電話越しでの道案内

更新日：2022.04.22スタッフブログ

1 電話代行で請け負う「道案内」について
2 電話代行で利用される「道案内」について

電話代行で請け負う「道案内」について

電話代行の「オペレーター」は顧客様に代わって様々な電話応対をさせて頂きます。その中で最も基礎とも言える電話対応は「用件受付」です。担当者が出払っているので、用件をお伺いさせて頂きます。という形で電話の用件を伺い、担当者へと報告という形で詳細を伝えます。それ以外にも、「電話受付」を行ったりすることもあります。例えばイベント事業だったりコンサートなどの受付業務なども含まれます。電話代行のオペレーターが対応する中で今回紹介するのは、「道案内」となります。

電話代行で利用される「道案内」について

電話対応で「道案内」？と思うかもしれません。確かに今の時代はスマホによってマップを検索したり、スマホアプリで行き道を設定することも難しくありません。

しかし、まだ使いこなせない人がいるのも事実ですし、情報が出てこない場合もあります。まだ、電話問い合わせにおける道案内をすることは少なくありません。そして、道案内を必要としている方が、今から利用したいと考えているお客様である可能性があるのです。

例えば、サロンや飲食店、イベント参加者、セミナー参加者などの場合、親切に道案内を行い、良いイメージを与えることができたとします。すると、今後も継続してご利用いただけるお客様となる可能性があるのです。何より、目的の場所に到着できたので、満足感を得ることができたと言えるでしょう。

しかし、その道案内がおざなりだった場合、良いイメージを与えることはできません。なんとかたどりつけたとしても、大幅な時間ロスをしてしまったり、遠回りをした結果疲れきってしまい、思うように活動ができなかったかもしれません。その場では満足できたとしても、心のどこかにマイナスイメージがついてしまい、その後はもう利用されなくなるかもしれません。

このような意味で「道案内」というのは疎かにしては行けない電話応対と言えるわけです。また、この「道案内」を行う可能性のある業務は2種類あります。

ひとつは「コールセンター代行業務」です。コールセンター代行では、上記で紹介したイベントやセミナー参加などを受け付けることになるので、自然と「道案内」を担当することも含まれてきます。イベントやセミナーの予約を受ける時に道案内をさせて頂いたり、イベントやセミナー当日に場所に関する問い合わせが集中したりします。

もうひとつが「秘書代行業務」になります。これは顧客様の事務所への道順を案内させて頂く感じになります。秘書のように電話対応を行わせて頂くことから、必然と事務所の場所を確認されたりすることがあるからです。その時、道案内ができないと不親切に見られるので対応させて頂くことがございます。

他にも特定業種向けのサービスの中にも、道案内を必要とする業務も含まれる可能性がありますので、その都度、確認頂ますようお願い致します。

とは言え、道案内を必要とするか、必要としないかは契約頂く顧客様によって変わってくることになります。しっかりと打ち合わえによってどう対応するのか、営業担当者が確認をさせて頂きますので、必要な時には教えて頂ければと思います。