退職する同僚へ向けたメッセージの送り方やタイミング

退職する同僚へ向けてのメッセージ例文集

更新日：2023.02.20ビジネス豆知識

同僚が退職する時には、感謝やねぎらいの気持ちを伝えたいと考える方も多いのではないでしょうか。ただ、どんなメッセージを送ればよいか悩むこともあるかもしれません。基本的なスタイルや自分なりにアレンジする方法が分かれば、同僚に喜ばれるメッセージを用意するのに役立つでしょう。そこで今回は、メッセージの送り方やタイミングとともに、退職する同僚へのメッセージに適した表現などをご紹介します。

1 メッセージの送り方やタイミング
- 1.1 メッセージを作成する時のポイント
- 1.2 メッセージを送るタイミング
2 どんなメッセージを送るとよいか
3 退職理由に応じたメッセージ

メッセージの送り方やタイミング

退職する同僚へ向けたメッセージの送り方には、直接に言葉で伝える方法、手紙やメールがあります。こういった送り方ならいずれも失礼にならないため、言葉遣いに気をつけながら自分に合った方法で感謝の気持ちを伝えましょう。

メッセージを作成する時のポイント

メッセージを作成する時、とくに意識したいポイントは伝える内容、丁寧な文字、言葉遣いです。退職者に送るメッセージでは、感謝とねぎらいの言葉が大切です。基本的に、「ありがとうございました」や「お疲れ様でした」は欠かせません。さらに、今後の人生を応援する気持ちも大切です。メッセージを寄せ書きする場合、内容が重複しないか注意する必要があります。自分ならではのメッセージを送るなら、退職者とのエピソードを添えるのもおすすめです。

手紙や寄せ書きの文字は、できるだけ丁寧に書きましょう。あまり上手に書けなくても、丁寧に書いた読みやすい文字であれば気持ちは十分に伝わるはずです。言葉遣いは、退職者との関係性をふまえて変えるのが一般的です。同僚が退職するのであれば、堅苦しい表現を選ぶより親しみを感じられる言葉のほうが適切と考えられています。親しい同僚の退職は寂しいと思われますが、できれば笑顔で見送ったほうが喜んでもらえるでしょう。

メッセージを送るタイミング

メッセージを送るタイミングは、送別会の時や退職日の１～2週間前が妥当です。退職者のために送別会を開く場合、その席でメッセージを渡すケースが多く見られます。スピーチを頼まれた時には、挨拶の言葉を終えたところで寄せ書きやプレゼントを渡すとよいでしょう。

送別会が開かれない、あるいは出席できない場合には退職日の数日前までに送るのが無難です。退職日の直前や当日は仕事の引き継ぎや荷物の整理で忙しくなるため、あまりメッセージを送るのには適しません。なかなかタイミングに恵まれず退職日当日になった時は、退職者が一通り作業を済ませた業務終了前後なら問題ないといわれています。周りがメッセージを渡し始めたら、そこで一緒に送りましょう。いずれの場合でも、退職者の迷惑にならないタイミングでメッセージを送ることが大切です。

どんなメッセージを送るとよいか

退職する同僚にメッセージを送る場合、基本的には親しみをもって感謝の気持ちを伝えることが大切です。

親しみを込めて感謝

同僚に向けた感謝の言葉は、親しみの感じられる表現が適切といわれています。多くの職場で、同僚は先輩・上司や後輩・部下より身近な存在と考えられます。先輩・上司には敬語の使用が基本、後輩・部下には激励する気持ちが重要といわれますが、同僚に伝えるメッセージではあまり堅苦しくならない表現を選ぶのが適切でしょう。

感謝の言葉に親しみを込めるなら、「いつもサポートしていただき、ありがとうございました」「いろいろフォローしてくださり、本当に助かりました」や「公私にわたり話を聞いてもらえたので、とても感謝しています」くらいがふさわしいと考えられます。どれくらい丁寧に表現するかは、付きあいの長さや親交の深さに応じて変えれば問題ありません。

