Web会議をスムーズに進めるコツ

2020.03.31 更新日:2022.03.07ビジネス豆知識

Web会議をスムーズに進めるコツ

2020年初頭より始まったコロナ禍により、リモートワークが日本中に急速に浸透していきました。それに伴いWeb会議をおこなう機会も増えました。Web会議は、参加者が一同に集まらなくても会議ができるというメリットがある一方、会議に集中しにくかったり接続が急に切れたりして会議が中断されやすいというデメリットもあります。

また通常の会議と同じ感覚で進めると、うまくいかないことも多いことでしょう。本記事では、Web会議の特徴やリアルでおこなう会議との違い、さらにWeb会議をスムーズに進めるコツなどを紹介します。Web会議がいつも長引いてしまい悩んでいる人は、ぜひ参考にしてください。

Web会議とはどんなもの?

WEB会議

Web会議とは、ZoomやSkypeといったチャット用コミュニケーションツール(アプリ)を使っておこなう会議のことです。ネットにつながったパソコンやスマートフォンがあれば、どこでも会議をおこなうことができます。音声のみでも、パソコンやスマートフォンに内蔵されたカメラを使ってお互いの顔を写して会議をおこなうことも可能です。

2020年初頭より始まったコロナ禍によりリモートワークが推奨された結果、Web会議は急速に日本の企業に浸透していきました。コロナ禍が収まりつつある今でもWeb会議は活用されています。また取引先や社内の会議だけでなく、採用面接などでも活用されています。

スムーズな会議時間は40分目安

Web会議はいつでもどこでもおこなえるメリットがある一方で、対面での会議でおこなえるような打ち合わせの手法が使えないことで、打ち合わせ時間が長くなってしまいがちというデメリットがあります。例えば顔を合わせる会議からWeb会議に移行したら、一度に複数の資料を見てもらうような方法が取れず、説明する内容も多くなり会議の時間が長くなった、という経験がある方もいるでしょう。

またWeb会議で有意義な話し合いができ、充実感を覚えられる時間は40分が目安だそうです。それ以上時間が長くなると集中力が途切れて建設的な意見も出にくくなります。40分というと少し短めに感じられるかもしれません。しかし実際に顔を合わせる会議より、好きな場所から参加できるWeb会議は集中力が持続しにくいので、このくらいの時間でちょうどいいといえます。

会議時間を短縮するコツとは?

しかし40分以内で会議を終わらせるのはなかなか大変なように思えるでしょう。ここでは以下に会議を効率化して会議時間を短縮するコツを紹介します。

長引く会議の特徴

長引く会議には、以下のような特徴があります。

  • メールなどで済む内容を議題にしている
  • 会議の課題が曖昧で明確でない
  • 会議時間が明確でない。決まっているのは開始時間のみ
  • 話題が脱線しがち
  • 出席者の当事者意識が低い

つまり「何の目的で会議をするか」を明確にせずいろいろな話しをしていると、たいした結論が出ないまま会議が長引きがちです。特に議題が明確でない会議は話題が瞑想して長引くことになるでしょう。

会議時間を短縮するコツ

会議時間を短縮するには、会議の目的を明確にして司会進行役を作ることが大切です。事前に「この会議をおこなう目的・参加人数・話し合う内容・開始時間、集合時間」などを記したレジュメを作り配布しておくと、当日まで参加者が意見をまとめておくことができます。

また会議当日も司会進行役がタイムテーブルを用意して会議を仕切っていきましょう。そうすれば話題が脱線することもなく、意見が活発に飛び交いやすいはずです。このほか会議出席者の意識を高めるよう、雰囲気作りも大切にしましょう。そして時間になったらスパッと会議をやめることも大切です。時間が限られていることで、集中力も持続しやすく意見を活発に交換しやすくなります。

