不動産投資のポイント！建物管理の業務内容とは？

更新日：2023.10.23電話代行

不動産投資において、建物管理は重要なポイントです。あらかじめ業務内容を理解しておくと、投資物件の価値を維持・向上するのに役立つでしょう。さまざまな用件で関係各所から連絡が入るなか、着信対応に手が回らない時は、電話代行の活用がおすすめです。そこで今回は建物管理の概要を解説し、多くの職場に見られる電話対応の難しさや電話代行がもたらすメリットをご紹介します。

1 建物管理とは
2 電話対応の難しさ
3 電話代行がもたらすメリット
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建物管理とは

建物管理は、投資物件の資産価値を維持・向上することが主な目的です。建物の価値を下げないためには少しでも良好な状態で保ち続ける必要があり、実際の業務内容は多岐にわたります。

建物管理の重要性

建物管理は、できるだけ投資物件の資産価値を高めるうえで不可欠といえる重要な要素です。通常、どんな建物も時間とともに劣化が進みます。築年数が長くなるほど、いろいろな場所で徐々に汚れや傷みが目立ってきます。外観から各設備まで含め、広い範囲にわたり経年劣化は避けられません。

それでも日頃から必要なメンテナンスを継続的に施すと、何も対処しないより投資物件の資産価値を維持・向上するのに効果的です。日々、敷地内の清掃や設備の手入れを怠らなければ、建物の汚れや傷みは目立ちにくくなります。そのため投資物件の経年劣化を遅らせ資産価値の維持・向上につなげるには、適切な建物管理が重要と考えられています。

主な業務内容

建物管理の主な業務内容は、外観点検や各設備の保守点検・清掃です。マンションの場合、事務管理や管理員業務も加わります。外観点検は、建物の外観や屋外施設に問題がないかチェックする作業です。各設備の保守点検・清掃では、エレベーター設備、電気設備、給排水衛生設備、消防設備などがチェック対象に含まれます。

マンションの事務管理には、管理費・修繕費を管理・運用する会計業務のほか総会や理事会の支援があります。管理員業務は、主に受付応対、各種点検、工事の立会、報告連絡業務です。一般的にマンション管理は専門的な知識や経験が必要であり、物件オーナーは実際の業務を管理会社に委託するケースが多く見られます。

賃貸管理との違い

建物管理と賃貸管理との主な違いは、業務対象となる範囲の差異です。各種点検や清掃作業の範囲が個室にとどまるか物件全体に及ぶかどうかで、大きく異なります。賃貸管理は、基本的に個室が業務対象です。新規の入居契約は、部屋ごとに結ばれるケースが大半を占めます。そのため、たいてい家賃の回収やクレーム対応など管理業務の範囲は1室にとどまります。

一方、建物管理は個々の部屋でなく物件全体が対象です。マンション管理を管理会社が担当する場合も同様であり、敷地内の清掃や共用設備の保守点検を含め建物全体に関わる部分の管理が中心業務になります。以上の違いから建物管理は業務が広範囲に及ぶことも多く、物件オーナーや管理会社の負担は重くなる傾向が見られます。

電話対応の難しさ

建物管理を担当する管理会社などにとって、電話対応の難しさは大きな悩みのひとつです。多くの職場がスムーズに応対できない原因としては、業務時間外の人手不足やコスト面の問題が挙げられます。

業務時間外の人手不足

建物全体に関わるトラブルが業務時間外に発生した場合、人手が足りず緊急連絡に対応できないとの声は少なからず聞かれます。物件トラブルは、管理会社の営業中に起きるとは限りません。夜間になってから、共用設備の調子が急に悪くなることもあります。賃貸物件であれば入居者から早期解決が望まれ、管理会社には深夜でも緊急連絡が入ります。

ただ、営業時間が終わると従業員は退社するのが基本です。とくに最近は、経費節減や働き方改革のため定時帰宅を奨励する職場が増えてきました。その影響もあり、さまざまな職種では業務時間外に必要な人員を確保しにくくなっています。管理会社も夜間帯は人手不足になりがちであり、多くの職場で緊急連絡に迅速対応できない状況が問題視されています。

