大切な会議・ミーティング、いろいろな会議方法

2018.07.28 更新日:2021.09.06スタッフブログ

いろいろな会議・ミーティングの方法について

ビジネスを円滑に進めるために必要不可欠な会議やミーティング。会議といえば、自社の会議室で人を集めて行うといったイメージを持っている方が多いのではないでしょうか。しかし、現代ではオンライン・オフライン環境が発達し、さまざまな伝達方法があります。今回は多種多様な会議方法について、それぞれのメリット・デメリットをご紹介します

貸し会議室利用のメリット

貸し会議室利用には、以下のメリットがあります。

会議室が必要な時だけ活用できる

自社に会議室がある場合は、会議を好きな時にできます。しかし、会議をしない場合は意味のない無駄なスペースになってしまうため、スペースを維持するためだけのコストがかかってしまいます。必要な時だけ使用できる貸し会議室であれば、会議室のスペースを維持する必要がなくなります。貸し会議室を活用することによって、コスト削減につながります。

会議に合わせた会議室を選べる

会議に参加する人数・目的によって、会議の内容に合った部屋を利用できるところも、貸し会議室のメリットです。自社の会議室を利用する場合は、「制限人数」や「プロジェクターが映せない」などといった制限があることも。しかし、貸し会議室の利用によって、人数や目的に合わせた場所での会議が可能です。

貸し会議室を利用する人

さまざまな場所にある貸し会議室

サービスが広く認知されたことで、今ではさまざまな場所に貸し会議室があります。支社の社員や社外の人を招いての会議では、移動の手間や時間を考え、交通の便がよい場所で貸し会議室を利用するとよいでしょう。主要駅付近にある会議室であれば、道に迷う心配もありません。

さまざまな設備とサービス

貸し会議室には、さまざまな設備やサービスがあります。メンテナンスがしっかりされている「プロジェクター」「スクリーン」などの機器に関する設備、またはケータリングサービスなどの食事を手配してくれるサービスを利用できる会議室もあります。さまざまな需要に応えてくれるサービスです。

貸し会議室利用のデメリット

次に、貸し会議室利用のデメリットをみていきましょう。

貸し会議室の使用でコストが割高に

貸し会議室を利用するにはコストがかかります。会議の頻度が高くなればなるほど当然その分のコストはかかります。会議が多くなる様なら、自社での会議を検討したほうがよいかもしれません

移動が必要

貸し会議室は、移動する手間や時間がかかります。忙しい方にとっては、会議に参加するためだけの移動は、非効率的で無駄に感じるかもしれません。忙しい方に対しても配慮できる様に、時間調整や日程調整をする必要があります。

電話会議利用のメリット

遠方にいる社員や先方との間でも、問題なく会議できるのが、電話会議です。目の前にいなくても本人の声を聞くことでより円滑にコミュニケーションをとりつつ、会議を進めていけます。

電話会議を行う人

どこにいても回線さえあれば会議可能

固定電話機や電話回線があればどこにいても会議が可能です。また、遠方にいる方とも会議ができるため、移動コストをかけずにスムーズな打ち合わせができるでしょう。

ランニングコストが安い

ランニングコストが安いのも、電話会議の魅力です。2地点の電話会議であれば、かかるのは電話料金のみとなります。設備を必要とする会議と比べ、大幅なコスト削減につながるでしょう。

電話会議利用のデメリット

電話会議室利用には、以下の様なデメリットもあります。

音声のみの共有

電話会議は相手の肉声しか聞こえません。資料はもちろん、映像の共有はできません。グラフを使用するなど、口頭で説明しづらい打ち合わせがある場合は、電話会議だけでは伝わりづらいといえるでしょう。

電話会議の地点を増やす場合のコスト

電話会議は、2地点であれば低コストですみます。しかし、3地点以上同時に電話会議を行う場合は、電話会議に関するサービス利用料金が発生します。電話料金とは別途でかかるコストになるので、電話会議の頻度によって導入を検討するのがよいでしょう。

スカイプのメリット・デメリット

チャットアプリ「スカイプ」は、国内外でも通信料が無料のため、会議やミーティングでも広く利用されているサービスです。パソコンにインストールすることで社外はもちろん、社内でも簡単に通信が可能。コミュニケーションコストの削減につながります。また、スカイプでつながっている相手に関しては、スカイプ上でログイン状態を確認できます。

スカイプで通話をする人

  • ログイン状態「オンライン」:通話可能
  • ログイン状態「退席中」:通話不可
  • ログイン状態「取り込み中」:オンラインではあるが対応不可

上記の様に、相手のログイン状態を確認できるのも大きな魅力といえるでしょう。しかし、利便性が高いスカイプにもオンライン環境によるデメリットが存在します。オンライン環境が整っていないと通信ができません。また、通信が不安定な場合は「音声が途切れて聞こえる」「音声が遅れて聞こえる」「音声が変化して聞き取りづらい」といった不具合も起こります。大事な会議をスカイプでする場合は、オンライン環境に気をつけましょう。

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