お盆休みに繁忙期の企業向け！電話対応は電話代行サービスにおまかせ

Q: お盆休みに忙しくなる業種の課題点

１. 人手不足 ２. ビジネスチャンスの取りこぼし ３. 顧客満足度の低下

更新日：2024.05.29電話代行

お盆の時期は、多くの企業が夏季休暇に入ります。一般的には8月13日が盆の入り・16日が盆の明けであり、この期間に休業する職場は珍しくない状況です。ただし、業種によっては、お盆休みに繁忙期となるケースも見られます。その場合、仕事が忙しく電話対応が間に合わない時は、着信時の応対業務を電話代行に任せる方法がおすすめです。そこで今回は、お盆休み・夏季休暇中に忙しくなる業種をふまえ、それらの業種が抱える課題・対策したいポイントや電話代行の選び方をご紹介します。

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1 お盆休みに忙しくなる業種
2 お盆休みに忙しくなる業種の課題点
3 お盆休みに忙しくなる業種の対策したいポイント
- 3.1 人員の確保
- 3.2 業務効率化
4 電話代行の選び方
5 この記事を読まれている方へのオススメ

お盆休みに忙しくなる業種

お盆休み・夏季休暇中に忙しくなるといわれる業種は、旅行業・宿泊業・観光地の飲食店や鉄道業・航空業が代表的です。また、医療関係やペットシッターが繁忙期になるとの声も聞かれます。夏の長期休暇は、全国的に旅行する人が増える時期です。旅行者の増加に合わせ、旅行代理店やホテル・旅館の仕事量は多くなります。同時に、旅行先の飲食店や商業施設は観光客で賑わい、鉄道や飛行機は大勢の乗客で混雑します。

医療関係は、長期休暇中でないと通院しにくい人が次々に訪れ、お盆の時期は普段より忙しくなりがちです。また、ペットシッターは、ペットを一緒に連れていけない旅行者から犬や猫の世話を任されるケースが多く見られます。さらに、弁護士や税理士は親族が集まるお盆休みに相続関係の相談を受ける傾向があり、夏季休暇中は多様な業種が忙しくなるといわれています。

お盆休みに忙しくなる業種の課題点

お盆休み・夏季休暇中に忙しくなる業種の主な課題は、人手不足の問題です。十分に人手を確保できないと、ビジネスチャンスの取りこぼしや顧客満足度の低下にもつながると懸念されています。

人手不足

人手不足は、旅行業者や宿泊業者をはじめ、お盆の時期に忙しくなる業種が悩まされている問題です。旅行業界・宿泊業界や観光地の各種施設は、以前から夏季休暇中に忙しくなる傾向がありました。ここ数年はコロナ禍で旅行者が減少したものの、現在は外出自粛が不要となり、再び多忙になり始めています。

一方、旅行業や宿泊業は、コロナ禍の影響で職場を離れた人手が十分に戻っていないと見られる状況です。また、その他の業種も、国内全体が労働力不足のため人員の確保は簡単でないと指摘されています。このような現状から、人手不足は、お盆休みが繁忙期となる業界の大きな課題に挙げられています。

ビジネスチャンスの取りこぼし

ビジネスチャンスの取りこぼしは、お盆休みで忙しい時、人手不足により多くの業種が悩まされている課題です。旅行代理店やホテル・旅館は、夏季休暇に旅行を計画している人々から、問合せや予約の電話を数多く受けると考えられます。また、医療機関やペットシッターには、ケガ・病気の診察やペットの世話を頼めるか確認の連絡が入るでしょう。

お盆休みに問合せが殺到した際、人手が少なく従業員が仕事に追われていると、電話対応まで手が回らなくなるケースは少なくありません。夏の特別休暇に仕事の電話がつながりにくくなれば、さまざまな業務依頼を受け損なう可能性があります。夏季休暇に向けて多忙になる業種は、人手が足りないため十分に電話対応できず、ビジネスチャンスを取りこぼす傾向が見られます。

顧客満足度の低下

人手不足に伴う顧客満足度の低下も、お盆休みに忙しい業種が、よく頭を悩ませている課題のひとつです。お盆のシーズンに入ると、ホテル・旅館や飲食店・商業施設は、全国的に多くの人出で賑わいます。ただし、すべての職場が、必要な人員を確保できているわけではありません。ホテルの宿泊者や飲食店の来店客が大勢いる場合、多くの人手をかければ、高品質のサービスを提供しやすくなります。

