退職する同僚へ向けてのメッセージ例文集

更新日：2025.03.28ビジネス豆知識 , 電話代行

日本のビジネスシーンでは、年度末に合わせて従業員が退職するケースが多く見られます。その際、周りの人たちは、退職者へ向けてメッセージを送ることが珍しくないでしょう。ただし、人によっては、何を伝えればよいか悩むかもしれません。そこで今回は、送別メッセージの基本的なマナーをふまえ、相手別のメッセージやシンプルな一言の書き方・ポイントなどについて例文とともにご紹介します。また、退職によって業務負担が増加する場合、電話代行を活用して業務負担を減らすという方法もございます。まずはお気軽にご相談ください。

【関連記事はこちら】
>>電話代行とは？

送別メッセージの基本のマナー

退職者に送別メッセージを送る場合、これまでの感謝や労いの気持ちを伝えるのが基本のマナーです。

メッセージ作成のポイント

退職者へのメッセージを作成する際、丁寧な言葉遣いを心がけることは、大切なポイントです。これまでの感謝を伝える時は「ありがとうございました」、相手を労うには「お疲れ様でした」の言葉が欠かせません。加えて、今後の活躍や健康を祈念する一言も大切になります。

また、寄せ書きでメッセージを送る場合、それぞれの内容が重複しないように注意する意識も必要です。同じ感謝の気持ちでも、自分なりの言葉を選べば、個性的な文面を作成できるでしょう。手紙や寄せ書きでメッセージを送る際、一文字ずつ丁寧に書けば、メッセージの印象はよくなると期待できます。

メッセージを送るタイミング

退職する方にメッセージを送るタイミングは、送別会の時や退職日の数日前までが適切です。送別会を催す場合、退職者に向けて挨拶の言葉を述べた後、手紙・寄せ書きやプレゼントを手渡すケースが多く見られます。一方、送別会がない時は、退職の1～2週間前に送るとよいでしょう。

退職日の直前や当日は、退職者本人が仕事の引継ぎや荷物の整理で忙しくなるため、メッセージを送るのは難しくなります。やむを得ず当日に渡すなら、一通りの作業が落ち着く業務終了前後を選ぶのが無難です。いずれの場合も、職場でメッセージを送る際は、退職者に迷惑をかけない配慮が求められます。

望ましいスタイル

退職者へのメッセージに望ましいスタイルは、相手との関係性によって変わります。上司・先輩が退職する場合、堅苦しく感じられても、原則として敬語を用いた文体が基本です。また、部下・後輩にメッセージを送る時は、相手を激励する言葉が不可欠といわれています。

それに対し、退職者が身近な同僚であれば、親しみやすさが大切になってくるでしょう。感謝の気持ちを伝える際も、個人的なエピソードを交えると、親近感を増すのに役立ちます。なお、長めのメッセージを送る場合、最初に「お疲れ様でした」と相手を労い、最後に今後の活躍・健康を願う書き方が一般的となっています。

【相手別】メッセージ例文

退職者へのメッセージは、感謝や労いの言葉を贈る相手に応じて、文面を変えるとよいでしょう。

「上司・先輩」へのメッセージ例文

上司・先輩に送るメッセージは、きちんと感謝の気持ちを伝えることが大切です。

例文1

例文2

上司・先輩へのメッセージは、失礼と思われないために、言葉遣いへの配慮も欠かせません。

「同期」へのメッセージ例文

退職する同僚へのメッセージでは、労いや応援の言葉を贈りたいところです。

例文1

例文2

同僚に送るメッセージは、少し表現を和らげると堅苦しくならず、親しみを増すのに効果的です。

「部下」へのメッセージ例文

部下・後輩が退職する時は、今後に期待する気持ちを伝えると喜ばれるでしょう。

例文1

例文2

部下・後輩にメッセージを送る場合、相手の長所を明記すれば、今後の励みになるでしょう。

「親しい関係ではない方」へのメッセージ例文

退職する人が親しい関係でなくても、感謝や労いの言葉を伝えるのはマナーです。

例文1

例文2

相手が親しくない人でも、業務上の接点に触れれば、退職のメッセージを伝えやすくなるでしょう。

「定年退職される方」へのメッセージ例文

定年退職される方には、長年の勤務に対する敬意を示したいところです。

例文1

例文2

定年退職される方へのメッセージは、締めの部分で健康に配慮する一言を添えることも大切です。

番外編「産休に入る方」へのメッセージ例文

産休に入る方へのメッセージについては、以下の記事で詳しくご紹介しています。ぜひご覧ください。

【例文付き】育休・産休に入る人へのメッセージ｜マナーと注意点
育休に入る男性へのメッセージ｜マナーと例文を解説

退職される方・休職される方へのメッセージは、いずれも感謝や労いの気持ちを大切にしましょう。

妊娠・出産のため同僚が退職する場合、無事の出産を祈念するメッセージが適切です。妊娠・出産はいずれもデリケートな問題であり、退職者に送るメッセージでは気遣いの言葉が望まれます。「出産がんばってください」や「健康な赤ちゃんを産んでください」はプレッシャーを与える可能性があるため、適切でないと考えられています。

最初は「お疲れ様でした」や「大変お世話になりました」と始め、「無事にご出産されることを、心よりお祈りしています」や「ご出産までゆっくりお過ごしください」と続ければプレッシャーにならないと考えられます。さらに出産する同僚の健康を思いやり、「お身体を大切に」と添えるのもおすすめです。気持ちのよい言葉で同僚を送り出してあげましょう。

【シンプルな一言】メッセージ例文

寄せ書きなどのメッセージには、シンプルな一言が適しています。簡単な言葉でも、感謝や労いの気持ちが伝われば問題ありません。

【例文】

短い一言でも、自分なりの言葉で感謝の思いなどを示せば、上司や同僚に気持ちよく退職日を迎えてもらえるでしょう。

人手不足の解消策としての電話代行

企業が従業員の退職で人手不足になった際、問題の解消策として、電話代行は有用なサービスです。現在は、国内の労働人口が減少している影響もあり、多くの業界で人手の確保は難しくなっています。従業員の退職により人手が少なくなった時、必要な人員を補充できないと電話対応が滞り、顧客対応に支障が出るかもしれません。

【関連記事はこちら】
>>人手不足で電話対応が滞っていませんか？

そんな悩みを解消する方法として、電話代行は効果的です。企業は着信時の一次対応を電話代行に一任できるため、社内の人手が少なくても、従業員はコア業務に専念しやすくなります。従業員が電話対応に追われず各自の担当業務に集中できれば、コア業務の効率は向上するでしょう。同時に、電話の一次対応を電話代行に任せれば着信の取りこぼしは減少し、顧客対応はスムーズになると期待できます。

このようなメリットから、退職に伴い企業の人手が減った際、人手不足の解消策として電話代行の活用はおすすめといえます。