忙しい建設業者は電話代行の活用がおすすめ

2022.04.26 更新日:2022.05.19秘書代行

忙しい建設業者は電話代行の活用がおすすめ

建設業は業務範囲が多岐にわたり、事務所スタッフは現場対応のため席を離れるケースが多く見られます。多くの事務所では人手が足りず、十分に電話対応できない悩みを抱えています。近年はさらに、少子化の影響もあり、人員の確保が簡単ではありません。そんな状況下で人手不足を解消するなら、電話代行の活用がおすすめです。そこで今回は、建設業の事務所が抱える電話対応の悩みをふまえ、電話代行の活用がもたらす数々のメリットなどをご紹介します

建設業が抱える電話対応の悩み

電話対応が忙しく本来の作業が進まない作業員

現代において、多くの建設業者が抱えている電話対応の悩みといえば、人手不足の問題です。とくに近年は少子化の影響を受けて人員の確保が難しくなっており、事務所に電話がかかってきても手が回らず取りこぼす事態が生じています。

多くの事務所で人手不足

人手不足は、建設業に関わる多くの事務所が直面している悩みの種です。お客様や関係各所から連絡が入っても、電話対応が間に合わないとの声は少なくありません。建設業は、一般的な家屋の建築から道路をはじめ、インフラ整備まで幅広く担当している分野です。事務所には、建築物の施工主やインフラ設備の関係先から多岐にわたる用件で電話がかかってきます。

ほとんどのスタッフは、実際に建築事業が始まると現場対応は怠れません。それぞれの作業が予定通りに進んでいるか、あるいは計画を変更したほうがよいかをチェックするため、日常的に現場へ足を運ぶ必要があります。ゆっくり事務所にとどまることができず、頭では電話対応が必要と分かっていてもできない状況なのです。

労働人口の減少により人員確保が困難

とくに最近は国内で少子化の流れが進み、建設業界に限らず人員を確保するのが難しい状況といえます。国内における少子化の流れは、さまざまな業界で以前から問題視されてきました。これまでも国や自治体は各種の改善策を試みてきましたが、いまだに事態は深刻化していると指摘されています。

そんな状況のなか国内の労働人口は減少傾向にあり、建設業界でも人員の確保に苦労しているケースが目立ちます。事務所のスタッフを増やしたいと思っても、簡単には補充できていません。普段から人手不足のため十分に電話対応できず悩まされていても、すぐに新しい人員を補えない事務所は珍しくないといわれています。

着信の取りこぼし

人手不足の事務所で発生しがちな問題は、着信の取りこぼしです。事務所のスタッフは現場に足を運ぶ必要もあり、電話対応まで手が回らない状況が頻繁に起こっています。建設業に関わる事務所では、いずれのスタッフも自分が担当する現場から目を離せません。それぞれの担当現場へ足を運んでいると、事務所に落ち着いて電話対応する余裕はなくなります。

とはいえ、事務所にとっては電話対応も大切な業務です。お客様からの業務依頼やインフラ整備の連絡をはじめとして、通常の業務時間外でも重要案件の電話が入ることは少なくありません。人手が足りず着信の取りこぼしを避けられない場合、早めに何らかの改善策を取るのが望ましいと考えられます。

電話代行を活用するメリット

電話対応は時間の空いた時にできるため安心の現場監督

建設業の事務所で電話代行を活用するメリットは、人手不足に悩まされていても着信の取りこぼしを防げるところです。業務時間外まで電話がつながりやすくなれば、事務所の信頼性の向上も期待できます。

着信の取りこぼし防止

電話代行は、人手不足に悩まされる建設業の事務所で着信の取りこぼしを防ぐのに効果的なサービスです。事務所で電話代行を活用した場合、電話がかかってきた時は担当オペレーターが対応します。あらゆる用件に対応可能なため、基本的に着信を取りこぼす心配はありません。

