Web会議をスムーズに進めるコツ

2020.03.31ビジネス豆知識
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近年、「無意味な会議が多い」「会議が生産性を落とす」といった声が聞かれる様になりました。Web会議が一般的となった今、対面での会議・ミーティングが非効率的と考える方は少なくありません。そこで今回は、Web会議の基礎知識とビデオ会議との違い、会議をスムーズに進めるコツをご紹介します。

Web会議

Web会議とは?

Web会議(システム)とは、インターネットを介して映像や音声、会議資料などのデータを共有するコミュニケーションツールのことです。“働き方改革”の推進に向けて近年、多くの国内企業がテレワークやサテライトオフィス勤務、在宅勤務などの新たな勤務形態を採用しています。それにあわせて、遠隔地で働く従業員との情報共有促進を目的に、Web会議を導入する企業が増えました。

Web会議とビデオ会議はたびたび混同されますが、これらは必要機器や利用目的に違いがあります。まず、Web会議はパソコンと専用ツール、マイク、Webカメラさえあれば利用できる導入敷居の低いコミュニケーションツールです。社内スペースの確保や、専用機器などの用意も必要ありません。ただし、通信時の音声品質・画像品質は、ビデオ会議に比べて劣ります。

一方のビデオ会議は、専用機器を会議室などのスペースに設置する必要があります。Web会議と比べて導入コストが高く、機器を設置した場所でしか利用できないデメリットがありますが、Web会議よりも高画質・高音質な映像でやりとり可能です。画面越しに相手の表情を読み取ったり、より広い範囲の音声を拾ったりできますが、会議資料などの共有機能は備えていません。

このことから、ビデオ会議は社内ミーティングに特化したツールといえます。対するWeb会議は、社内ミーティングに加えて遠隔商談や遠隔相談、朝礼や研修の配信など、さまざまな目的で使えるツールです。とても利便性の高いコミュニケーションツールですが、使いこなすには、いくつかのコツを抑えなければなりません。

 

Web会議をスムーズに進める10のコツ

Web会議をスムーズに進める10のコツをご紹介します。これからWeb会議を主催する予定のある方は、ぜひ参考にして下さい。

 

1.接続テストは必ず行う

Web会議を始める前に、まずは接続テストを行いましょう。使用デバイスやカメラ、マイクなどが問題なく動作するか確認します。必要に応じて、社内ミーティングの参加予定者に接続テストの協力を要請します。接続テストであることを伝えたうえで招待し、スムーズにコミュニケーションが取れるか、通信障害が発生しないか確認して下さい。

Web会議で映像や音声が途切れたり、通信が頻繁に切れたりする原因は、ネットワーク環境にあります。いわゆる“細いネット回線”では帯域幅が十分に確保できず、通信速度が低下する恐れがあります。結果、Web会議中に通信障害や通信切断が発生するわけです。

対策として、複数のデバイスがつながっていないアクセスポイントに接続する、トラフィックが少ないアクセスポイントに接続する、あらかじめWeb会議が行われることを周囲に伝え、ネットワーク利用を控えてもらうなどが挙げられます。通信障害の原因は通信速度、データ通信料にあるため、それらを見直すことが重要です。

 

2.会議のリハーサルを行う

接続テスト同様に大切なのが、リハーサルです。参加者の中には、Web会議に不慣れな方がいるかもしれません。会議の数日前〜前日にリハーサルを済ませておくと、当日の流れがスムーズになります。接続テストにあわせて行うと効率的です。

 

3.主催者は早めに入室する

Web会議の主催者は、開始予定時刻の5分前には専用ルームに入室し、待機しておきます。

入念に専用ツールやカメラ、マイクの動作確認を行ったうえで、時間通り開始することを心がけましょう。

 

4.主催者は積極的に声かけをする

会議用ルームに参加者が入ってきた際、主催者は一人ひとりに声をかけましょう。「お疲れ様です」「時間通りに来ていただきありがとうございます」など、気軽な挨拶で構いません。最初に言葉を交わしておくと、お互いの音声設定に問題がないか確認できます。

 

