法律事務所が電話代行を活用するメリット

2019.11.19電話代行
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当社の電話代行は多くの法律事務所様にご利用いただいております。弁護士様が業務に集中するため、また受注を安定させるために、電話代行を活用してはいかがでしょうか。こちらでは、法律事務所が電話代行を活用するメリットについてご紹介します。

法律事務所が電話代行を活用するメリット

 

電話事務はお任せ、本業に専念

法律相談ではまず電話を受け、顧客との間で相談日をスケジューリングするケースが大半です。電話では相談内容を簡単にヒアリングすることもあります。メールなどで相談を受け付ける場合もありますが、通常は弁護士様からの折り返し電話が必要になります。

しかし、裁判所などへの外出や、報告書のまとめなどの本業に追われる弁護士様にとっては、電話応対が大きな負荷になることもあるでしょう。個人事務所やスタートアップ事務所では人件費の問題から事務員を雇っていないケースもあります。多くの弁護士様が本業と電話応対の両立に苦労しているようです。

電話代行を利用すれば、事務所にかかってくる電話の応対をすべてオペレーターに任せられます。電話応対の内容はメールなどで迅速に報告されるため、折り返しが必要な案件はすぐに判断可能です。代行会社とあらかじめ打ち合わせておけば、相談内容の簡単なヒアリングや営業電話のお断り対応もできます。

弁護士事務所にとって電話は顧客獲得のための重要な窓口です。しかし、もちろん本業にも集中する必要があります。電話代行であれば、本業に悪影響を出さずに顧客獲得を実現できます。

 

事務員を雇うより低コスト

開設して間もない法律事務所では経費削減を意識する必要があります。上述した様に弁護士様が本業に集中するためには電話応対の人員が必要ですが、事務員の人件費について悩んでいる弁護士様も多いようです。さらに、事務員を雇用したとしても電話応対以外に目立った仕事がない、といったケースもあります。

こうしたコストの点からも、電話代行をおすすめします。電話代行の利用料金は、一般的に事務員の人件費よりも低コストです。電話対応が事務員の仕事の中心になっている場合は、電話代行にシフトすることで大幅なコストダウンが図れるはずです。

当社の電話代行も個人事務所やスタートアップ事務所のお客様に数多くご利用いただいております。やはり、事務員の代わりとして電話代行を利用されているケースが少なくありません。月間の想定コール数に応じた複数のプランを提供しておりますので、お気軽にご相談下さい。

 

リーガル用語も問題なし

法律事務所にはまさに裁判中の顧客から電話がかかってくることもあります。また、警察署や裁判所からの電話も少なくありません。電話口では専門的なリーガル用語が日常的に飛び交います。

そのため、電話対応を行う人員にはこうしたリーガル用語への理解が求められます。知識がない方が電話応対を担当すると、聴取や弁護士様への報告で不備が生じてしまうかもしれません。法律事務所での勤務経験がない方を事務員として雇用する場合、電話応対を担当させるためには教育を行う必要があります。

法律事務所をはじめとした士業専門の電話代行であれば、オペレーターへの用語教育を事前に行っています。業界固有の専門用語が出てもスムーズに対応可能です。事務員を雇用する際に発生する教育コストもかかりません。

ただし、法律事務所を対象としたサービスを提供していない代行会社や、低コストなだけでオペレーターの教育を十分に行っていない代行会社もあるため注意が必要です。士業の電話応対はとりわけ確かな業界理解が求められるため、実績のある電話代行会社の利用をおすすめします。

 

事務所のイメージアップに貢献

法律事務所に相談の電話をしてくる人は、デリケートな悩みや不安を抱えています。法律事務所の対応内容によっては、イメージを大きく損ねかねません。電話応対には基本的なマナー、スムーズな受け答え、電話口の方を安心させるコミュニケーションスキルが求められます。

電話の段階では、相談者は法律事務所を信頼しきっていません。深刻な問題であれば多くの法律事務所に無料相談をした後に依頼する事務所を決定します。相談者にとっては、電話をかけた際の対応も法律事務所を判断する要素のひとつです。

電話代行のオペレーターは電話対応のスペシャリストです。相談者の立場に立った丁寧な案内を行います。「親切で信頼できる」という印象を与えれば事務所のイメージアップにつながり、依頼数の増加が期待できるでしょう。

また、折り返しの電話や弁護士様を交えた無料相談時に電話の際の情報がしっかりと共有されていれば、「相談に対して真摯に向き合っている」というアピールになります。そのためには、オペレーターが相談内容を確実に聴取することは、相談内容に忠実な報告をまとめることも大切です。電話代行のオペレーターは電話窓口の最前線に立っているという意識を持った取り組みにより、弁護士事務所のイメージアップに貢献します。

 

役立てたい『仕業専門 電話代行』と『夜間休日 電話代行』

当社も多くの法律事務所様にサービスをご利用いただいております。法律事務所様に特におすすめのサービスが『士業専門 電話代行』『夜間休日 電話代行』です。

 

『士業専門 電話代行』

『士業専門 電話代行』は法律事務所、弁護士法人、公認会計士事務所、税理士事務所、司法書士事務所、行政書士事務所を対象としたサービスです。オペレーターには士業の問い合わせに不可欠な業界用語を理解するための研修を徹底しています。オペレーターの知識不足によって相談者に不信感を与えることはありません。

また、ご希望に応じて柔軟な対応も行っております。あらかじめお打ち合わせいただければ、先方とのスケジュール調整や料金案内も可能です。ご希望であれば営業電話をオペレーターからお断りし、法律相談のみをお取り次ぎします。

利用料金は事務員の人件費はもちろん、大手の電話代行会社と比較してもリーズナブルです。月間のコール数に合わせ、適切な料金のプランを提示いたします。電話相談の件数が少ない法律事務所様もぜひお問い合わせ下さい。

 

『夜間休日 電話代行』

日勤のフルタイムで働いている方が法律相談の電話をかけることが多いのは、夜間、もしくは休日です。また、刑事事件の様に迅速な弁護士相談が求められるケースもあります。そのため、幅広い時間帯で電話相談を受け付けている法律事務所が求められています。

当社の『夜間休日 電話代行』を利用していただければ、時間を問わず相談を受け付けることが可能になり、機会損失を防止できます。本サービスを利用し、24時間の電話受付を行っている法律事務所様も少なくありません。平日や夜間から明け方のみ、土日は24時間といったご希望に合わせた調整も行っております。

お打ち合わせいただければ、緊急の相談のみお電話で弁護士様にお取り次ぎすることも可能です。ご希望や問い合わせが多い相談者の層に合わせ、柔軟にサービスをカスタマイズいたします。

 

電話は法律事務所にとって重要な顧客獲得の窓口です。安定した依頼数を持続させるためには、幅広い時間に対応しており、確実に相談者からの電話を受ける窓口が必要です。また、相談者に与える印象を良くするためには、オペレーターの知識やマナーも求められます。電話代行は法律事務所にとって機会損失を防ぎ、また弁護士様がコア業務に集中するリソースを確保するためのソリューションとなるでしょう。

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