リフォーム業者のバーチャルオフィス導入事例

2019.10.28業界関連情報
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クラウドサービスやリモートワークなどの発達により、事業上の住所を持たない企業も増えています。しかし、実際に事業を行ううえで住所は重要な意味を持ち、自宅を事業上の住所として届け出ている方も多いでしょう。そこで今回は、電話代行サービスが提供している「バーチャルオフィス」の導入事例をご紹介します。

リフォーム設計図

 

バーチャルオフィスサービスとは何か

バーチャルオフィスとは、その名のとおり仮装(=バーチャル)の事務所(=オフィス)を指します。あくまで「バーチャル」なオフィスなので、実際にその住所で仕事をすることはできませんが、事業上の住所に使用可能です。

電話代行サービスが提供するバーチャルオフィスは、最短3日~5日程度で利用開始でき、当該住所で登記もしていただけます。住所を持たない企業だけでなく、今後新しい事業を立ち上げることを検討している会社や個人事業主の方にもおすすめです。バーチャルオフィスを上手に活用することで、多様化する働き方に柔軟に対応できる企業と判断されるでしょう。

 

レンタルオフィスとの違い

バーチャルオフィスとよく似たものとして「レンタルオフィス」があります。借りた住所を事業用に使用できる点は同じですが、両者にはどの様な違いがあるのでしょうか。

レンタルオフィスは、バーチャルオフィスと異なり実際に事務所を借り、そこで事業を行います。事務所には一般的な事業に必要となる備品や通信設備・机・いすなどが備えられており、オプションでそのほかにもさまざまなサービスを受けられます。

事務所として実際にスペースを利用したい場合はレンタルオフィス、住所だけ利用したい場合はバーチャルオフィスがおすすめです。

 

バーチャルオフィスの各サービス内容

電話代行サービスの提供するバーチャルオフィスでは、住所の貸し出しに加えて以下の3つのサービスを展開しています。ここでは、各サービス内容についてご紹介します。

 

全国電話番号貸出サービス

電話代行サービスが保有する電話番号を貸し出すサービスです。具体的に貸し出しし可能な地域は以下のとおりです。

◇大阪(06)
◇東京(03)
◇札幌(011)
◇仙台(022)
◇千葉(043)
◇川崎(044)
◇横浜(045)
◇さいたま(048)
◇名古屋(052)
◇京都(075)
◇神戸(078)
◇広島(082)
◇福岡(092)
◇北九州(093)など

上記のほかにも、フリーダイヤル(0120)やIP電話(050)の貸し出しも可能です。

ご契約いただいた電話番号にかかってきた電話は、電話代行サービス所属の専門のオペレーターが対応します。専門用語にも精通したスタッフばかりなので、お客様との意思疎通も問題なく図れます。

また、電話対応をオペレーターではなく貴社に対応していただくことも可能です。事前に指定していただいた固定電話や携帯電話の番号に常時転送する形をとります。

 

FAX番号貸し出しサービス

電話番号だけでなく、FAX番号の貸し出しも行っています。FAXが届いた際にメールや電話による連絡や、再送信業務も可能です。メールにFAXデータを添付する場合は、PDFで送付する形になります。

 

郵便受付サービス

東京と大阪の電話代行サービス所在地の住所を、貴社宛に届く郵便物の受取場所として貸し出ししています。届いた貴社宛の荷物の受け取り・保管・ご連絡だけでなく、保管した郵便物の転送も可能です。

 

バーチャルオフィスサービスを利用するメリット

働き方が多様化する中で、バーチャルオフィスを活用している企業や個人事業主の方は増えています。そこには多くのメリットがあるからでしょう。以下では、バーチャルオフィスを利用するメリットをご紹介します。

 

オフィスへの初期投資の削減

事務所を賃貸してオフィスとして利用する場合、初期費用がそれなりに必要となります。一般的な賃貸住宅と異なり、事務所用として借りるとなると、敷金や礼金が賃料の数ヶ月分、保証金は半年から1年分用意しなければならないケースも珍しくありません。これらの費用は「イニシャルコスト」と呼ばれ、企業や個人事業主が事務所を借りる際の大きな壁となっています。

