【留守電／不在着信】折り返し電話のマナー

更新日：2025.04.01ビジネス豆知識 , 秘書代行 , 電話代行

ビジネスの場では、不在着信があり留守電メッセージが残っていた時など、折り返しの電話が必要になる場面は少なくありません。しかし、実際に電話をかけ直す場面に直面すると、どのように連絡すればよいかマナーが気になる方も多いのではないでしょうか。また、仕事上で不在着信や留守電に対処する負担を減らすなら、電話代行を活用する方法はおすすめです。そこで今回は、折り返しの電話が必要かどうかについて解説のうえ、電話をかけ直す時の基本マナー・シチュエーション別の対応例や電話代行のメリットをご紹介します。

1 折り返しの電話は必要？
2 折り返しの電話の基本マナー
3 シチュエーション別の対応
4 電話代行で電話対応の負担軽減
- 4.1 電話代行を利用するメリット

折り返しの電話は必要？

ビジネスの場において、折り返しの電話が必要かどうかは、状況に応じて判断するのが適切でしょう。

不在着信があった場合

企業やオフィスの電話に不在着信があった場合、顧客や取引先からの連絡であれば、早めに折り返したほうがよいでしょう。業務中に顧客や取引先から連絡が入った時は、自社製品について問い合わせてきているケースが多く見られます。

また、商品トラブルなど、急ぎの用件である可能性も否定できません。これらの状況を考慮すると、顧客・取引先から不在着信があった際は、再度の連絡を待つより電話を折り返したほうが得策と考えられます。留守電メッセージが残されていなくても、すぐに連絡がつけば、緊急の用件にも即時対応しやすくなります。さらに、連絡が行き違う事態を避けるうえでも、こちらから折り返し電話する姿勢を心がけることは大切です。

留守電メッセージが残されていた時

不在着信に留守電メッセージが残されていた時も、状況に応じて柔軟に対処する意識は不可欠でしょう。留守電メッセージでは、「また改めてご連絡します」といった言葉がよく用いられます。この表現は、こちらへの気遣いから使われている場合が多く、通常は電話を折り返しても問題はありません。

ただし、気遣いの思いからだけでなく、相手が忙しいため「改めて連絡する」と伝えてきている可能性もあります。その場合、こちらが気を利かせて連絡すると、逆に迷惑をかけることになるでしょう。留守電にメッセージが残されていた時は、さまざまな状況が想定されるため、電話の折り返しが必要かどうかは臨機応変に判断するのが賢明と考えられます。

「電話を折り返す」の使い方

「電話を折り返す」の使い方については、いろいろな意見が示されています。Webサイトの情報では、「電話を受けられなかった時に連絡を入れ直すこと」と説明されるケースが一般的です。基本的に電話をかけた側でなく、受けた側が電話し直す行為を指すといわれています。

ただし、電話を受けた側が連絡するタイミングによっては、「折り返す」が適切とは限りません。すぐに電話を入れるなら問題ありませんが、しばらく時間がかかる場合は適さないと認識されています。「電話を折り返す」の表現は、あらゆる状況で使えるわけではないため、気をつける必要があるでしょう。

折り返しの電話の基本マナー

ビジネスの場で留守電や不在着信に電話を折り返す場合、基本的なマナーを守ることは大切です。

不在着信への折り返し電話に適した表現

不在着信があり電話を折り返す際、相手の印象をよくするのに適した表現は、枕詞やクッション言葉です。折り返しの電話をかける時は、すぐに本題から入ると、相手に失礼と思われる可能性があります。また、「先程、お電話があったようですが」だけでは、配慮に欠けているといえるでしょう。電話の印象をよくするなら、最初に「先程は、お電話に出られず申し訳ありませんでした」と伝え、お詫びの意思を示すのが基本です。

このような表現は、配慮の気持ちが感じられるため、相手と良好な関係性を築くのに役立ちます。適切な枕詞・クッション言葉で好印象を与えられれば、本題の話もスムーズに進めやすくなると考えられます。

留守電へ折り返し連絡する時に使える表現

留守電を受けて折り返し連絡する時も、枕詞やクッション言葉は、前置きとして使える表現です。電話をかけ直した際、「先程は席を外してしまい、失礼いたしました」「会議中で電話に出られず、申し訳ありません」と添えれば、好印象につながります。相手に配慮する姿勢を示すことで、失礼と思われるリスクは減少します。

また、「メッセージの件、承知しました」といった一言で、留守電を確認していると伝えることも重要です。そのうえで具体的な内容に触れていけば、相手も本題について話しやすくなるでしょう。留守電を介した電話は誤解が生じやすいため、会話の進め方に細かく配慮する意識も大切になります。

折り返しの電話を入れる時間帯のマナー

仕事関係で折り返しの電話を入れる際は、こちらから連絡する時間帯にも注意したいところです。ビジネスマナーとして、始業時間の前後・昼食時や終業時間の間際は、電話し直すのに適していません。これらの時間帯は、業務が忙しいか休憩中の場合が多く、連絡がつきにくいためです。折り返しの電話は早めに入れることが望まれますが、連絡の行き違いを避けるには、電話をかけるタイミングにも配慮が求められてきます。

