秘書業務の効率化を助ける秘書システムについて

2018.01.30 更新日:2022.05.06スタッフブログ

スケジュール管理をする秘書

企業で社長や役員の秘書をさている方は、役員同士のスケジュールの連携や会議室の予約など、きめ細かな視点が求められます。秘書が個々のスキルやシステムに頼っていては、いつまでたっても効率化は期待できません。そこで今回は、秘書業務を助ける便利なソフトウェアをご紹介します。

秘書業務システムで秘書のサポートを!

秘書が抱えるお悩みとは?

上司のサポート役としてさまざまな業務をこなす秘書は、多忙な毎日を送っています。社長・役員・医師・政治家・弁護士などの側で仕え、上司が本来業務に集中できる様に、秘書は多くの補佐業務をこなしているのです。スケジュール調整や外部との連絡、来客対応や文書作成など、その業務内容を挙げればきりがありません。秘書が普段抱えているお悩みには、次の様なものが挙げられます。

  • 各役員のスケジュールの調整が難しい
  • スケジュール表の作成や会議室の予約が煩わしい
  • 役員ごとに書類が何種類もあり手間がかかる
  • 接待で使うお店選びに迷ってしまう
  • お客さまの情報をすぐに答えられない

サポート役としてあらゆる業務をこなす秘書は、日々多くのお悩みを抱えています。また、大きな企業になると、秘書課や秘書室といった部門が設けられており、担当役員が決まっているケースも多いでしょう。こうなると、何人もの秘書をまとめる管理職というポジションが必要です。秘書個人としてではなく、管理職ならではのお悩みも出てくるのです。

秘書業務専用システムを使うメリット

多忙な秘書にとって救世主的な存在が、秘書業務専用システムです。秘書業務システムを利用するメリットは、煩雑な業務を一元化できるという点にあります。情報の共有化が容易になれば、日頃抱えている秘書業務の効率化につながります。システムの導入によってスケジュール管理と連携できる情報は、会議室・来訪者・個人情報・接待場所・配車・慶弔(贈答)などがあります。

秘書業務の標準化は、業務の効率を上げるのに効果的な手段です。また、専用システムの使用によって、システム担当者の負担の軽減にもつながります。ライセンス管理や権限付与などが簡単にできる秘書業務専用システムなら、複雑な設定も不要というわけです。

役員を支える秘書

秘書業務システムには、どんな種類がある?

秘書業務システムには、さまざま種類があります。ここでは、次の3種類の秘書システムについてご紹介します。

秘書室システム「Olive」

まずは、秘書室システム「Olive」からご紹介します。「Olive」は、秘書室の秘書業務をサポートするために開発されたグループウェアです。スケジュール管理を中心に、秘書業務の効率化と標準化を図るための工夫がされています。

こちらのシステムは、個々のPCにインストールする必要はなく、すべての情報をサーバー上で管理できる様になっています。ライセンス数はフリーで、秘書が何人増えても問題なく使用することが可能です。セキュリティー対策も万全で、メンバーの登録や参照権限を11段階に行えるなど、細かな配慮もされています。スケジュールを非公開にすることもできて、個人情報が不用意に漏れることもありません。

オンライン秘書「ジェニー」

次にご紹介するのは、オンライン秘書「ジェニー」です。こちらのシステムの初期費用は一切不要のため、お試しで使ってみるというのもおすすめです。ジェニーを使って依頼できるのは、「メール確認・返信代行・スケジュール管理・ドライバー手配・運行管理・アポイント調整・調査・報告・ビジネスランチ・会食予約・出張手配・契約書作成補助・名刺管理・経費精算補助」といった業務があります。

例えば会食予約では、候補となるお店をリストアップ、その中から気に入ったお店を予約してもらうという流れです。検索サイトにはない情報やノウハウが豊富なため、シーンに合わせたお店を選ぶことができます。

オンライン秘書アシスタント「クラリー」

最後に、4カ国語に対応したオンライン秘書アシスタント「クラリー」をご紹介します。こちらのシステムは、英語中国語日本語ドイツ語の4カ国語に対応しています。

WEBメディアを4カ国の言葉に翻訳、さらにはアップしてくれるという便利なシステムです。企業向けというよりは、フリーランスや個人事業主におすすめの秘書サービスといえるでしょう。秘書を1人雇うとなると、人件費の負担が大きくなるため、オンライン秘書サービスによって、手間やコストが削減できるのが魅力です。企業の規模や用途に応じたサービスを導入して、お悩みをひとつでも解決してみてはいかがでしょうか。

オンラインスケジュール管理の注意点

オンラインスケジュール管理は、常にスケジュールを最新に保つ努力が必要です。複数の秘書が在籍している場合は、「当日○○時までにスケジュールを確定する」といったルールを設けなければ、管理方法の統一を保てません。秘書業務システムを導入するにあたっては、ルールや操作方法の徹底などの整備も必要となります。

いつでも最新の情報が求められる秘書のスケジュールでは、メンバーが目的を理解し、適切に運用していくことが必要になるのです。どんな便利なツールでも、まずは教育やルール化を図ることが必要となります。システムの概要をよく理解し、自社にもっとも適切な秘書システムを検討しましょう。

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