バーチャルオフィスの場合、敷金や礼金といった賃貸住宅に必要な費用はかかりません。少額の入会金や保証金が必要となるだけで、イニシャルコストを大幅に抑えることが可能です。浮いた資金を事業に回せるため、より挑戦的な一手を打ち出すこともできるでしょう。

 

月額固定費の削減

賃貸の事務所やレンタルオフィスを運営するには、一定のランニングコストが必要となります。例えば、

◇毎月の家賃
◇水道光熱費
◇固定電話、FAXの回線費用
◇事務所に置くスタッフの人件費 など

バーチャルオフィスを利用すれば、家賃や水道光熱費をゼロにできます。また、固定電話の費用は安く抑えられ、FAXは送受信の回数によって費用が決まるものもあるため、使用頻度に合わせた料金設定で運用可能です。

電話代行を合わせて利用することで、事務所に電話応対をする事務員を配置する必要がなく、人件費を抑えられます。また、電話代行サービスでは、しっかりと研修を受けたスタッフが貴社の一員として電話応対にあたるため、一から教育するための時間や費用も必要ありません。

バーチャルオフィスを活用し月額の固定費を見直すことで、無駄を省いた効率的な経営ができるはずです。

 

イメージ戦略、ブランディングに活用できる

大企業は別ですが、事業を立ち上げたばかりの会社や個人事業主になりたての方は、なかなか顧客や銀行・金融機関などから信用を得られていないでしょう。その状態が続くと、事業の拡大や資金繰りに影響が出てしまうかもしれません。

事業主としての信頼を獲得するには、さまざまな条件があります。そして、会社や事業地の住所を明示し、法人登記を行うこともそのひとつです。

しかし、特に都会の一等地にオフィスを借りて運用するとなると、多額の費用が必要となり、事業立ち上げ時にはあまり現実的ではありません。

そこで活用されているのがバーチャルオフィスです。一等地の住所を借り受け、会社のホームページに記載するだけでも顧客から安心されるでしょう。

上記の様に、企業のブランディングやイメージ戦略の一環としてもバーチャルオフィスは利用可能です。

 

自宅を住所として登記することの回避

事業を立ち上げ法人登記をする場合、住所の登録が必須です。そこで自宅を指定するのに抵抗を覚える方も少なくないのではないでしょうか。

法人登記は申請さえすれば誰でも確認できるため、プライバシーの観点から自宅を登録したくない場合や、マンションの規約でそもそも法人登記できないケースもあります。

バーチャルオフィスを利用することで、何の障壁もなく自宅以外の場所で法人登記が可能です。ただし、利用するバーチャルオフィスサービスが法人登記に対応しているか確認する必要があります。

 

導入事例

最後に、電話代行サービスのバーチャルオフィスを実際に利用したリフォーム業者様の例をご紹介します。

元々勤めていた会社の倒産をきっかけに独立した依頼者様。リフォームに関する知識は豊富なものの、事務所運営に関する情報が少なく、特に初動資金に頭を悩ませていました。

そこで電話代行サービスの提供するバーチャルオフィスを活用した結果、お客様から信頼を得られた様です。リフォーム業ということで、基本的に現場仕事が多く、事務所で行うのはほとんどが電話対応。そのため、専門のオペレーターが電話代行だけで十分でした。その結果、ご自身は営業活動と現場仕事に集中できているそうです。

 

職種によっては持つ必要のないケースも多くなっていますが、特定の事務所を持たないことで外部から信頼が得られない、銀行口座が作れないなどの弊害があるのも事実です。バーチャルオフィスは、起業したばかりの会社や個人事業主様の上記の様な悩みを解決する手段として人気を集めています。電話代行サービスでは、お客様のお話を伺ったうえで具体的なプランを決めていくので、事務所の利用や電話応対で悩んだ際はぜひご相談下さい。

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