秘書代行のオペレーターが心がけることとは？

更新日：2022.05.26秘書代行

秘書代行は企業の方から依頼を受けますので、オペレーターは一人一人が企業の信頼を背負っています。もちろん通常のビジネスマナーも必須になりますが、専門性の高い職務ならではの心構えも求められます。そこで今回は、この業務だからこそスタッフが心がけていることをご紹介いたします。

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1 秘書代行は会社の顔、企業イメージを左右する

秘書代行は会社の顔、企業イメージを左右する

会社の顔である

電話をかけてきたお客様にとって、最初に接するのがオペレーターです。そこを考えれば、秘書代行スタッフは、まさしく「会社の顔」とも言える存在です。オペレーターの対応が会社のイメージを決定する意味合いも持ち、その責務は大きいと言えます。

その点を踏まえてオペレーターが日々心がけていることは、お客様の信頼を獲得して会社の利益につなげるということ。そのための応対テクニックを磨くための練習を重ね、思いやりのある対応を心がけ、日々、現場に臨んでいます。

毎日目標を持って取り組む

「会社の顔」であるという意識は日ごろから持ち続けていますが、それとは別に毎日の目標を設定しています。この様な心がけにより業務への取り組み方が受け身ではなくなり、新たな問題意識を芽生えさせます。

オペレーターであれば一通りの対応マニュアルは身につけていますが、新たな問題意識が生まれるとマニュアルの意味を深く理解する様になります。その結果、オペレーティング技術の幅も広がり、応対品質も安定してくるのです。

どんな問い合わせにも落ち着いて対応

マニュアルをより深く理解したとしても、やはり、実際の業務に反映できなければ意味がありません。いろいろなタイプのお客様がいることも確かで、マニュアルにこだわり過ぎると臨機応変に対応できない恐れもあります。

マニュアルを有意義に活用してオペレーター業務の品質を高めるためには、どんな問い合わせにも慌てず落ち着いて対応することが必要です。電話をかけてこられた客様に喜んでもらうためにも、思いやりの気持ちだけでなく落ち着いた対応をいつも心がけています。そのスタンスを確保できれば、クレーム処理の技術も自然と身についていくのです。