担当者不在時の電話対応はどうする？～シーン別に例文をご紹介～
更新日：2025.07.09秘書代行 , 電話代行
お盆や夏季休暇の時期には、担当者が不在となることが多く、電話対応に悩む企業も少なくありません。「いつまで休みか」「誰に取り次げばよいか」など、的確な対応ができないと取引先に不安を与える可能性もあります。そんな時に役立つのが、シーンに応じた適切な応対ができる電話代行サービスです。業務を止めずに、印象の良い対応を維持するためには、あらかじめ対応方法を決めておくことがポイントです。本記事では、担当者が休みの場合の電話対応について、シーン別の例文を交えながら解説します。また、電話対応業務を効率化する手段として、電話代行サービスの活用方法もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
担当者不在時の電話対応はなぜ重要か？
「担当者が不在」の電話対応は、一見すると面倒な対応かもしれませんが、実は企業にとって重要な業務の一つです。まずは、主な理由を2点に整理して解説します。
企業の信頼性維持
担当者不在の電話を無対応や曖昧な対応で終えてしまうと、顧客や取引先に「対応が後回しにされている」という印象を与えかねません。不在理由を的確に伝え、折り返しの方法や時期を明示することで、企業としての信頼度・安心感を維持できます。
機会損失の防止
急ぎの問い合わせや商談機会が担当者不在時にかかってくることもあります。その際、電話に対応できなければ、見込み客との接点を逃し、売上に影響する恐れがあります。電話代行を活用すれば、受電の取りこぼしを防ぎ、機会損失の削減が可能です。
【シーン別】担当者不在時の電話対応例文集
担当者が不在の際、対応の言い回しや丁寧さ次第で、相手の印象は大きく変わります。ここでは、よくあるシーンごとに使える電話応対の例文をご紹介します。
担当者が「離席中」の場合
- 基本的な対応例:
申し訳ございません、〇〇はただ今席を外しております。すぐに戻る予定ですので、折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか？ - 伝言を伺う場合:
〇〇はただ今席を外しております。よろしければご用件をお伺いし、戻り次第申し伝えます。 - 戻り時間がわからない場合:
〇〇は現在外出中です。申し訳ございませんが、戻り時間も未定となっております。
担当者が「休憩中」の場合
- 基本的な対応例:
〇〇は現在、休憩をいただいております。戻り次第こちらからご連絡させていただいてもよろしいでしょうか？ - 伝言を伺う場合:
〇〇は休憩中ですが、ご用件を承っておきましょうか？ 戻り次第、本人にお伝えいたします。
担当者が「来客中・会議中」の場合
- 基本的な対応例:
〇〇はただ今、来客対応中でございます。終了後に折り返しご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか？ - 伝言を伺う場合:
現在会議中のため、今すぐの対応が難しいのですが、ご用件をお伺いし、終了後にお伝えしてもよろしいでしょうか？ - 会議の終了時間が決まっている場合:
会議が15時に終了予定ですので、その後ご連絡させていただいてもよろしいでしょうか？
担当者が「外出中」の場合
- 基本的な対応例:
〇〇は本日外出しておりまして、戻りは〇時頃の予定です。お急ぎの場合は折り返しのご連絡を手配いたします。 - <代替対応の提案: 〇〇は現在外出中でございます。よろしければ代わりの者で対応可能か確認いたしますが、いかがでしょうか？
担当者が「休暇中」の場合（夏休み・有給など）
- 基本的な対応例:
〇〇はただ今夏季休暇をいただいております。〇日には出社予定でございます。 - 伝言＋別担当提案:
〇〇は休暇中のため不在ですが、ご用件をお伺いし、内容により担当者を引き継ぐことも可能です。いかがいたしましょうか？
その他の「不在」状況の場合
- 基本的な対応例:
