電話代行とは
「電話代行」とは、かかってくる電話を代わりに受けてくれるアウトソーシングサービスのことです。「電話代行」を利用することで、電話対応にかかる時間を削減し、コア業務に集中できるようになります。弊社、電話代行サービス（株）では、プロのオペレーターが心を込めて、電話対応いたします。
「電話代行」とは、かかってくる電話を代わりに受けてくれるアウトソーシングサービスのことです。「電話代行」を利用することで、電話対応にかかる時間を削減し、コア業務に集中できるようになります。弊社、電話代行サービス（株）では、プロのオペレーターが心を込めて、電話対応いたします。
貴社の電話を電話代行サービスに転送してください。弊社のオペレーターが対応し、内容をメール、チャット、SMSなどで報告いたします。
弊社の電話代行は24時間365日の対応が可能。曜日や時間帯を問わず、ご要望に応じた柔軟な電話受付体制を構築します。深夜帯なども、自動音声ではなくプロのオペレーターが対応いたしますので、ご安心ください。
対応マニュアルは一社ごとにオーダーメイドで作成しています。 名乗り方や第一声の言い回しはもちろんのこと、 「外出中です」「16時頃に戻る予定です」 「担当より折り返しご連絡いたします」 といった案内や「午前中は外出中として対応」「17時以降は退社済みとして対応」など、貴社の営業時間や勤務体制に合わせた細やかな対応も可能です。 さらに営業電話には、たとえば… 「〇〇業界の営業はお断りし、報告もしない」 「□□関係は折り返しを案内する」 といったように、内容ごとにルールをご設定いただけます。 また、オプションで“内線取り次ぎ”のようなスムーズな電話転送にも対応。事務員が電話を取り次いだかのように、オペレーターが電話を受けた後、そのまま貴社ご担当者様に直接おつなぎいたします。
弊社では30年以上にわたる電話代行業の実績をもとに、独自の応対品質向上プログラム「DSQCプログラム」を構築、運用しています。 ・専門性の高い研修、教育カリキュラム ・公平で継続的なオペレーター評価システム ・顧客満足度を可視化、向上させる満足度管理システム これらの取り組みにより、弊社の電話応対品質は多くのお客様から高く評価されており、サービス継続率は98.5％を誇ります。「電話代行サービスの品質を重視したい」「安心して任せられる会社にお願いしたい」などをお考えでしたら、弊社の対応力をぜひご体験いただきたく存じます。
社内体制や業務オペレーションを常に見直し、無駄を省いた効率的な運営体制を構築することで、柔軟かつ高品質な電話代行サービスを、業界でも競争力のある低価格で提供しております。 また、お客様ごとに ・対応する曜日や時間帯 ・ご利用頻度 ・業種や事業規模 ・ご希望の応対内容 などを丁寧にヒアリングし、最適なプランをご提案いたします。
ビジネスにおいて「電話対応」は、お客様との最初の接点であり、企業の印象を大きく左右します。そこで注目されるのが、電話代行・IVR（自動音声応答）といった外部リソースの活用です。それぞれの特徴と違いを比較した上で、なぜ多くの企業が「電話代行」を選んでいるのかを解説します。
プロのオペレーターが企業名で電話に応対し、まるで社内スタッフのように自然に対応してくれるサービスです。用件のヒアリング、伝言の受付、必要に応じた折り返し案内など、人ならではの温かみと柔軟性が魅力。対応マニュアルのカスタマイズや、時間帯別の対応切替なども可能で、企業ごとのニーズにきめ細かく応えられます。
あらかじめ用意した音声ガイダンスにより、電話をかけた側に番号を選択させる形式の自動応答システムです。人手をかけずに一次対応ができるためコストは安価ですが、「機械的な対応」と感じるユーザーも多く、複雑な問い合わせや感情を含むクレーム対応には不向きです。
| 項目 | 【電話代行サービス】 | IVR(自動音声応答) |
|---|---|---|
| 対応品質 | ◎：プロが対応 | ✕：機械的で一方通行 |
| カスタマイズ性 | ◎：業種・会社ごとに 柔軟対応可 |
△：メニュー設定のみ |
| 緊急・感情対応 | ◎：臨機応変に対応可能 | ✕：一律対応 感情対応不可 |
| コストパフォーマンス | ◎：内容に応じた 柔軟な料金提案 |
◎：低価格 |
| 顧客満足度 | ◎：人の温かみと 柔軟な対応で高評価 |
△：無機質な対応が 離脱要因になる場合も |
総務省の「情報通信メディアの利用時間調査」によると、2022年における1人あたりの1日の電話通話時間は約20分※と算出されています。１ヶ月で約６時間40分、１日８時間勤務だと１年間で１０日間も電話対応に費やしている計算になります。 電話代行を活用することで、通話時間だけで４０％削減した例もあり、大幅なタイムパフォーマンスの向上・業務時間の確保が可能になります。 ※(すべての業種・職種を平均した値であり、貴社の電話対応に割かれる時間とは限りません。)
電話代行をご利用いただくと、担当者への取り次ぎや問い合わせ内容の確認といった手間を省くことができるため、１件当たりのお問い合わせに掛かる時間、ひいては電話対応コストの大幅な削減につながります。参考までに、一般的なコールセンターオペレーターの平均時給1,800円※、平均電話対応時間２０分、一ヶ月２０営業日で算出した場合、年間１４４,０００円の人件費（電話対応コスト）がかかっている計算になります。※総務省の「情報通信メディアの利用時間調査」参照日2024.5.1
コールセンター業界唯一のデータブックである「コールセンター白書」によると、コールセンターの離職率は平均約３０％で全業種平均の約２倍と高い数値です。言い換えると、電話対応は大きなストレスがかかる業務であると考えられます。 それに対し、一般企業でコールセンター程の手厚いストレスケアをおこなわれている会社は少ないのではないでしょうか。電話代行で電話の１次対応をすることにより、社員のストレスケアの一環としても活用していただけます。
電話代行の導入を前向きにご検討されているのなら、ぜひ、フリーダイヤル0120-888-882までご連絡ください。詳しいご説明や最適なご提案はもちろん、サービス導入まで専任の『担当者』がしっかりとサポートさせていただきます。具体的な導入までの流れについては、こちらのメニューをご確認ください。
