提供する「時間外ガイダンス」は誰のためのもの?

2013.04.03スタッフブログ

電話代行サービス(株)が提供する時間外ガイダンス

電話代行をサービスとして利用するとき、併用する形でご利用いただくのが「時間外ガイダンス」です。今回は、その時間外ガイダンスについて具体的な内容を紹介させていただきたいと思います。

実は以前に「時間外ガイダンスの紹介」をする記事を書いたので、そちらと合わせて読んでいただければと思います。

時間外ガイダンスという呼び方以外にも、時間外アナウンスや時間外メッセージ、時間外自動音声などと呼ばれています。機能としては、その名前が表すように、受付時間や営業時間が過ぎたあと、かかってきた電話に対し、機械音声にて対応するものになります。そのため、明確な対応が出来るわけではなく、すでに業務が終了していることを伝えることが主な業務ととなると言えます。

例えば、営業時間後の深夜や早朝などに対応することも当然ですが、休日などの休業日についても対応することができます。

携帯を見て悲しそうな表情になっている男性

時間外ガイダンスが弊社で選ばれる理由

選ばれる理由の1つとして上げられるのは「コール音以外の音声を流すことができ、企業イメージをよくなる」といえます。営業時間外に電話をいただいた場合、時間外ガイダンスを設定していないと、コール音が鳴り続けるだけです。それに対して時間外ガイダンスを設定すれば、営業時間の紹介、翌営業日についてなど、さまざまな情報をお客様へ案内することができます。

時間外ガイダンスを設定することで、お客様は問い合わせたい日時についての予定を立てることができます。お客様を大事にしたいと考え、企業イメージを大事にする企業では積極的に導入しており、弊社でも多くの企業様にご利用いただいています。最も多いのは、やはり一般消費者向けに商売を行うBtoCなどになります。

時間外ガイダンスにはさまざまな種類があります。「定形」と呼ばれる汎用性の高い、応対内容もあれば、貴社名を入れることができる「オリジナル」のガイダンスなども作ることができます。それぞれオプションとして利用することができますので、利用をご希望の場合には、弊社の営業担当者へと連絡くださいますようお願いします。

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