WEB会議に最低限必要なものとは

2020.12.10 更新日:2021.10.25ビジネス豆知識

最近は、新型コロナウイルスの影響により直接に顔を合わせながらの会議は控えられる傾向にあります。ただWEB会議を開く場合、何から準備すればよいか悩むかもしれません。そんな時、最低限必要なものだけでも覚えておくと手間取らずに済むでしょう。そこで今回は、WEB会議に必要なものをご紹介するとともに、機材の選び方やスムーズに会議を始めるための準備方法を解説いたします。

WEB会議

WEB会議に必要なもの

WEB上で会議する際、少なくとも必要とされるものはパソコンなどの通信端末、WEB用のカメラとマイク、WEB会議で利用するアプリやソフト、インターネットの接続環境です。

パソコンなどの通信端末

WEB上で会議を開くには、パソコンなどの通信端末が必須となります。WEB会議ではインターネット回線にアクセスするとともに、会議用のアプリやソフトを利用する必要があります。これらの手続きを実行するうえで、通信端末は欠かせません。通信端末はタブレットやスマートフォンでも問題なく、一般的なOSやスペックであれば対応できます。より快適な通信環境を求めるなら、最新モデルを用意しておくとよいでしょう。

WEB用のカメラ

これまで通りのスタイルで会議するなら、WEB用のカメラが必要です。以前は、会議の参加者がひとつの部屋に集まり議論を交わす方法が一般的でした。お互いに顔を合わせる従来のスタイルをWEB上で実現する場合には、WEB用カメラの準備が必要になります。カメラの性能にこだわらなければ、通常モデルの端末に搭載されているレベルで十分です。少しでも画質を高めたい時には、専用カメラが適しています。

WEB用のマイク

WEB会議で自分の声を届ける時には、WEB用のマイクが不可欠です。会議では、どんなスタイルであっても発言を求められます。WEB上であれば、マイクがないと発言者の声が残りの参加者に届かず、会議を進められません。マイクの場合、一般的な通信端末に搭載されたモデルでは声が聞き取りにくい傾向にあります。仕事が忙しいなか会議をできるだけ速やかに進めるなら、専用マイクを装備すると安心です。

WEB会議のアプリ・ソフト

WEB上に会議室を設置する場合、専用のアプリやソフトのインストールが望まれます。WEB会議では、参加者全員がひとつの画面に集まり会話できる環境が必要と考えられます。会議しやすい環境を用意するには、複数人で通話可能なアプリやソフトを使うと便利です。とくに高い機能を求めないなら、すでに普及している通話ツールで支障ありません。いろいろニーズがある時は、条件に合うサービスを選びましょう。

インターネットの接続環境

WEB会議は、インターネットに接続できることが前提です。WEB上で会議する場合、インターネットにアクセスできる環境が必須になります。いずれの通信端末でも、ネット環境が整っていないとWEB会議に参加できません。映像と音声の伴うWEB会議ではデータ容量が大きくなるため、安定性の高い通信回線の設定が望まれます。

機材の選び方

WEB会議をできるだけ充実させるには、通信端末をはじめ機材の選び方が大切です。

通信端末

WEB会議で使用する通信端末は、最新モデルを選べばとくに問題ないと考えられます。WEB上で会議するため専用のアプリやソフトを使う場合、通信端末は会議システムに対応可能なスペックを有する必要があります。WEB会議用の端末を決める際には、基本的なスペックの事前確認は怠れません。現行のモデルなら、たいていのシステムに支障なく対応できるといわれています。古いモデルを使う時には、スペックが足りず問題が生じるかもしれません。パソコンにカメラやマイクが備わっていてもWEB会議のシステムに対応できるとは限らず、データ容量の大きい映像や声は会議中に途切れる可能性があります。WEB会議を円滑に進めるなら、スペックに余裕のある通信端末を選んでおくと無難です。

カメラ

WEB会議では、パソコンに内蔵されたカメラよりWEB専用の外付けタイプを選ぶほうが望ましいといわれています。WEB用の外付けカメラを使うメリットは、広角レンズであれば一度に多くの参加者を映せる点です。複数人が広い会議室からネットにアクセスした場合、すべての参加者をひとつの画面に収められます。パソコン内蔵のカメラで写した画像が見えにくい場合、外付けカメラは画質の改善にも役立つアイテムです。高い機能を備えたカメラは、細密で動きの滑らかな画像を映し出せます。カメラの画質のよさは、WEB会議のストレス軽減につながる重要な要素です。外付けカメラを用意する際には、130万画素以上のタイプを選ぶとよいでしょう。

マイク

WEB会議用のマイクを選ぶ時、とくに重要となるポイントはマイクを利用する参加者の人数と利用場所です。1人で利用する場合、ヘッドセットが適しているといわれています。外出先から会議に参加するなら、持ち運びやすいうえ周りが騒がしくても自分の声をクリアに届けられます。複数人が同じ場所から参加する場合、マイクスピーカーを使うと個々にヘッドセットを装着する面倒がありません。3~4人で一緒に利用する際にはスピーカー1台、6~8人であれば2台セットします。マイクスピーカーの規格は一律でないため、利用時にはWEB会議のシステムに適合しているかの確認も忘れてはいけません。

スムーズに会議を始める準備方法

WEB会議を少しでもスムーズに始めるには、準備の進め方にも配慮が必要です。主な確認ポイントとしては、会議の参加人数、参加者のアクセス場所、通信環境の安定性、機材のセッティング位置、セキュリティ面が挙げられます。

会議の参加人数

WEB会議を開く際、参加人数を確認しておくことは大切です。最近の会議用アプリやソフトは、参加人数に応じて利用プランを選べるタイプが見られます。事前に参加人数を把握しておくと、無駄のないサービスを探すのに手間がかかりません。

参加者のアクセス場所

参加者が同じ職場にいない場合、どこからアクセスするかの確認は重要といわれています。アクセス場所が職場の周辺にまとまっているか、全国各地に広がっているか、さらに海外まで含まれるかチェックしておくと利用しやすいアプリやソフトを検討する際に役立つと考えられます。

通信環境の安定性

WEB会議はインターネットを介して進められる以上、通信環境の事前確認は不可欠です。インターネットの接続状態が安定しない場合、どこに問題があるか調べましょう。通信端末の不具合であれば備品の交換で済みますが、通信回線に問題がある時には会議で使う回線の変更が急がれます。

機材のセッティング位置

カメラやマイクは、事前にセッティング位置の調整が望まれます。カメラは、あらかじめ角度を調整しておくと会議中に顔が見えず慌てる必要がありません。マイクを複数人で共用する場合、声の聞きやすさを均等にするなら各々から同じくらいの距離に置くとよいでしょう。

セキュリティ面

会議では重要な情報についても話し合われるため、セキュリティの確保が大事です。WEB会議用のアプリやソフトには無料で使えるタイプもありますが、セキュリティ面を重視するのであれば、有料サービスを利用したほうが有利といわれています。どのサービスを選ぶか迷った際には、まず無料トライアルを試したうえで使い勝手のよいサービスを活用するのがおすすめです。

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