申し訳ございません、〇〇は本日不在にしております。よろしければ、改めて折り返しご連絡を差し上げます。 - 緊急対応の提案:< 〇〇は本日終日不在でございますが、お急ぎの内容でしたら、他の者で対応可能か確認いたします。
担当者不在時の電話対応をスムーズにするために
担当者が不在の時でも、電話対応の質を落とさず、スムーズに応対するためには、事前の仕組みづくりと適切な外部サービスの活用が重要です。ここでは、よく活用されている「自動音声ガイダンス」と「電話代行サービス」の2つの方法について、それぞれの特徴やメリットを交えながら解説します。
自動音声ガイダンス（IVR）による効率化
まず一つ目の方法が、自動音声ガイダンス（IVR）の導入です。これは、着信時に「〇〇のご用件の方は1を、〇〇のご用件の方は2を」といった音声案内を流し、相手に用件を選択してもらう仕組みです。これにより、担当部署や対応内容に応じて適切に振り分けられ、オフィス内での取り次ぎの手間を軽減できます。
営業時間外や不在時の対応力
また、営業時間外や一時的な不在時にも対応できるため、相手に「何も案内されなかった」という不満を与えずに済むのも大きな利点です。とくに、来客中や会議中など「出られないけれど無視はしたくない」という状況では、安心感のある一次対応ツールとして有効に機能します。ただし、あまりに細かく複雑な分岐にすると、かえって混乱を招くため、シンプルかつ分かりやすい構成にすることが大切です。
電話代行サービスの活用による高品質な対応
もう一つの有効な手段が、電話代行サービスの導入です。これは、プロのオペレーターが企業に代わって電話応対を行い、内容を記録して報告してくれるサービスです。導入の目的はさまざまですが、とくに担当者不在時の対応として活用する企業が増えています。
業務効率向上のメリット
電話代行サービスを利用することで、社内スタッフの業務が電話に遮られることなく、本来の業務に集中できるようになります。営業や事務作業に集中したい時間帯に電話が鳴り続けると、生産性が落ちてしまいますが、代行サービスがあればその心配も不要です。
企業イメージの維持
さらに、担当者が外出中や休憩中などで対応できない場面でも、プロのオペレーターが丁寧に応対してくれるため、企業としての印象を損なうことがありません。相手に不安を与えず、用件をしっかりとヒアリングして伝えてくれるため、クレームや機会損失のリスクも軽減されます。
必要な時だけの転送設定で柔軟な運用が可能に
電話代行サービスは、常時すべての電話を転送する必要はありません。どのような企業にも、営業担当が急な外出をする場合や、昼休憩の時間帯、複数のスタッフが席を外すミーティング中など、「今だけ対応が難しい」というシーンがあるでしょう。一時的な場面でだけ転送設定することで、必要最小限のコストで最大の効果を得られます。
このように電話代行サービスは、状況に応じて柔軟に運用できるのが強みです。企業の業務スタイルに合わせて使い分ければ、無駄なコストをかけず、効率的に顧客対応を行うことができます。担当者が不在の際の電話対応は、企業の信頼性や顧客満足度に直結する大切な業務です。離席や外出、休暇中などの状況でも、相手に不安を与えることなく丁寧に対応できるかどうかが、信頼関係の構築やビジネスチャンスの獲得に大きく影響します。必要なタイミングでだけ転送設定を行える電話代行サービスは、日々の業務を効率的に進めながら、来電対応の質を維持できる有効な手段です。
弊社サービスについて
弊社、電話代行サービス株式会社では、創業以来30年以上にわたり、企業様の多様なニーズにお応えしてきました。研修を受けた専門のオペレーターが、企業イメージを損なうことのない丁寧で正確な対応を行います。急な外出時や担当者の不在時など、必要な場面だけでのご利用も可能で、状況に合わせた柔軟な運用ができるのが特長です。不在時の電話対応体制を整えたいとお考えの方は、ぜひ一度、電話代行サービス株式会社のサービスをご検討ください。
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