Web会議をスムーズに進める具体的な10のコツ

ウェブミーティング

では、Web会議をスムーズに進めるためには具体的にどうすればいいのでしょうか?ここでは、10個のコツを紹介します。

始める前に接続テストをする

Web会議はネットにスムーズに接続していることが大切です。事前に接続テストをしましょう。司会進行役はもちろんのこと、出席者すべてに接続テストをおこないましょう。ここで不具合が分かれば当日までに修正しておくことができます。ぶっつけ本番の接続は避けましょう。

会議の数日前〜前日にリハーサル

Web会議はまだ新しい会議スタイルですので不慣れな方も少なくありません。特に、50~60代の出席者が多いと不具合が起こりやすい傾向があります。会議の数日前に一度リハーサルをしてみましょう。そこで不具合が分かれば当日までに修正ができます。

主催者は5分前には入室

参加者が早めに入室しても良いように、主催者は早めに入室しましょう。また、当日に不具合が起こっても会議をおこなう前ならば対処が可能です。遅くとも5分前には入室しておくことが大切です

主催者は積極的に挨拶する

Web会議は実際に顔を合わせる会議より沈黙しがちです。ひどい場合は誰もほとんど発言せずに時間切れになることもあるでしょう。皆の意見を引き出すためにも、主催者は積極的に挨拶して意見を述べてください。そうすれば、ほかの人も意見をいいやすい会議になります。

議題や会議資料は前日までに共有

課題や会議資料は当日に資料を配ってしまうと、読んでもらう時間がかかりますので、前日までに共有しておきましょう。また課題も事前に伝えておくことで当日までに意見をまとめられます。資料も事前に読み込んでおけば時間を節約することが可能です

発言者以外はこまめにマイクを切る

マイクを常にオンにしていると、いろいろな雑音を拾ってしまいます。家に子供や高齢者がいる場合、話しかけられることもあるでしょう。会議に関係ない音声が常に飛び込んでくる状態だと、集中力が途切れてしまうだけでなく、会議に参加している相手によっては失礼だと感じる方もいるでしょう。発言したらマイクをオフにするルールを決めましょう

名前を付けて話しかける

Web会議は誰が誰に話しかけているのか分かりにくいのもデメリットです。参加者は可能ならば名札をつけて話しかけながら会議をおこないましょう。「○○さん、発言をお願いします」と司会進行役が振れば、誰が発言しているのかも分かります。

会議中のマルチタスクはNG

Web会議は手元で何をしていてもバレにくいものですが、だからといってマルチタスクをおこなうと会議に身が入りません。会議中は会議に集中し、参加者にも会議の前にマルチタスクNGを明言しておきましょう

会議の様子を録画する

会議をスムーズに進めるためのポイントとして会議の様子を録画する方法もあります。会議後にもう一度見直せば反省点もよく分かり、また、録画をすることで緊張感を保ちやすいでしょう。レジュメや議事録をする際にも役立ちます。なお、録画することは必ず事前に説明しておくことが大切です。

会議終了後は内容をメールで共有

会議終了後は内容をメールでまとめて共有しましょう。そうすれば会議の意義なども明確にしやすく、会議をおこなった結果どのようなことが決まったのかも分かります。同じような内容の会議を何度もおこなうことを防ぐこともできます。会議の内容を録画しておけば、メールにまとめるのもラクです。

Web会議ツールは有料版がおすすめ

Web会議ツールは無料版もたくさんあります。しかし、無料版は利用できる時間が短かったり参加できる人数が限られたりしています。ストレスなくWeb会議をするには有料版を利用するのがおすすめです。法人版は高めですが、経費として請求することができます。

Web会議を効率よく進めるために

会議は意見を広く聞き、まとめるためにとても重要な仕事です。しかし、内容の薄い会議をおこなっていても意味はありません。仕事の効率化が叫ばれている現在、会議も効率化することが大切です。Web会議はまだ歴史が浅く、いろいろなルールを決めることができる時期です。ぜひ、効率化できる方法を考え実践していきましょう。

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