スマートな受け答えで一目置かれる人材に

更新日：2023.03.09ビジネス豆知識

ビジネスシーンにおいては、スマートな受け答えができるかで評価が変わることがあります。会話の進め方に問題があると、印象を悪くするかもしれません。受け答えがスマートになれば会話を進めやすくなるので、会話術は磨いておきたいところです。そこで今回は、どういった会話が悪い印象を与えやすいのか、何がスマートな受け答えのポイントか、スマートな会話術を身に着けるにはどうすれば良いか、何を意識するとワンランク上の会話を目指せるかについてご紹介します。

1 こんな受け答えは印象が悪い
2 スマートな受け答えのポイント
3 スマートな会話術を身につけるには
4 ワンランク上の会話を目指すなら

こんな受け答えは印象が悪い

ビジネスシーンにおいて印象を悪くする受け答えは、最初に結論をいわない、理由が明確でない、話が長いといった特徴をもっています。

最初に結論をいわない

ビジネス会話では、正確さとともに分かりやすさが大切です。職場で質問された時、あるいは会議で意見を求められた際に結論を先延ばしすると、何を伝えたいのか不明瞭になり印象を悪くします。詳しく前置きしたほうが、結論を誤解されないと思うかもしれません。それでも結論に達するまでのプロセスを細かく説明していると、かえって話が分かりにくくなり逆効果です。正しい情報伝達も重要ですが、同時に簡潔な表現も心がける必要があります。

理由が明確でない

仕事について意見を述べる時、周りの賛同を得るには説得力が不可欠です。理由を明確に示さないと自分の考えに納得してもらえないばかりでなく、論理的に考えられないのではと評価を下げる恐れもあります。理由を論理的に説明する時には、分かりやすさだけでなく客観性も大切です。曖昧な言葉や主観的な考えばかり並べても、説得力は生まれません。周りに納得してもらうなら、客観性のあるデータを具体的に示すといった方法が適切です。

話が長い

仕事に限らず、話が長いと論点は見えにくくなる傾向があります。日常会話でも、話の意図が見えにくいと印象は良くないでしょう。自分の考えをはっきり伝えるには、長々と話すのではなく手短に表現することが大切になってきます。ビジネスの場合、あまり話が長引くと時間の浪費にもつながります。仕事において時間は貴重であり、業務上の話でも多忙な方を長く引き止めると迷惑になる恐れがあるため注意しなければいけません。

スマートな受け答えのポイント

ビジネス会話の基本は、話の要点や意図を速やかに伝えることです。スマートな受け答えのポイントとしては、結論から話す、6W2Hを意識する、適度なスピードで話すなどの点が挙げられます。

結論から話す

仕事の打ち合わせや取引先との交渉で周りにこちらの考えを聞かれた時、通常、話し相手がすぐ知りたいと思っている内容は結論です。理由説明や根拠となるデータの提示は、後回しで問題ありません。上司に業務報告する際にも、まず結論から入ると情報は伝わりやすくなります。その後、話の経緯を補足していけば、事実関係が前後しても結論を誤解されるリスクは減ります。仕事の会話をスムーズに進めるうえでは、まず結論を示すことが大切です。

6W2Hを意識する

ビジネス会話では、人物関係や時系列が複雑になるケースは珍しくありません。仕事である以上、お金にからむ情報も重要です。これらを考慮した場合、6W2Hを意識すると混乱を避けるのに効果的です。物語構成などの基本となる5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ）に、Whom（誰に）とHow much（いくら）をつけ足します。これらの要素が正しく伝われば、最低限の情報は誤解されずに済むでしょう。

適度なスピードで話す

話の聞き取りやすさを考えた場合、話すスピードへの配慮も怠ってはいけません。スピードが速すぎると、聞く側の内容理解が追いつかなくなります。急ぐあまり発音がはっきりしなければ、聞き間違いも起きるでしょう。逆に遅すぎると、忙しい相手を苛立たせてしまう危険があります。会話の内容を正しく理解してもらうには、はっきり発音しながら適度なスピードで話すことも忘れてはいけない大事なポイントです。

スマートな会話術を身につけるには

スマートな会話術を身につけるには、論理的な思考（ロジカル・シンキング）の訓練が必要といわれています。

論理的な思考は努力すれば磨ける

論理的な思考は、先天的な才能とは考えられていません。後天的に習得可能であると見なされており、努力すれば能力を磨けるとの意見がよく聞かれます。その証拠に、最近は論理的思考を学ぶ方法が数多く紹介されています。ただ、何の指針もなく無闇に論理的な思考を試みても大きな効果は得られないでしょう。自分で訓練する場合には、関連書籍や動画投稿を参考にしながらポイントを抑えて取り組むことが必要です。

論理的思考力アップのポイント

論理的な思考力をアップするための主要ポイントは、話のずれ、重複、情報漏れをなくす技術と話の飛躍をなくす技術の2つです。話がずれなくなると、会話全体の筋が通りやすくなります。話の内容が重複しなくなれば表現は簡潔になり、情報漏れを防げると話の精度が上がります。さらに論理を飛躍させず根拠となるデータから結論部分までを順序よく組み立てられれば、話の展開に無理が生じず説得力が増します。

過度の理論武装は不要

ビジネス会話において論理性が大切といっても、完璧な理論が求められているわけではありません。あくまで自然な論理展開であれば問題なく、過度の理論武装は不要です。論理的思考の主軸となる2つのポイントを理解するだけでも、どんな話し方が望ましいか見えてくるでしょう。

これまで上手に理論立てて話せなかったと感じている方は、2つの主要技術を磨くことで論理的思考力の向上を見込めます。論理的思考の技術を磨く方法は数多く用意されているので、自分に合ったものを見つけスキルアップに活かして下さい。

ワンランク上の会話を目指すなら

ビジネス会話の基本をクリアしたら、次に目指すのはワンランク上の大人の会話です。ここでポイントとなる要素としては、相手と対話する姿勢が挙げられます。

自分の意見を述べるだけでは不十分

大人の会話になると、自分の意見を述べるだけでは不十分です。自分の考えを支持してもらうため、ひたすら他の意見を否定する態度も好ましくありません。悪くすると、会話に何の発展も見ないまま周りに不快感を与えて終わってしまいます。対話する際には、お互いの利益を意識することが不可欠です。自分の思いばかりでなく、相手のニーズにも目を向けることで、両者にとってメリットのある方向へと会話を展開できます。

どんな話題にも積極的に参加

ビジネスの場では、仕事関係にとどまらず政治、経済から趣味や娯楽まで多彩なジャンルが話題になります。いつも自分に馴染みのあるテーマだけで、話が進むとは限りません。大人の会話をするなら、知らない話題でも積極的な参加が求められます。自分にとって専門外の分野でも、会話の場にいる以上は口をつぐまず一緒に盛り上げるのがマナーです。知識がないなら勉強不足を謝罪し、いろいろ教われば良い話です。知らないことを恥ずかしがらず、会話に参加する勇気をもちましょう。

言葉に隠されたメッセージも見抜く

会話において気持ちを表現する要素は、言葉に限られません。声の調子や身振りも、話し手の感情を伝えてくれます。大人の会話では、この点をふまえ言葉に隠されたメッセージを見抜くことが重要になります。ビジネスシーンの会話は、直接的な表現を避ける傾向にあるためです。間接的な表現でも言葉の裏にある真意を理解できれば、お互いに本音で会話できるでしょう。