オンライン秘書で効率アップ！事務作業の悩みを解決しよう

Q: オンライン秘書はこんな企業におすすめ

１. スタートアップ企業 ２. 中小企業 ３. 個人事業主

更新日：2025.03.06秘書代行 , 電話代行

オンライン秘書は、インターネット経由で利用できるサービスです。業務内容は多彩であり、忙しいビジネスマンにとってさまざまなメリットがあると見られています。ただし同サービスも、多少の問題点がないわけではありません。上手に活用するには、デメリットも把握しておくとよいでしょう。また、電話対応の品質を高めるなら、電話代行サービスを導入する選択肢もあります。そこで今回は、オンライン秘書の概要やメリット・デメリットを解説し、弊社サービスがおすすめされる理由もご紹介します。

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1 オンライン秘書とは
- 1.1 注目されている背景
- 1.2 オンライン秘書の業務内容
2 オンライン秘書のメリットとデメリット
- 2.1 メリット
- 2.2 デメリット
3 オンライン秘書はこんな企業におすすめ
4 電話対応は電話代行にお任せ

オンライン秘書とは

オンライン秘書は、インターネットを介して企業や個人の業務をサポートし、秘書の役割を果たす職種です。

注目されている背景

オンライン秘書が注目されている背景としては、通信端末の進歩やテレワークの普及が挙げられます。近年、パソコン・タブレットやスマホといった通信端末は、以前に比べて機能が充実しました。具体的には、業務資料の作成・メール対応・経理関係の計算・スケジュール管理など、幅広い業務を行えます。

また、ここ数年間は、働き方改革やコロナ禍の影響からビジネスの場でテレワークが浸透しました。多くの企業で従来の勤務方法が見直され、業務によっては、在宅勤務が可能になっています。このような状況のなか、秘書の業務もネット上で遂行できるようになり、最近はオンライン秘書に注目が集まっています。

オンライン秘書の業務内容

オンライン秘書の業務内容は、従来の秘書業務から一般事務やバックオフィスの作業まで多種多様です。従来の秘書業務としては、スケジュール管理・出張時のチケット予約や電話・メールでの問合せ対応が挙げられます。一般事務の内容は、データ集計・各種ファイルの保存管理・商品の受発注といった業務です。バックオフィス業務には、経理部門の入金管理・支払業務や人事関係の採用業務・勤怠管理などがあります。

また、備品の手配や社内報の作成を含め、総務関係の作業も担当可能な業務の範囲内です。オンライン秘書の仕事は、秘書業務にとどまらず多岐にわたるため、オンラインアシスタントと呼ばれる場合もあります。

オンライン秘書のメリットとデメリット

オンライン秘書は、多くのメリットがあるといわれるサービスです。ただし、いくつかデメリットも伴うため、注意する必要があります。

メリット

企業や個人がオンライン秘書を活用する主なメリットは、コア業務に専念しやすいところです。オンライン秘書は、スケジュール管理や電話・メール対応をはじめ、事務的な業務を幅広く担当できます。企業の従業員や個人事業主は、各種の事務作業に人手をかける必要がなくなり、その分だけコア業務に力を入れやすくなります。

企業・個人事業主が秘書業務や一般事務をオンライン秘書に任せた場合、経費を節約することも可能です。通常は従業員として雇用しないため、毎月の給与や交通費は発生せず、コスト削減につながります。

また、新人教育の手間を省ける点も、オンライン秘書がもたらすメリットの一つです。多くの場合、同サービスのスタッフは業務経験が豊富であり、改めて人材育成する面倒はないといわれています。これらのメリットにより、オンライン秘書を利用した場合、さまざまな業務負担は軽減すると期待できます。

デメリット

オンライン秘書の導入時に懸念されるデメリットは、セキュリティリスクやコミュニケーションの難しさです。同サービスは、社内情報や業務データを安全に管理する体制が整っているとは限りません。各種情報の管理体制に不備がある場合、重要なデータが社外に流出する事態を招くおそれがあります。

コミュニケーションの難しさも、オンライン秘書を利用する時に問題視されがちなデメリットです。仕事の打合せや日々の業務報告はネット上で行われるため、対面式に比べて言葉の行き違いが生じやすいと指摘されています。社内の重要データが外部流出した場合、企業や個人事業主の信頼は損なわれるリスクがあります。