逆に、人手が足りなければ、サービスの質は低下しがちです。昨今、お盆に忙しくなる業種は人手不足で従来通りのサービス提供が難しくなり、顧客満足度の低下を招いているとの声が多く聞かれます。お盆休みが繁忙期となる業種で人手不足などを解消するには、何かしら対策することが望ましいと考えられます。

お盆休みに忙しくなる業種の対策したいポイント

お盆休み・夏季休暇中に忙しくなる業種が対策したいポイントとしては、人員の確保や業務の効率化が挙げられるでしょう。

人員の確保

人員の確保は、人手不足の問題を解決するうえで大きな効果のある方法です。通常、職場の繁忙期に合わせ人手を補充できた場合、従業員の業務負担は軽減すると考えられます。電話対応や細やかなサービスに手が回れば、ビジネスチャンスの取りこぼしや顧客満足度の低下は起きにくくなるでしょう。現在、国内の労働力不足は深刻ですが、さまざまな人材に目を向ければ人員確保の選択肢は広がると期待できます。

また、各職場で多彩な才能を活かせば、従来とは異なる新たなサービスを提供できるかもしれません。幅広い人材を採用した場合、それぞれの知識やスキルを適材適所で活用しやすくなるため、繁忙期に限らず人員を確保する方法として得策と考えられます。

業務効率化

業務効率化も、お盆休みが多忙な業種にとって、課題の解決に役立つ対策方法です。職場で業務の効率化を進めた場合、それだけ個々の作業に要する人手は減らしていけます。多くの業務を効率よく処理できれば、人手が少なくても、仕事全体の生産性向上を目指せます。近年はIT技術の進歩が著しく、以前に比べて多種多様な作業の効率化が可能です。

いろいろなシステムを導入すれば、多くの人手をかけず各種業務を素早く処理できるようになる可能性があります。そのため、IT技術の活用による業務効率化も、お盆が忙しい業種の課題可決につながると考えられます。ただし、これらの対策は、いずれも多くのコストがかかるかもしれません。コスト面に余裕がない場合、電話代行を活用して職場の業務負担を軽減する方法は、おすすめといえます。

電話代行の選び方

お盆休みに忙しい業種が電話対応を外部に依頼する場合、電話代行の対応時間・オペレーターのスキルや料金プランは、代行会社を選ぶうえで大切な注目点です。

対応時間

電話代行の対応時間は、電話のつながりやすさに関わる重要な要素です。多くの電話代行は、着信応対する曜日・時間について、複数の利用プランを用意しています。クライアントは、各々のニーズをふまえ、いずれのプランを活用するか選択できます。

ただし、お盆休み・夏季休暇の間、すべての電話代行が業務を行っているわけではありません。お盆に休業する会社を選ぶと、この時期に仕事が忙しくても着信対応を頼めないため、電話はつながりにくくなるでしょう。そんな事態を避けるには、会社選びの時、お盆休みに着信対応できるかどうか確認しておくことが大切です。

オペレーターのスキル

オペレーターのスキルは、電話対応の印象に影響してくるポイントです。電話代行のオペレーターは、通常、入社時の新人研修でビジネスの基本マナーや正しい言葉遣いを学びます。また、電話の用件を聞き間違えないため、通話内容は傾聴するように教わるケースが一般的です。

とはいえ、代行会社の教育体制は一律でなく、オペレーターのスキルレベルには多少の違いが見られます。通話時、必ずしも高品質の電話対応で好印象を与えられるとは限りません。場合によっては仕事の信頼を損ねる可能性もあるため、代行会社を選ぶ時は、オペレーターのスキルを確認することも重要になります。

料金プラン

料金プランは、余計な出費を避けるうえで不可欠といえるチェック項目です。できるだけコストを抑えるなら、必要なサービスだけ契約するのが賢明な選択でしょう。また、格安プランは魅力的に感じますが、サービス面に問題がないかの確認は不可欠といわれています。主な理由は、利用料金が過度に安い場合、十分なサービスを受けられないケースがあるためです。

安易に不要なサービスや格安プランを契約すると、大事な予算の無駄遣いにつながる場合があります。電話代行の活用で夏季休暇の業務負担が軽くなっても、無駄な出費は好ましくないでしょう。そのため、お盆に忙しくなる業種が電話代行を選ぶ場合、対応時間・オペレーターのスキル・料金プランに注目することは大切と考えられます。

お盆の電話対応にお悩みなら、電話代行サービスのご利用がおすすめです。夏季休暇期間中の電話業務をご希望の場合は、ぜひお早めにお問い合わせください。