ビジネスマンの絶対NG!メール返信忘れの防ぎ方

2016.10.03スタッフブログ
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ビジネスメールで絶対に気をつけたいのが“返信忘れ”です。いかなる理由があっても、お客様からのメールに対して、忘れる様なことがあってはいけません。今回は、ビジネスマンにとって命取りともなる返信忘れを防ぐためのコツをご紹介します。

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スターにチェックを入れる

Gmailをご利用している方であれば、スター機能を使うと便利です。メール左横には、チェックするボックスが付いていて、クリックすると★マークが入ります。

目立つ印を入れることで、一目で他のメールとの見分けがつき、いつメールページを開いても「このメールに返信するんだった」と思い出させてくれます。返信が済んだら、★マークを外して、未返信メールときちんと区別することも忘れない様にして下さい。また、★付きメールだけをまとめて一覧できる機能もあるので、効率よく処理するためにもぜひ活用しましょう。

下書きフォルダの活用

メールを確認しても、手の空かないときは即座の返信は難しいかもしれません。そんなとき、後で返信することを忘れないために、返信用のページだけは作っておきましょう。未完成のままでも、下書きフォルダに入れれば、きちんと保存できます。また、下書きは太文字で表示され、いくつ下書きのメールがあるのか数字も分かる仕組みです。その様に分かりやすく表示されていつでも確認できる工夫をすれば、うっかり忘れの対策になります。

未読状態にする

未読機能を使うことも、メールの返信忘れを防ぐテクニックです。1度開封したメールでも、未読状態に戻すことは可能で、受信トレイの中で未読扱いとなり、忘れるリスクを回避できるでしょう。「すぐに返信できない」「しょっちゅう忘れてしまう」こんなときは、未読に戻して時間のあるときにきちんと返信する様にするといいでしょう。

送られてきたメールにきちんと返信することは、ビジネスの常識というより、社会人としてのマナーでもあります。今後も長く取引先やクライアントと信頼関係を続けていくためにも、便利な機能を使ってメールの返信忘れを防ぎましょう。

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