また、スムーズにコミュニケーションを取れなければ、仕事は進めにくくなるかもしれません。オンライン秘書は、メリットばかりでなく上記のような問題点もあるため、利用時には十分な注意が必要になるといえるでしょう。

オンライン秘書はこんな企業におすすめ

オンライン秘書がおすすめとされる企業は、スタートアップ企業・中小企業や個人事業主などです。

スタートアップ企業

スタートアップ企業は、比較的に小規模な運営体制で起業するケースが多く見られます。従業員が少ないなか事務的な作業に時間や労力を取られると、コア業務に人手をかけられなくなる可能性があります。コア業務の生産性を上げる手段として、オンライン秘書を利用する方法は有効でしょう。

中小企業

中小企業では、日々にわたり、少ない労働力で各種の業務が進められています。多くの職場は人手に余裕がなく、コア業務とノンコア業務のいずれでも、社内の従業員は大量の仕事に追われがちです。オンライン秘書を導入すれば、職場内の業務量は減らせるため、各従業員の業務負担を軽減するのに役立ちます。

個人事業主

個人事業主も、小規模に事業運営する傾向があり、業務全般を事業主1人か数人の従業員で担当するケースが一般的です。十分な人手がないなかノンコア業務を処理していると、コア業務に専念しにくくなります。この場合も、業務の一部をオンライン秘書に頼めば、職場の負担軽減につながるでしょう。

オンライン秘書を利用すると、人手が少なくてもコア業務に専念しやすくなるため、中小規模の企業や個人事業主にはおすすめと考えられます。ただし、業務によっては同サービスより専門の外部業者に委託したほうが、業務品質を上げられる可能性があります。

電話対応は電話代行にお任せ

企業や個人事業主が電話対応の品質で特化したい場合など、電話代行サービスの活用はおすすめです。

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>>電話代行を導入するメリット

柔軟な対応で顧客満足度向上

弊社が提供するサービスは、出張・外出時に伴う応対方法を柔軟に変えられます。弊社は、いずれのサービスもオーダーメイドできるところが大きな特長です。社外からの電話を受け付ける時間・曜日やオペレーターの受答え方は、クライアントの要望をふまえ、臨機応変に変更できます。

お客様や取引先から連絡が入った際、担当者が出張や外出中の場合、クライアント側が希望する方式で回答することが可能です。すべて一律で、「不在のため、折返し連絡します」とだけ答える事態は避けられます。担当者が不在の時も、受答えが事務的になる心配はなく、電話対応の印象はよくなると期待できます。

情報共有で業務効率化

弊社サービスを活用すると、複数の営業担当者による受電内容の共有も可能です。通常、企業の営業担当者は各々の担当範囲を分担し、社内業務が特定の人物へ片寄らないように配慮しています。ただし、それぞれ担当の顧客が異なり各種情報を共有できていないと、担当者が不在の時に業務を引き継ぎにくくなるかもしれません。

弊社サービスは、営業先の顧客から電話があった際、受電内容を複数の営業担当者で同時に共有できる仕組みです。本来の担当者が不在で話を聞けなくても、ほかの担当者が電話の用件を確認しておけます。各々の営業担当者が受電内容を共有できれば、担当以外の用件にも即時対応しやすくなり、業務の引継ぎはスムーズになると見込まれます。

専門分野にも対応可能

弊社の場合、不動産や士業に関係する専門的な問合せにも対応可能です。不動産関係や法律方面の問い合わせは、会話のなかで業界用語が使われるケースも少なくありません。着信を受けたオペレーターに専門的な知識がなく、言葉の理解に時間がかかると、スムーズな受け答えは難しくなるでしょう。

弊社は、基本的な代行業務に加え、専門的な用件に対応できる業種別や用途別のサービスも幅広く用意しています。「不動産専門電話代行」や「士業専門電話代行」なら、通話中に業界用語が使われても、オペレーターが戸惑う心配はありません。いつでもスムーズに会話を進められるため、不審に思われるリスクは低く、仕事への信頼感は高まると考えられます。

以上のように、弊社は、各種の特長的なサービスで電話対応の品質向上に貢献できます。現在、ノンコア業務の外部委託を検討中であり、電話対応に特化したいとお考えの時は、ぜひ弊社サービスをご活用ください。

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