スタッフ全員が席を外していても連絡を受け損ねる事態は避けられるため、スタッフはそれぞれの担当現場に足を運びやすくなります。また重要案件について連絡が入った時、オペレーターから早急に報告してもらえば速やかに対処できます。全国的に労働人口が減少し続けるなか、新規スタッフを確保できなくても、電話代行を活用すれば電話の受付体制を整えられます。

事務所の信頼性の向上

いつでも事務所の電話がつながりやすくなり信頼性を向上できるところも、電話代行を活用した際に見込まれる大きなメリットです。建設業は管轄領域が建物の建築からインフラ関係まで広範囲に及び、さまざまな用件で事務所に電話が舞い込みます。大規模災害が発生した時などは、平日の夜間帯や土日・祝日でも緊急対応を求められる場合があります。

その際、迅速かつ的確な電話対応を実現できるサービスが電話代行です。突然の緊急事態に備え、24時間365日対応する窓口を設置しておけば、お客様や関係各所と終日にわたり連絡を取りやすくなります。いつ事務所に連絡が入っても即座に電話がつながれば、お客様や関係各所からの信頼感は高まるでしょう。

スタッフの負担軽減

建設業の事務所で電話代行を活用すると、スタッフの負担を軽減するのにも効果があります。人手の少ない事務所では、それぞれのスタッフが現場対応しながら電話も受けるケースが多く見られます。事務所によっては、緊急時に備えた平日の残業や休日出勤が避けられず、これまでスタッフの業務負担は増していたかもしれません。

電話代行の活用により24時間365日対応する体制などを整えると、一通りの着信対応は担当オペレーターに一任できます。いずれのスタッフも各自の担当現場に専念しやすくなり、以前より業務負担は軽くなるでしょう。事務所で人員を確保するのが難しくても、電話代行の活用は着信の取りこぼしを防げるうえ、信頼性の向上やスタッフの負担軽減にも役立つのでおすすめです。

クレーム対応や経費節減もサポート

以前よりも作業効率が良くなり喜ぶ社員

電話代行は、着信の取りこぼしや信頼性の向上にとどまらず、クレーム対応や経費節減までサポートできるところも大きなメリットです。事務所が多種多様な問題を抱えている場合も、さまざまな形で問題解決に貢献します。

クレーム電話を適切に対処

事務所にクレーム電話がかかってきた際、電話代行なら業務に慣れたベテランのオペレーターが適切に対処します。建設業に限らず、クレーム電話は大切なお客様からの貴重な意見です。それでも多くの業務に追われながら対応するのは、事務所スタッフにとって大きな負担になる可能性があります。

一方、電話代行の職場には各種のクレーム対応に慣れているベテランのオペレーターが数多く在籍しています。いずれの苦情も適切に一次対応し、必要があればメールなどによる通話記録の報告が可能です。通常ならクレームが肥大化するリスクは避けられ、お客様の生の声を業務レベルの向上につなげることも難しくありません。

事務所の経費節減にも貢献

新たに電話対応できるスタッフを雇い、教育する手間を考えると、電話代行の料金設定は良心的といえるでしょう。事務所の予算に余裕がない時は、経費節減にもつながりますます。基本的に電話代行は、必要な範囲内で利用できるサービスです。利用料金は、担当オペレーターが実際に電話対応する時間帯だけ発生します。事務所で新たなスタッフを採用するのに比べると、人件費の削減に大きく貢献できるでしょう。

弊社のサービスは、ニーズに合わせサービスの内容をオーダーメイドできるシステムです。一般的に見られる電話代行と異なり、電話対応する曜日や時間帯を柔軟に選択できる特長があります。事務所が日々の業務で忙しく適切なクレーム対応が難しい場合、電話代行がサポートできます。予算的な都合などで出費を必要最低限に抑えたい時は、ぜひ弊社が提供しているオーダーメイド型サービスの活用をご検討ください。

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