストという考えが定着しており、取引先であれ自社の社員であれ、女性を優先します。

この様に、日本と欧米の秘書の求められるスキルは異なります。現在の日本は秘書を「専門職」と位置付ける考えがありません。とは言え、昔に比べて秘書に対する評価が変わってきているのも事実です。欧米の秘書の様に、日本の秘書も専門職として意識される日はそう遠くないかもしれません。

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