ビジネスメールは迅速返信が基本!アンケート結果から見えるメールマナー

2019.10.21ビジネス豆知識
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ビジネスシーンでもっとも使われているコミュニケーションツールは、メールです。何年も前から電話を上回っています。今では当たり前に使用されているビジネスメールですが、マナーを意識せずにいると、知らず知らずのうちに相手に不快感を抱かせているかもしれません。

メール送信・受信

「ビジネスメール実態調査2019」では、仕事でメールを使用している人を対象に、ビジネスメールに関するアンケートを行いました。アンケート結果を参考に、メール受信者が何を求めているか、どんなことに不満を感じているかなどを学んでみましょう。ビジネスメールにおけるビジネスマナーもあわせてご紹介します。

 

4人に3人が1日以内の返信を希望

仕事をしていると、どうしてもすぐにメールを返せないタイミングがあります。しかし、あまり返信を先延ばしにしていると、思わぬトラブルにつながってしまうことがあるかもしれません。

「いつまでに返信がこないと遅いと感じるか」という質問に対して、次の様な結果が示されています。メールの返信が1日(24時間)以内に来ないと「遅い」と感じる人が34.0%で、もっとも多いことが分かりました。次いで2日(48時間)以内が16.6%、1時間以内が8.8%と、かなりばらつきはあるようです。しかし、中には「5分以内」や「15分以内」に投票している方も少なからず存在し、それを含めると1日以内の返信を希望している人はトータルで75.5%に達します。つまり、4人に3人は1日以内に返事がないと不満に思ってしまうということです。

なお、このアンケートは「急ぐ場合を除く」という条件つきで行われていたため、急を要する場合はさらに早い返信が求められていると考えられます。

 

メールはコミュニケーションツールの1位

ビジネスシーンでのコミュニケーションツールといえばメールが一般的ですが、最近はさまざまなコミュニケーションツールを使い分けている企業も増えているといいます。メールには、「読まれているか分からない」「ルールが多いため書くのに時間がかかる」などのデメリットもいくつかあります。複数のコミュニケーションツールを使い分けることで、業務効率を格段にアップさせることも可能です。

 

ウェブ会議

インターネット環境と端末、カメラ、マイクを使って、社内外の人と会議や商談を行うことができます。スマートフォンやタブレットなどのポータブル端末でも接続できるため、移動の手間や場所の確保が不要です。

 

ビジネスチャット

一度に複数人と情報共有ができるうえに、スピーディーなやり取りも可能なサービスです。業務効率が上がることから、社内でのコミュニケーションツールとして導入している企業が増えているといいます。目的別にグループ分けが簡単にできるため、CCの宛先を選ぶ必要がないのもうれしいポイントです。

 

ソーシャルメディア

ソーシャルメディアとは、FacebookやTwitterの様なインターネット上で不特定多数の人とコミュニケーションが取れる媒体のことです。ユーザー同士で情報の共有や拡散が可能なため、社員同士のコミュニケーションツール以外にも、自社の宣伝やPR活動に利用している企業もあります。

 

グループウェア

グループウェアとは、Microsoftのoffice365や、GoogleのGoogle Appsなどに代表される、ネットワークを利用したコミュニケーションや情報共有が可能なツールの総称です。電子メール機能、掲示板機能、ライブラリ機能、スケジュール管理機能などさまざまな機能がひとつのシステムに統合されています。

 

「用件を伝える」「不快にさせない」がビジネスメールの基本

ビジネスメールにはさまざまなルールやマナーが存在します。基本的なビジネスメールは、件名・宛名・本文・署名の4つで構成。それぞれの詳しい書き方とビジネスメール作成時の注意点をご紹介します。

 

件名

大事なメールがほかのメールに埋もれて気づいてもらえないことがないように、一目で用件が分かる件名にしましょう。「お世話になっております」など用件が不明瞭な件名は避けるのが無難です。どうしても目を通してもらいたい重要なメールには、件名を目立たせるために【】を活用するのがおすすめです。

例)

【重要】打合せ場所の変更について

【〇〇社】お見積り資料をお送りします

 

書きはじめに宛名を入れる

本文の1行目には、相手の会社名・部署名・役職・名前の順に記入します。一般的には、会社名と部署名の後はそれぞれ改行します。相手の氏名が分からない場合は「ご担当者様」、複数の関係者にまとめて送る場合は「関係者各位」などと記入します。また、組織宛にメールを送る場合は、組織名の後に「御中」をつけましょう。

 

あいさつ

宛名の後は、「お世話になっております」「ご連絡ありがとうございます」などのあいさつとともに、自らの所属と氏名を記入します。はじめて連絡する人に対しては「お世話になります」、久しぶりに連絡する人に対しては「ご無沙汰しております」など、状況に合ったあいさつを選びましょう。

 

本文

メールの本文は、混乱を避けるために1通につき用件はひとつまでが好ましいです。複数の用件を伝えたい場合は、伝えたい用件を分かりやすく簡潔にまとめることを心がけて下さい。長くなる場合は複数に分け、1通目のメールの最後に「別件でもう1通メールさせていただきました」などと断りを入れておくとスムーズです。誤字脱字はもちろん、相手の名前などの誤変換にも気をつけましょう。

 

署名

会社名・所属部署名・氏名・会社の郵便番号・住所・会社の電話・FAX番号・メールアドレス・ホームページアドレスを入れるのが一般的です。自動で署名が挿入されるように設定しておけば、毎回入力する手間も省けます。

 

メール受信者が不快に感じる理由

メールを送る時に何らかの不安を抱いたことがある人も多いのではないでしょうか。ここでは、メール受信者が、どんなメールを受け取ったら不快に感じるかについてご紹介します。

 

必要な情報が足りない

添付ファイルのつけ忘れや、質問の答えになっていない返答など、相手が欲している情報が入っていないメールは相手を不快にさせている可能性があります。添付ファイルのつけ忘れは、仕事でメールを送る際にやってしまいがちな失敗のひとつですから気をつけましょう。また、曖昧な文章や用件を書く前に差し障りのない文章が書かれているなど、無駄な情報が多いメールを不快に感じる人も少なくありません。重要な用件は単刀直入に、最初の段階で書きましょう。

 

文章が失礼

間違えた言い回しや、攻撃的な文章を不快に感じる方も多いようです。名前の間違いや誤字・脱字をしたまま送ってしまうことを防ぐためにも、送信ボタンを押す前に必ず1度読み返してみることをおすすめします。

 

ビジネスメールに関するアンケート結果から、気をつけたいメールのマナーについてご紹介しました。返事が遅ければ相手側から催促が入ることもあるかもしれませんが、文章のミスはいちいち指摘されることはないことがほとんどです。メールの文章の作り方、正しい日本語の使い方などは会社で教わることではないため、ライティングスキルは自らの努力で磨く必要があります。コミュニケーションツールも多様化の時代ですが、まだまだ主な手段はメールであるといえます。正しいメールの書き方は、どんな職場でも役立つため覚えておいて損はありません。相手に不快な思いをさせないメールの書き方を、この機会にしっかり身につけておきましょう。

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