エピソードで親しみを増す

同僚へのメッセージに親しみを増したい時には、共通のエピソードを添えると効果的です。退職する同僚と長いこと親しくしていた場合、多くの思い出が残っているでしょう。オーソドックスな表現だけで物足りないと感じるなら、印象的なエピソードを添えるとメッセージの言葉に親しみを増すのに効果があります。

仕事熱心な同僚であれば、「入社当時から、よく業務を手伝ってくれて本当にありがとうございました」などが適していると考えられます。歌が上手なら、「職場のカラオケ大会で聞いた素晴らしい歌声を、いまも覚えています」と伝えれば喜ばれるかもしれません。公私ともに親交が深かったなら、仕事関係にこだわらずプライベートの話を入れてみるのもよいでしょう。

メッセージの最初と終わり

長めのメッセージを送る際には、最初と終わりに言葉を加えると体裁を整えるのに役立ちます。メッセージの最初は、「長い間、お疲れ様でした」や「〇〇年間、お疲れ様でした」と仕事の苦労をねぎらう言葉で始めるスタイルが一般的です。

他には、「長い間、大変お世話になりました」も最初の言葉によく使われています。終わりの言葉は、将来に目を向けたメッセージで締めくくるパターンが妥当です。「これからも、お互いにがんばりましょう」や「今後も、新天地でのさらなる活躍をお祈りしています」の言葉で終えれば問題ありません。親しい同僚が職場を去る時には、「一緒に働けて本当に楽しかった」などもおすすめです。

退職理由に応じたメッセージ

退職する同僚に送るメッセージは、その理由に応じてスタイルが変わります。

同僚が転職する場合

同僚が転職により退職する場合、新たな職場での活躍を応援する気持ちが大切です。最初は、「〇〇さん、転職おめでとうございます」とお祝いの言葉から始めると喜ばれるでしょう。オーソドックスに表現する場合、「○○年間、本当にお疲れ様でした」や「短い間でしたが、大変お世話になりました」はよく見られるパターンです。

転職を応援する言葉としては、「〇月からの新しいスタートを応援しています」「新しい職場でも、元気にがんばってください」や「新天地での活躍を、心より期待しています」がふさわしいと考えられます。親しい同僚には、転職を寂しく思う気持ちを伝えてもよいでしょう。ただ、同僚に限らず転職を否定的に表現するメッセージはNGです。

結婚をきっかけに退職する場合

同僚が結婚をきっかけに退職する場合、お祝いの気持ちをアピールしましょう。結婚は、ご本人や親族の方にとって人生の一大イベントです。同僚へのメッセージでは、とにかくお祝いの気持ちを素直に伝えることが大切といわれています。余計な前置きは必要ないので、最初から祝福の言葉で始めましょう。

結婚をお祝いする言葉には、多くのパターンがあります。よく使われる表現だけでも、「ご結婚おめでとうございます」に「○○さんのご多幸を心よりお祈りしています」や「末永くお幸せに」が組み合わさりバリエーションは豊富です。これらの表現に自分好みの言葉を添えれば、いろいろアレンジを加えられます。

妊娠・出産で退職する場合

妊娠・出産のため同僚が退職する場合、無事の出産を祈念するメッセージが適切です。妊娠・出産はいずれもデリケートな問題であり、退職者に送るメッセージでは気遣いの言葉が望まれます。「出産がんばってください」や「健康な赤ちゃんを産んでください」はプレッシャーを与える可能性があるため、適切でないと考えられています。

最初は「お疲れ様でした」や「大変お世話になりました」と始め、「無事にご出産されることを、心よりお祈りしています」や「うれしい知らせを、お待ちしています」と続ければプレッシャーにならないと考えられます。さらに出産する同僚の健康を思いやり、「お身体を大切に」と添えるのもおすすめです。気持ちのよい言葉で同僚を送り出してあげましょう。