秘書代行の導入事例

ご依頼前の状況・お悩み

以前は留守番電話で対応しており、取引先も特定の顧問先だけなので、特にそれで問題ないと考えていました。ただ、メッセージを残して頂けないケースが非常に多く、よくよく考えてみれば会社の代表電話なわけですから、これは非常に良くないのではないかと、顧問先も実は不満に思っているのでは・・・と思ったんです。利用のきっかけは、知り合いの同じ税理士さんからの紹介ですね。

当社のサービスをご利用後は？

最初は『1ヵ月無料』から始めさせてもらいました。外出する時のみ転送しているのですが、直ぐに携帯へメールで内容報告をしてくれますし、取引先へ事務所への戻り時間や、伝言内容も伝えてもらえるので非常に助かっています。電話番と簡単な事務作業だけで事務員さんを雇うことを考えれば、コストパフォーマンスは良いと思いますね。今では電話代行サービス（株）さんのオペレーターさんには本当の事務員さんの様に接していますね。

ポイントチェック！

「留守番電話だから安心」という事ではない筈です。やはり相手側にすれば、人が対応して内容を承ってくれる方が安心感や信頼感という面では雲泥の差があります。この様に、秘書代行は税理士・会計士・弁護士・司法書士・行政書士・設計士などの「士業」の方々に多くご利用頂いています。

ご依頼前の状況・お悩み

業種柄、社員のほとんどが現場に足を運んでスタッフ指導・管理を行なったり、クライアントとの打ち合わせに出向く事が多いので、事務所には誰もいないケースが多かったです。で、電話に関しては私の携帯電話に転送していたのですが、どうしても「出れない時」や「受けれない時」があるんです。そして、そういうときに限ってクライアントからの重要な電話があって、実際、電話代行サービス（株）さんを利用するきっかけも、その重要な電話をとるのが遅くなって大クレームになったからなんですが・・・。

当社のサービスをご利用後は？

第一に安心感が全然違いますね。現場スタッフの欠勤連絡の電話があった際なども、すぐに報告してくれるので、事後対応がスムーズにいきますし、クライアント企業からの評判も上々です。また、新たにスタッフ募集をする際に、求人広告を出した時なども必要情報をきっちり聞いてくれて、スケジューリングまでしてくれるので、大変助かっています。

ポイントチェック！

「携帯電話に転送している」という方々も多い様ですが、やはり問題や差支えがある様です。
「充電切れ」などもそうですが、特に、セールス電話も転送されてくる事にお困りのケースは非常に多い様です。秘書代行では必要なご用件のみをご連絡させて頂きます。

ご依頼前の状況・お悩み

当社が扱っているのは主に賃貸用住居マンションなので、土日祝日なんかだと仲介業者さんからの空室確認や物件資料請求、内見したいなどの結構な数の電話があります。以前は社員が交代で出勤して対応していたのですが、結局、電話が重なると対応できなかったり、待機時間が長くなったり、当然その分、人件費や休日出勤手当てがかさばり、何かいい方法がないかとは考えていました。

当社のサービスをご利用後は？

正直、ものすごく助かっています。更新した最新の情報を基に、空室状況はもちろん、物件資料に記載している情報は正確に答えてくれています。なので、こちらに電話がかかってくるのは、条件交渉の時ぐらいですかね。それに、仲介業者さんに物件資料をFAX・メールもしてもらっていますので、以前より大きく業務効率化も計れましたし、経費節減にも繋がりました。

ポイントチェック！

当社では、長年の不動産業務の経験によるノウハウを体系化した、『不動産専門 電話代行』がございます。＞＞詳しくはこちらで解説 「家主・オーナー様」「管理会社様」「売買事業者様」「仲介事業者様」の業務効率化、経費節減や削減に繋がる、24時間365日対応のサービスです。