シチュエーション別の対応

留守電や不在着信への折り返しの電話は、連絡し直す状況によって、具体的な対応が変わります。

伝言・メッセージがある場合

折り返し電話する時、伝言・メッセージがあれば、その内容に沿って対応方法を変える必要があるでしょう。

【例文：伝言内容が複雑な場合】
自分：先程は、席を外しており、電話に出られず失礼いたしました。
相手：いえ、かえってお電話いただき恐縮です。
自分：伝言を伺ったところ、いろいろ確認したい点があるとのことでしたが。
相手：〇〇の納期予定や打ち合わせの日程を確認したいのですが。
自分：〇〇の納品は、1週間後に予定しております。あと、打ち合わせは2日後の13時でいかがでしょうか。
相手：承知しました。差し支えありません。
自分：では、2日後によろしくお願いします。失礼いたします。
以上のように、伝言内容が簡単でない時は、メッセージを確認のうえ電話を折り返して直接に話すと安心です。また、関連資料を手元に用意しておけば、会話を進めやすくなります。
なお、「折り返しの電話は不要です」との伝言には、メールやチャットで「お電話ありがとうございます。ご用件は承知いたしました」と伝えるだけで十分でしょう。

電話を折り返したが相手が不在

電話を折り返したものの相手が不在であった時は、少し連絡を待つのも選択肢のひとつです。

【例文：電話の相手が不在】
自分：お忙しいところ恐れ入ります。先程、～の件でお電話を頂戴した〇〇と申します。担当の△△さんをお願いできますでしょうか。
相手：申し訳ありません。△△は、ただいま席を外しております。
自分：何時頃に戻られるか教えていただけますでしょうか。
相手：あいにく、詳しい時間は聞いておりません。
自分：承知いたしました。では、〇時頃までにご連絡がなければ、改めてお電話させていただきます。
相手：承知いたしました。△△が戻りましたら、そのように伝えておきます。
自分：よろしくお願いします。では、失礼いたします。
相手が不在の時、何度も電話し直すと、連絡先の職場に迷惑をかけてしまいます。それに対し、何時まで待つか伝えれば連絡先に余計な迷惑をかけなくて済み、相手とも連絡を取りやすくなると考えられます。
なお、急ぎの用件であれば、先にメールやチャットで都合のよい時間を確認しておくとよいでしょう。その際も、お詫びの一言を添えると、印象はよくなります。

電話を折り返す前に相手から連絡

こちらが電話を折り返す前に、相手から再び連絡が入った時は、マナーをふまえ対応することが大切です。

【例文：先に相手から再連絡】
自分：先程は、お電話くださった際に席を外しており申し訳ありません。また、こちらからお電話すべきところ、改めてご連絡いただき恐縮です。
相手：いえ、何度もお騒がせしてしまい、こちらこそ申し訳ありません。
自分：〇〇の件でお電話をいただいたとのことですが、お間違いないでしょうか。
相手：はい。作業の進捗状況を確認できればと思い、ご連絡いたしました。
自分：いまのところ、〇〇の作業は予定通りに進んでおります。
相手：それなら安心です。今後とも、よろしくお願いします。
自分：こちらこそ、よろしくお願いいたします。では、失礼いたします。
相手からの再連絡が早かった時は、こちらの不手際を謝罪して電話を折り返す意思があったと伝えれば、対応の遅さから不快に思われるリスクを減らせるでしょう。
上記のように、細やかな配慮が感じられる対応は好印象につながり、良好な関係性を築きやすくなります。

電話代行で電話対応の負担軽減

企業・職場で電話対応に伴う負担を軽減するなら、電話代行は、使い勝手のよいサービスとしておすすめできます。

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>>電話代行とは？

電話代行を利用するメリット

このサービスは、着信時の一次対応が主な業務内容です。企業や職場への電話がつながりやすくなり、着信の取りこぼし減少するため、電話の応答率は向上すると見込まれます。たとえば、弊社の受電応答率は98％以上です。

社内の従業員が席を外している時も、電話代行のオペレーターが着信を受け付けるため、不在着信や留守電メッセージがあり電話を折り返す手間は減らせます。こちらから連絡し直す負担は軽減し、各従業員は業務を効率的に進めやすくなります。

また、基本的に電話代行オペレーターの業務レベルは高品質であり、電話対応を通して顧客満足度を向上するにも効果的です。多くのオペレーターは、きめ細かく丁寧な受け答えを心がけているため、企業のイメージアップにつながると期待できます。さらに電話代行は、人件費を削減する方法としても有用です。必要な人員・設備は代行会社が手配するため、企業側のコスト負担は少なく、経費節減にも役立つと考えられます。

このように、電話代行は、電話対応の負担を軽減できるだけでなく多くのメリットがあるサービスです。そのため、不在着信や留守電の多さに悩まされている時などは、問題解決策としておすすめの方法と考えられます。