会議の進め方と事前の準備について

2019.12.09 更新日:2022.03.09ビジネス豆知識

会議

企業では会議が頻繁に行われています。一方で、すべての会議が有意義なわけではありません。会議を開く理由や進め方によっては、単なるリソースの無駄に終わってしまいます。複数人が参加する会議を無駄にしないためには準備や進め方が大切なポイントです。こちらでは、会議が無駄に終わってしまう理由や、有意義な会議を行うための事前準備、進め方についてお話しします

会議はなぜ必要か

そもそも、会議はなぜ必要なのでしょうか。必要性がない会議は、開催すること自体が無駄です。まずは、「なぜ会議を行うのか」を明確にしてみましょう。
会議の価値は、簡単にいえば「組織で意思決定できること」といえるでしょう。複数人で集まりひとつの議題に対して話し合うことで、組織としての結論を導きます。すでに出ている結論を、アイデアを募りブラッシュアップしていくことも可能です。

反対にいえば、少人数で簡単な意思決定を行いたい場合は、会議を開く必要はないかもしれません。メールやチャットでもコミュニケーションは十分可能です。積極的な意見交換を行わない限りは問題ありません。

会議を行うとなると、企業内の多くのリソースを消費することになります。そのため、無駄な会議を避けることはとても重要です。無駄な会議が開催されしまうひとつの要因は、企業が会議の必要性に注目していないためです。
意思決定が必要なテーマなしで開催される会議には、あまり意味がないかもしれません。単純なプロジェクトの進捗確認であれば、メールやチャットで済ますことができます。

会議を開く際は、そもそもその会議が本当に必要なのか考えることが大切です。また、メールやチャットで代替できないかも考えます。多くのリソースが消費されるだけに、本当に必要な会議だけを厳選しましょう。

準備不足は会議が無駄になる原因

必要性のある会議だったとしても、準備がともなっていない場合は無駄になってしまったり、会議時間がいたずらに長くなったりしてしまいます。準備不足は会議が無駄になってしまう典型的な原因のひとつです。有意義な会議を開催するためには、適切な準備を行う必要があります。
会議にはプロジェクトマネージャー、ファシリテーターなど中心となる人物がいます。会議の前には、こうした人物が率先して準備を整えておかなければなりません。以下では会議の準備不足による代表的な失敗例をご紹介します。

会議のテーマや目的が周知されていない

会議室に参加者を集合させてからテーマや目的を発表するのは時間の無駄です。また、参加者は自分の考えをまとめておくこともできません。

会議室の予約ミス

会議の規模によっては、社内外の会議室を予約する必要があります。人気の会議室はすぐに予約で埋まってしまうため注意しなければなりません。

適切な参加者を選出していない

大まかに参加者を選出してしまうケースもあります。すべての参加者がテーマに対してコミットできるわけではありません。結果として、その参加者が通常の業務に費やせた時間を奪ってしまうことになります。

会議前の準備

上述したとおり、事前の準備は会議を有意義にするために重要なファクターです。以下では会議前に行っておくべき準備を紹介します。

会議室予約

参加者の人数に応じて適切なサイズの会議室を予約しましょう。必ずしも希望の会議室を予約できるわけではないため、早めに行動することが大切です。通常は、日程と人数が決まった時点で会議室の予約を行います。

アジェンダ作成

アジェンダとは、会議の議題や目的などをまとめたものです。参加者に周知する内容として作成します。参加者に担当してもらう役割についても明記します。
会議の役割設定は任意ですが、とりわけ重要な役割が「ファシリテーター」と「タイムキーパー」です。
ファシリテーターは会議の中心となり、意見交換を促進する役割を果たします。方向性が異なる意見を上手くまとめ、参加者同士が理解しあえる様に配慮するのが仕事です。最終的な意思決定を行うために重要な役割といえます。

タイムキーパーは会議中の時間管理を行います。会議室を予約した場合、会議に使える時間は有限です。自由に使える場所で会議を行ったとしても、終わりの見えない会議では時間が無断になってしまいます。参加者が多いほど会議延長による時間のロスは大きくなるため、タイムキーパーの役割は大切です。
また、アジェンダ作成では話し合いの着地点についても設定します。「組織の最終的な意思を模索する」といった漠然とした目的では、会議の時間が超過しがちです。会議の時間をコンパクトにまとめるためにも、アジェンダで着地点を設定しておく必要があります。

参加者への周知

会議に参加してほしい人に対して周知を行います。周知は口頭でも構いませんが、アジェンダをそのままメールやチャットで送信するのが一般的です。必ず日時と場所を明記して下さい。

資料作成

必要に応じて会議の資料を作成します。紙資料でも構いませんが、プロジェクターを使用できる会議室の場合、ファイルで作成しておくと便利です。

直前準備

資料を持参のうえ、会議室に向かいます。快適に会議を進めるため、会議開始の少し前から空調を稼働させておきましょう。プロジェクターやパソコンなど機器を使用する場合は準備や配線も忘れずに行います。

会議の進め方

会議を有意義なものにするための具体的な進め方をステップに沿ってご紹介します。

Step1. アジェンダの確認

事前に周知しておいたアジェンダを改めて参加者と確認します。ポイントは会議の目的と着地点を共有することです。参加者に会議に対する心の準備を促す意味もあります。

Step2. テーマについて議論

ファシリテーターがリードし、タイムキーパーが時間管理をしながらテーマについて議論します。ファシリテーターは中立な立場として、参加者の意見をピックアップする様に意識しましょう。参加者からそれぞれ異なる意見が出ている時は、必要に応じて多数決などでまとめることもあります。可能な限り時間内に議論を終わらせるため、一定時間が経過したらタイムキーパーがアナウンスしましょう。話が脱線している場合は、はやめに方向修正することも大切です。

Step3. ファシリテーターによる総括

議論終了後、会議で得た成果をファシリテーターからアナウンスします。「何が決まったのか」を簡潔にまとめることがポイントです。この総括がない場合、「何が決まったのか」が参加者の中ではっきりしないケースがあります。参加者が会議の達成感を得るためにも総括は重要です。

Step4. 次回のスケジューリング

引き続き会議をする必要がある場合、次回のスケジューリングを行いましょう。タイミングを改めて行っても構いませんが、会議は参加者がそろっているベストなタイミングといえるためそのまま次回の日程を決めてしまうことをおすすめします。日時だけではなく、テーマをそのタイミングで決めるのも良いでしょう。その会議で消化できなかった議題を次回のテーマとして取り扱います。

会議では、「参加者の人数×時間」のリソースを消費します。だからこそ、その消費を補って余りある有意義なものにしなければなりません。そのために重要なのが、今回ご紹介した様なこと前準備と進め方です。まず、本当に必要な会議を厳選したうえで、今回ご紹介したような内容を意識し、会議のクオリティを上げていきましょう。

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