コスト面の問題

コスト面の問題も、管理会社などで円滑な電話対応が難しくなっている大きな要因のひとつです。一般的に建物管理は、現地へ足を運ぶ機会が多くなります。管理会社の従業員は各自の担当物件を日常的に点検・清掃する必要があり、営業時間中でも職場にとどまり電話を受けるのは容易でありません。

職場に常駐してくれる事務員を採用できれば電話対応も頼めますが、その際に直面する問題がコストです。大手でない会社の多くは資金繰りが厳しく、必要性があっても早急に人員を補えない状況が生じています。結果的に事務員の採用を先送りしている職場からは、業務時間外だけでなく営業中も十分に電話対応できないとの声があります。

着信対応が雑になることも

管理会社によっては、関係各所から連絡があった時に着信対応が雑になっているかもしれません。ビジネスでは、お客様や取引先との信頼関係が大切になります。どの業種も、職場の電話対応は基本的なビジネスマナーや正しい言葉遣いが必須要素です。さらにクレームがあると、何を訴えられているか迅速かつ的確に理解する姿勢も求められます。

ただ人手不足で時間的あるいは精神的に余裕がない場合、電話を受けた時の着信対応は雑になる可能性があります。言葉遣いを不快に思われて信頼を損ねれば、大きなマイナスです。管理会社にとっても信頼感の低下は避けたいところであり、粗雑な電話対応は改善が望ましいと考えられます。

電話代行がもたらすメリット

建物管理の管理会社が職場で電話代行を活用する大きなメリットは、いつでも電話がつながりやすくなる点です。利用料金はリーズナブルであり、親切丁寧な電話対応による信頼性の向上も見込めます。

いつでも電話がつながりやすい

電話代行は、利用時間中の着信対応を一通り任せられるサービスです。夜間や週末に利用した際も、電話はつながりやすくなる特徴があります。

基本的に当サービスは、電話対応がメイン業務です。担当オペレーターは、いたずら電話や間違い電話まで一通りの着信に応対します。そのため、サービスを利用した時間帯は常に電話がつながりやすく、着信の取りこぼし防止に効果を発揮します。

とくに管理会社の場合、おすすめは24時間365日対応するスタイルです。この方式を選ぶと通年にわたり電話の受付体制が整えられ、いつ管理物件でトラブルが起きても緊急連絡があった時に速やかな対応が可能になると期待できます。営業中に職場を離れても着信を取りこぼすリスクは減り、現場の業務に専念しやすくなるメリットもあります。

利用料金はリーズナブル

電話代行の利用料金はリーズナブルな価格に設定される傾向が強く、予算内で電話の受付体制を整備するには好都合です。まず特定の時間・曜日のみ利用した場合、その時間帯以外は職場が営業中でも利用料金は発生しません。終日にわたる人件費がかからない分だけ、出費を抑えながら利用できると考えられます。

24時間365日対応のサービスも、職場による人員募集は不要です。担当オペレーターは依頼を受けた業者が手配するので、募集広告の作成、応募者対応、採用者を検討する手間などはいずれも省けます。その意味で電話代行は、新たな人員の採用にかかる負担を軽減するにも効果があるといえます。

親切丁寧な応対で信頼向上

電話代行は、担当オペレーターの親切丁寧な応対も特徴的です。どんな用件の連絡が入っても、職場の信頼向上に貢献できます。多くの電話代行は、新人研修で基本的なビジネスマナーや正しい言葉遣いの指導を怠りません。現場業務でも必要なら個人指導を実施し、お客様や取引先からの信頼獲得に努めます。

なかでも弊社の「不動産専門電話代行」は、不動産業に特化したサービスです。さまざまな工夫でリーズナブルな料金設定を実現し、担当オペレーターは事前研修で業界の専門用語を学んでから現場業務に臨みます。24時間365日体制での電話対応も可能ですので、どの電話代行を利用するか検討中であれば遠慮なくご相談ください。