電話代行の転送電話・逆転送サービスについて

2016.04.18電話代行

インカムに手をあてほほ笑む女性

ビジネスシーンにおいて電話応対の質は、その後の取引に大きな影響を与えることもあり、電話応対を苦手と感じる人は少なくありません。また、テレワークの推進もあり、電話代行サービスの導入を検討するケースが増えています。

しかし、提供されるサービスの内容は業者によってさまざまで、わかりにくいと感じる人もいるでしょう。
本記事では、電話代行サービスで多く利用されている転送電話と逆転送サービスについて解説します。

電話代行の転送電話はかかってきた電話を転送して応対代行するサービス

爽やかな笑顔で電話対応する男性オペレーター

電話代行の転送電話サービスとは、企業または個人にかかってきた電話を転送し、電話応対を代行してくれるものです。電話をかけてきた相手には、代行サービスであることを分からいように応対してくれます。同じ企業の人が代わりに電話へ出て伝言を承るのと同じ感覚です。

かかってきた電話内容にもよりますが、代行で応対したスタッフが相手の名前・連絡先・用件などの内容をまとめ、依頼者にメールやチャット、電話などで共有します。

簡易的なサービスでは、オペレーター応対はなく、着信があったことをメールなどで通知するだけのサービスもあります。

依頼主の本来の電話番号をそのまま使用して転送機能を利用する

転送電話サービスでは、依頼主が本来使用している電話番号に電話転送機能(着信転送サービスやNTTのボイスワープなど)を設定し、電話代行のコールセンターが応対します。

電話番号の変更は不要ですから、名刺や企業のパンフレットやWEBサイトなどの情報を修正する必要はありません。

また、ボイスワープ機能を使用している場合、事務所不在時のみ転送したり、いつでも転送するなど必要に応じて自由に切り替えられます。

逆転送サービスは代行業者が用意した電話番号を使用する

一方、逆転送サービスでは電話転送機能は使わず、依頼者専用の電話番号を代行業者が提供します。フリーダイヤルや全国各地の市外局番を選べますが、貸出可能な番号は限られます。

その電話番号にかかってきた電話を、依頼主の電話へ転送するものです。

依頼主が専用で使える番号ですから、名刺などにその番号を掲載できますが、従来使っていた番号で連絡をとっていた取引先などには新しい番号に連絡してもらうよう知らせる必要があります。新しい事業を立ち上げたり、問い合わせ部門を独立させたいケースなどにおすすめのシステムです。

バーチャルオフィスを活用した企業などには、事務所を持たずに電話代行の逆転送サービスを活用し、電話番号や事務所を持つ企業と同様の信用度が得られるメリットがあります。

ただし、電話代行サービスを解約したり、別業者に乗り換える場合はその電話番号が使えなくなるケースもあるため、注意が必要です。

電話代行の転送電話サービス導入をおすすめする4つのケース

受話器越しに驚く女性

電話代行の転送電話サービス導入が効果的なケースを具体的にご紹介します。

1.勧誘や営業電話の不在対応

業務時間中にかかってくる勧誘や営業電話に応対するたびに業務を一旦停止しなくてはなりません。本当に応対が必要な電話だけ出たいと思っても、その判別は難しいものです。

転送電話サービスを活用すれば「商品やサービスを紹介したい」というような電話には「担当者が席を外しておりますので、こちらから折り返しご連絡いたします」と代行サービスのオペレーターが不在対応をおこないます。

2.臨機応変な電話応対が必要

1のような勧誘や営業電話の不在対応だけであれば、留守番メッセージサービスを使うだけでも問題はありません。

しかし、それ以外の電話がかかってくることもあるため、臨機応変な電話の取り次ぎや情報共有などを行ってくれるオペレーターのニーズは高いのです。

3.コールセンター業務の代行

かかってくる電話の中には、商品やサービスに関する質問や注文の電話もあります。企業独自のコールセンターを設置するほどではなくても、通常業務をこなしながら電話に出るのは難しいケースにおすすめです。

通常業務時間外の電話も電話代行サービスを利用することで対応できます。

4.ECサイト運営や自宅兼事務所の人

ECサイトを運営し、サイトに掲載する電話番号が必要だったり、自宅兼事務所で営業する場合に自宅と別の電話番号が必要なケースにも電話転送や逆転送のサービスがおすすめです。

また、全国の主要地域に営業拠点があるように見せたい場合には、電話転送サービスでそれぞれの市外局番の電話番号を契約すれば簡単です。

自社のニーズに合わせたサービスを導入するなら電話代行サービス株式会社がおすすめ

電話代行の転送電話・逆転送サービスは業務の効率化や人件費削減などさまざまなメリットがありますが、あらかじめパッケージされたサービスでは物足りないケースもあるでしょう。

必要なオプションを追加すればカバーできるでしょうが、それではコストがかかりすぎる不安もあります。

そこでおすすめなのが、依頼主のニーズに合わせたオーダーメイドサービスを提供している電話代行サービス株式会社です。

夜間休日電話代行やコールセンター代行など基本的なプランに加えて、不動産や士業、水道修理業、ネットショップなど業種に合わせた専用プランも提供しています。

また、求人受付やクレーム対応を専門とした電話代行サービスなどもあり、自社のニーズにぴったりあったプランを導入したいと考えているのならば、電話代行サービス株式会社がおすすめです。

電話代行の転送電話サービスは業務効率・人件費カットに効果的

テレワークの普及とともに電話代行の転送電話・逆転送サービスを導入検討するケースが増えています。

電話代行の転送電話サービスは、自社にかかってきた電話に代行してオペレーター応対し、必要な情報をメールなどで共有するものです。

逆転送サービスは、代行業者が提供する専用番号にかかってきた電話を自社へ転送したり、オペレーター応対するものです。

どちらも勧誘や営業電話で業務が中断されることもなくなり、コールセンターの人件費なども削減できるメリットがあります。

自社のニーズにあった転送電話サービスの導入を検討している場合は、オーダーメイドのサービスを提供している電話代行サービス株式会社がおすすめです。

※現在、弊社では「逆転送サービス」は行っておりません。ご了承くださいませ。

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