5.議題や会議資料は事前に共有する

議題や会議資料は、当日までに事前共有しましょう。特に会議資料は、専用ツールの画面共有機能で見せることも可能ですが、小さな文字が読みにくかったり、通信速度の影響で鮮明に表示されなかったりします。もし画面が見にくい場合、事前共有した手元の資料で確認してもらうと良いでしょう。

 

6.発言者以外はマイクを切る

主催者を含め、発言している参加者以外は、小まめにマイクを切りましょう。常にマイクをオンにしていると周囲の雑音を広い、別の参加者の発言を邪魔します。「声が聴き取りづらい」「誰が発言しているのか分からない」など、会議の進行を妨げる要因となるため注意しましょう。

 

7.誰に話しかけているのか明確にする

多人数が参加するWeb会議では、誰が誰に対して話しかけているのか、分かりにくい傾向にあります。したがって、意見交換における発言や返答の際には、「○○さんはどう思いますか?」「○○さん、私はA案が良いと思います」など、逐一名前を付けて話しかけるのがおすすめです。発言の対象者が明確になるほか、別の参加者も誰に対して話しかけているのかが、分かりやすくなります。

 

8.会議中のマルチタスクは避ける

主催者・参加者ともに、会議中にメール対応などを並行するのは避けて下さい。Web会議であるため物理的には可能ですが、その様子がカメラに映ります。ほかの仕事が気になる場合、各種ソフトウェアやアプリケーションの通知に切るなどして、会議に集中できる様にしましょう。

 

9.会議の様子を録画する

Web会議の専用ツールは、会議の様子を動画保存する録画機能を備えています。デバイススペックやハードディスクの容量によりますが、できるだけ録画することをおすすめします。当日に欠席した方や、通信障害が発生した方に対し、会議の様子を共有できるためです。

 

10.会議終了後はメールでフォロー

会議終了後は、話し合った内容を参加者全員にメールで共有します。意見交換で決まったこと、決まらなかったこと、次の会議日程や議題を簡潔にまとめて送りましょう。あわせて録画した動画データをクラウドにアップロードし、全員に共有するのも有効です。動画データをバックアップできるため、たとえ欠席者などがいなくても行うべきです。

 

Web会議ツールは無料版と有料版、どちらがおすすめ?

結論からいうと、ビジネスユースにおいては有料版のWeb会議ツールをおすすめします。まず重視したいのが「通信の安定性」です。有料版のWeb会議システムは、海外拠点や複数拠点との接続において、安定しやすい傾向にあります。無論、帯域幅や通信速度はネットワーク環境に左右されるため、通信障害・通信切断が100%発生しないとはいえません。

また、「サポートの有無」も重要です。有料版はサポート費用を基本料金に含むケースが多く、導入後も手厚いサポートが受けられます。対する無料版は、アフターサポートがなかったり、メール対応のみで済ませたりするベンダーが少なくありません。各種トラブルにより、重要な会議が開けなくなるのは致命的です。したがってビジネスシーンでは、通信が安定しやすくサポーターも万全な有料版を選ぶべきと考えます。

 

まとめ

高性能なコミュニケーションツールが登場した今、会議・ミーティングのために人が集まる必要はなくなりました。社内ミーティングはインターネット上の“仮想会議室”で行う時代であり、それが従業員一人ひとりの業務効率化、パフォーマンス向上につながります。この先テレワークや、サテライトオフィスの導入を検討している担当者は、Web会議を実施する体制づくりから始めてみましょう。

 

参考URL:

https://www.ntt.com/business/services/voice-video/uc-conferencing/conferencing/introduction/c2.html

https://saleshacks.digima.com/tips-for-successful-online-meeting/

https://comm.rakuten.co.jp/houjin/connectlive/column/single/vol36.html

https://www.businessinsider.jp/post-207808

https://www.freshvoice.net/faq/info01.php

https://jp.vcube.com/service/meeting/web

https://www.dsk-cloud.com/blog/what-is-web-conference-tools

https://www.nice2meet.us/which-does-a-web-meeting-tool-choose-no-charge-or-pay.html

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