会議の時間を短くするコツ

2018.12.27 更新日:2021.09.15スタッフブログ

会議やミーティングが楽しいという方はあまりいないのではないかと思います。会議があることによって自分の仕事の時間が減るのですから、早く終わって欲しいと思う気持ちがあるのは仕方ないのかもしれません。

本来、会議やミーティングは効率的で有益であるべきです。ですが、非効率的で無益なら見直さないといけません。会議が無駄、長い、全く役に立たないといった意見を社内から撲滅するため、また、大切な会議の時間を短くするコツを紹介します

会議やミーティングとはこういう場であるべきです。

  • 色々なことをみんなで判断して意思決定する場
  • 良くなる方法を共有して問題解決を行う場
  • 今後のスケジュールと約束を決定する場

次に何をするか、これからどうしていくのかを決定して、社内で共有する場です。時間は限りあるものです。無限ではありません。貴重な時間を使ってまで会議をするのですから、参加した全員がプラスに感じなければ意味がありません。

具体的にどういう対策があるのか見ていきましょう。その中で自社に合ったやり方で会議やミーティングを有益なものにしてください。

会議を行う人

資料と議題の事前配布

会議の前に今回の資料と議題を出席者に配布します
前日では忙しくて読むことも考えることもできない場合がありますので、2.3日前に配布するのが良いでしょう。
出席者には事前配布資料を持参してもらい、当日のペーパー配布もやめます。そうすることで、会議中に資料を確認する時間も減りますし、紙のコスト削減にもつながります。

また、事前に配布することで各自が議題を検討することができ、会議の際の意見をまとめておけるメリットもあります。
中には会議を開く必要がない議題もあるかもしれません。その場合は会議を中止して、各自が自分の仕事に打ち込むこともできます。会議の時間を短くしたいなら、資料と議題の事前配布は必ず実行するべきです。

会議の回数を減らす

そもそも会議やミーティングの場を減らす対策です。特に定例化している会議があるなら見直すべきです。

重要な議題がないなら、資料配布やメールですませれば良いのです。読まれていないのではないかと思うなら、読んだことが確認できるように、内容を確認したらメール等で返信してもらえばいいです。
みんなが集まることが目的なら問題ないとは思いますが、何も議題がないのに貴重な時間を使って集まる必要はないはずです。

会議を1回減らせば、通常の業務が捗ります。

会議の進行役を決めておく

会議を効率的で有益なものにするために会議の進行役は先に決めておきましょう。かなり重要な役目になりますので進行役選びは大切です。 
進行役の役目としては次のようことが考えられます。

脱線した話を本来の目的に戻す

会議中でも、ときには脱線して議題以外の話になってしまうこともあるでしょう。そんなときに放っておくと時間がいくらあっても足りません。進行役が本来の議題へと戻さなければいけません。

対立意見の仲介、まとめ役

議論がまとまらない、かみあわない、逆に意見が出ないということもあります。このままでは会議が前に進まないので、進行役が上手く入って議論をまとめなければいけません。

時間配分

時間を決めておかないと会議は長くなるばかりです。進行役には議論の途中でもストップさせる権限を与えて、きっちりと決めた時間で進行しなければいけません。

多くの意見を引き出す

会議では発言の多い人、少ない人が出てしまうことがあります。これでは偏った意見ばかりになる可能性もあります。有益な会議にするために、進行役は意見を言っていない人を指名して発言をさせることが必要です。

議題の目的以外の話をしない

会議の前に今日の議題のゴールを決めておくことが大切です。例えば、今日はアイデアを10個出しましょうというものです。ゴールが明確に提示されていないと、議論が脱線してしまいやすくなります。

参加者を絞る

今回の会議に本当に必要な人だけを招集することです。必要もないのに、なんとなく来てもらったとか、上司だからとか、そんな理由で会議の参加人数が増えると会議は長くなってしまいがちです。
参加者が多ければ多いほど、意見も多くなり決定までに時間がかかってしまいます。意見もまとまりにくくなります。本当に必要なメンバーだけに集まってもらうのが会議の時間を短くすることにつながります。
注意点は、どうしても必要なメンバーが欠けないようにすることです。

発言する際のルール決め

慣れたメンバー同士の会議で良くみられます。
発言している人がまだ終わっていないのに、途中で遮って自分の意見を言う、もしくは質問する、好き勝手に話をするなどです。
進行役が挙手した人を指名して、その人が終わるまでしっかり聞くなどのルール決めが必要です。それをしないと、議論もまとまりませんし、話が脱線します。発言する際のルールを決めておけば会議の時間が短くなります。

時間の厳守

議題に対しての時間配分を決めてスケジュール化しておくことが重要です。また、時間を決めたらどんなに盛り上がっていても終わりにしましょう。たとえ相手が上司や社長であっても終わりにしてもらいます。
そのために進行役に議論を途中でストップさせることができる権限を与えておきます。ストップウォッチを利用している会社もあるくらいです。それくらいきっちりやれば、会議の時間を短くすることができます。

立って会議をする

人は座ると落ち着いてしまいます。疲れていると眠くなってしまうこともあるでしょう。立ったまま会議をする場合は、椅子やテーブルが必要ありません。
省スペースで手軽に簡単に会議ができます。お互いの距離も近くなり、発言もしやすいでしょう。
そのため、会議も短時間で終わらせることができます。また、日常業務が座ってばかりの方は立って会議をすることで体を動かすきっかけづくりにもなります。

昼から会議をしない

午後から会議をすると長くなります。なぜなら人は昼食を食べると眠くなりやすいからです。
また、お腹が満たされていると、体の動きも頭の回転も鈍くなりやすいです。逆が良いのです。昼休み前に会議を設定しましょう。みんなお昼休みを削られたくないです。そのため、昼休み前に会議をすると時間内に終わらせようという意識が働きます。30分で終わらせたいなら11時30分から始めましょう。
そうすればきっちり会議が終わります。

飲食、内職の禁止

会議の時間を短くしたいなら、飲食は禁止です。飲み物や食べ物があると会議は早く終わりません。食べ物や飲み物に気を取られてしまいますし、お腹が満たされるとリラックスしてしまいます。

会議の休憩中に食事をする人

内職とは、会議中にスマホやPCをいじることです。どうしても目の前にあるといじってしまうものです。会議を短くしたいなら議事録担当、プレゼン担当以外は持ち込み禁止にするべきです。短時間で会議が終われば、そこまで緊急の要件もないでしょう。集中力も身に付きます。

議事録はその場で作成

会議後に議事録を作成して、参加者に確認してもらうのは結構手間です。議事録は議事録担当がその場で作成しましょう。その場で作成れば、会議後の確認も不要で確認時間の短縮につながります。そうすることで、今回の会議内容の共有と次の会議への準備もできます。結果的に会議の時間が短くなります。

会議を短くするコツをいくつか紹介しました。この中で自社に合う対策を取り入れて短時間で充実した会議ができるようにしてください。参加したメンバーが会議に出て良かったと思えるようになれば幸いです。一度は短くなった会議もいつの間にか長くなってしまっていたなんてことにならないように、ときには会議の時間を計って現状の把握をすることも大切です。効率的で有益な会議ばかりになれば、社内の業績も良くなること間違いないでしょう。

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