導入した経緯と導入後の変化

電話代行の導入後の変化

• 受付で「新規相談／既存顧客／関係者／営業」などを一次整理し、優先順位が明確に
• 用件がまとまって届くので、折り返しの準備ができ、初回対応がスムーズ
• 撮影・編集の“集中時間”が確保され、納期管理のストレスが軽減
• 受電内容がテキストで残り、チーム内共有が早くなった

導入インタビュー

また制作会社あるあるとして、電話はディレクターや進行管理に寄りやすい。打ち合わせ調整、納期確認、修正相談、撮影関係者の連絡が重なると、「確認→共有→折り返し」が積み上がり負担が増えます。CapWorksは映像制作に加え、SNS運用やWeb制作の相談も入りやすいので、なおさら一次受付で整理して優先度つきで受け取る方が現実的だと考えました。

電話代行を知ったのは、同業の話で「受電を仕組み化して集中時間を守っている会社がある」と聞いたのがきっかけです。調べてみると、受付で専門判断はせず、新規／既存／関係者／営業の切り分けと、方向性（映像・SNS・Webなど）、希望納期、折り返し希望時間帯など“折り返しに必要な情報”を整理して共有できると分かり、導入を検討しました。

導入前、制作会社として“固有の悩み”はありましたか？

樽井さん

ありました。制作会社の悩みって「電話が多い」だけじゃなくて、電話が増えるほど進行管理の負担がディレクターに集中しやすいことだと思います。新規相談、既存のお客様からの修正や納期確認、撮影関係者の連絡が同じ窓口に入ってくると、出た瞬間に優先順位を判断して、関係者に共有して、段取りを組み替える必要が出てきます。これが積み重なると、ディレクションの時間が削られて、結果的に制作のテンポや品質にも影響しやすい。

もうひとつは、問い合わせの入口が広いことです。CapWorksは映像制作に加えてSNS運用やWeb制作の相談もあるので、電話口で「結局何を求めているのか」を整理するところから始まるケースが多い。短時間で要点を掴めないと長電話になりがちで、かといって急ぎの用件を取りこぼすのも避けたい。“制作の集中時間を守りつつ、レスポンスは落とさない”という両立が、導入前のいちばん固有の悩みでした。

次に、既存のお客様からの連絡です。修正の相談や素材のやり取り、スケジュール確認など、急ぎではないけれど進行に関わる話が多い。加えて撮影関係者・協力会社からの連絡（段取りや時間変更、現場の確認）もあり、ここはタイミングによってはすぐ反応が必要になります。

そして地味に混ざるのが営業電話ですね。重要な連絡と同じ受電口に入ってくるので、受ける側としては「出るまで分からない」ストレスがありました。こうして種類が混ざると、電話に出るたびに頭の切り替えが必要になって、結果的にディレクターや進行側の負担が増えていく、という状態でした。

もうひとつは、既存のお客様や撮影関係者の連絡です。修正や段取りの話は、タイミングによってはすぐ確認したいこともあるので、「急ぎが埋もれない運用にできるか」は慎重に見ました。
あとは単純に、社内側の運用が面倒にならないか。せっかく電話を整理しても、共有が分かりづらいと結局ディレクターの負担が増えてしまうので、“必要な情報が、判断しやすい形で届くか”を重視して検討しました。

導入後、運用はどのように設計されましたか？

樽井さん

難しい仕組みを作ったというより、「受付で押さえるところ」を決めて、こちらが判断しやすい形に整えました。まず電話は、新規相談／既存のお客様／撮影関係者・協力会社／営業くらいの粒度で分けてもらう。これだけで、折り返しの優先順位がつけやすくなります。

新規相談については、受付で無理に深掘りしない代わりに、最低限「あとでこちらが話を進められる情報」に絞りました。たとえば、相談の方向性（映像制作なのか、SNS運用・Web制作も含むのか）、希望の納期感、折り返し希望時間帯、連絡先、そして要点を一言でまとめてもらう。これがあると、折り返す前にこちらも準備ができて、初回の会話がスムーズになります。

既存のお客様や関係者連絡は、「今すぐ確認が必要か」「いつまでに返事が必要か」だけ分かるようにして、急ぎのものが埋もれないようにしました。結果として、ディレクターや進行管理が“電話をさばく”ことに引っ張られにくくなり、制作のテンポを保ちやすくなったと思います。